PRINCE2 – metoda zarządzania projektami. Omówienie i charakterystyka

Czym jest metoda zarządzania projektami PRINCE2?

PRINCE2 (Projects In Controlled Environments) to w rzeczywistości metoda efektywnego zarządzania projektami, która znalazła uznanie zarówno w sektorze rządowym, np. w Wielkiej Brytanii, jak i prywatnym. Szybko stała się ogólnoświatowym standardem zarządzania, obejmując swoim zakresem zarówno zarządzanie, jak i kontrolę czy organizację projektu.

Wbrew powszechnej opinii korzystanie z metodyki PRINCE2 nie jest zarezerwowane wyłącznie dla dużych projektów. Choć kojarzy się ją z formalnościami i biurokratyzacją, jest ona bardzo uniwersalna. Nie chodzi tu bowiem o konstruowanie dalekosiężnych planów. Jedna z najważniejszych zasad głosi, żeby wręcz nie planować zbyt szczegółowo rzeczy odległych w czasie. Tak należy podejść jedynie do najbliższych etapów.

Dowiedz się więcej na szkoleniu: Zarządzanie projektem PRINCE® 2 Foundation

Co ważne, PRINCE2 nakierowany jest na wynik, a nie działanie. Priorytetem jest w tym przypadku system, a nie jego skrupulatna dokumentacja.

Dowiedz się więcej na szkoleniach zarządzanie projektami

Czym charakteryzuje się PRINCE2?

Do najważniejszych założeń metody można zaliczyć:

• koncentrację na uzasadnieniu biznesowym,
• zdefiniowaną strukturę organizacyjną zespołu zarządzającego projektem,
• podejście do planowania bazujące na produktach,
• nacisk na podział projektu na łatwe do zarządzania i kontrolowania etapy,
• elastyczność na poziomie stosownym do projektu.

Korzystanie z metodyki PRINCE2 to gwarancja lepszej kontroli nad zasobami oraz większej efektywności w zarządzaniu ryzykiem biznesowym i projektowym.

PRINCE2 sprawdza się szczególnie w przypadku osób:

• poszukujących przywódczych umiejętności zarządzania projektami,
• poszukujących szerszych perspektyw zatrudnienia,
• zarządzających projektem,
• tworzących projekty.

Zasady PRINCE2

Jeśli chodzi o zarządzanie projektem PRINCE2, podstawą tej metody jest zestaw uniwersalnych zasad, do wykorzystania niezależnie od wielkości, języka czy kulturowego uwarunkowania projektu.

• Zasada 1: ciągła zasadność biznesowa (ang. continued business justification). Zasada ta odpowiada na pytanie o to, dlaczego dany projekt jest w ogóle realizowany. Jeśli w jakimś momencie projektu uzasadnienie przestanie być opłacalne, zostanie on po prostu zamknięty. Metoda PRINCE2 wymaga, aby projekt był nieustannie usprawniany, a zasoby firmy nie zostały zmarnowane.
• Zasada 2: korzystanie z doświadczeń (ang. learn from experience). Ten punkt wymaga analizy wniosków wyciągniętych z poprzednich projektów przed rozpoczęciem nowego. Takie działanie ma na celu uniknięcie tego, co nie działało w przeszłości, i wdrożenie rozwiązań, które się sprawdziły. Jeżeli uczestnicy projektu uczą się przez cały czas jego trwania, nabywają właśnie takiej perspektywy.
• Zasada 3: zdefiniowane role i obowiązki (ang. defined roles and responsibilities). Jej najważniejszym celem jest zapewnienie zaangażowania odpowiednich osób w projekt. Często zdarzają się takie o charakterze interdyscyplinarnym, co stanowi nierzadko przyczynę konfliktów interesów i konkurujących ze sobą celów. To może skutecznie hamować rozwój projektu. Właśnie dlatego konieczne jest dokładne zdefiniowanie struktury zespołu, a każda zaangażowana osoba powinna w pełni zrozumieć swoją rolę w projekcie i obowiązki.
• Zasada 4: zarządzanie etapowe (ang. manage by stages). Chodzi o podział projektu na mniejsze, praktyczne części. Nie ma tutaj ryzyka niepowodzenia, jeśli wciąż grupą projektową kieruje długoterminowa wizja. Natomiast krótkoterminowy szczegółowy plan to szansa na większą kontrolę nad poszczególnymi jego etapami.
• Zasada 5: zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji (ang. manage by exception). W tym przypadku konieczne jest ustalenie poziomu tolerancji względem sześciu zmiennych, a więc czasu, kosztów, jakości, zakresu, ryzyka i korzyści. Jeśli istnieje ryzyko, że projekt przekroczy którąkolwiek z nich, zasada ta zapewnia, że zostanie zwiększona kontrola nad pracą.
• Zasada 6: skoncentrowanie na produktach (ang. focus on products). W ramach metodyki PRINCE2 konieczne jest stworzenie opisu produktu. To gwarancja zwiększenia prawdopodobieństwa spełnienia oczekiwań interesariuszy wobec produktów, szczególnie jeśli chodzi o jakość.
• Zasada 7: Dostosowanie do warunków projektu (ang. tailored to suit the project environment). Ze względu na ogólny charakter metody zarządzania PRINCE2, konieczne jest dostosowanie jej nie tylko do organizacji, ale także do indywidualnego charakteru projektu. Dzięki temu można uniknąć z jednej strony sztywnej metodologii, a z drugiej podejścia, w którym brakuje ustalonej struktury podczas zarządzania projektami. Efektem jest wypracowanie zrównoważonego i zdroworozsądkowego podejścia dostosowanego do każdej organizacji.

Aspekty zarządzania projektem w PRINCE2

Aby zarządzanie projektem PRINCE było w pełni skuteczne, należy przestrzegać wszystkich jego aspektów – i to przez cały czas jego trwania. Chodzi zatem o:

• przygotowanie projektu,
• inicjowanie projektu,
• zarządzanie strategiczne projektem,
• sterowanie etapem,
• zarządzanie wytwarzaniem produktów,
• zarządzanie końcowym etapem,
• zamykanie projektu.

Do poszczególnych aspektów przypisanych jest szereg czynności, które należy zrealizować na danym etapie. Znajduje się tam także opis ról każdej osoby z zespołu i ich odpowiedzialność za konkretne działania.

Przeczytaj na blogu:

Scrum – co to jest? Metodyka i założenia

Czym jest Agile? Poznaj metodykę zarządzania projektami

Role w zarządzaniu projektami PRINCE2

PRINCE2 to ustrukturyzowana forma zarządzania projektem. Co to znaczy? Z każdym procesem w jego ramach wiąże się odpowiedzialność konkretnego pracownika. Dzięki temu rolę kierownika projektu obejmuje osoba, która organizuje i steruje projektem.

Jego zadaniem jest wyznaczenie specjalistów do realizacji prac związanych z wykonaniem projektu. Kierownik projektu musi również dbać o terminowość prac zgodnie z założeniami. W metodzie tej przewidziany jest także klient i użytkownik.

Ostatnią z wymienianych ról jest dostawca lub specjalista mający szczególne umiejętności w kontekście profilu projektu. Jak zatem rozkładają się obowiązki w tak skonstruowanym zespole poza kierownikiem projektu?

• Klient to w rzeczywistości podmiot, który finansuje prace.
• Użytkownik to ten, kto zamierza korzystać z produktu lub wyniku projektu. Czasem klient i użytkownik są jedną osobą.
• Dostawca lub specjalista ma natomiast umiejętności i wiedzę niezbędną do wykonania prac projektowych.

Co ważne, każdy projekt PRINCE2 ma swój Komitet Sterujący. W jego skład wchodzą:

• klient (lub organ wykonawczy),
• reprezentant strony użytkownika,
• reprezentant dostawcy lub specjalisty.

Szef projektu musi raportować Komitetowi o postępach i wszelkich przewidywalnych problemach. Organ ten może podejmować decyzje niezbędne dla kierownika projektu, by rozwiązywać problemy i kontynuować pracę nad projektem.

Etapy metody PRINCE2

Warto podkreślić, że podstawą tej metodyki zarządzania projektami są procesy. Definiują one działania, które powinny być wykonywane w celu osiągnięcia zamierzonych rezultatów projektu. W ramach PRINCE2 korzysta się z siedmiu procesów zarządczych. Dotyczą one całego cyklu życia projektu.

1. Przygotowanie projektu – w jego ramach następuje powołanie kierownika projektu i zespołu projektowego, zebranie dotychczasowego doświadczenia projektowego i spisanie wstępnego uzasadnienia biznesowego.
2. Inicjowanie projektu – to etap typowo planistyczny, w którym tworzony jest plan projektu, uszczegóławiany jest opis produktu końcowego oraz ustalane są zasady zarządzania projektem (m.in. komunikacja).
3. Zarządzanie strategiczne projektem – to zadanie Komitetu Sterującego, który na tym etapie udziela zezwolenia: na rozpoczęcie projektu, na każdy z etapów, na zmiany wykraczające poza tolerancje projektu oraz na zamknięcie projektu.
4. Zarządzanie końcem etapu – celem tego procesu jest planowanie kolejnego etapu, aktualizacja dotychczasowego planu projektu i uzasadnienia biznesowego oraz stworzenie raportu z końca etapu.
5. Sterowanie etapem – te działania podejmowane są przez kierownika projektu. Dotyczą one grup zadań, m.in.: pozwolenia na ich realizację, odbierania zrealizowanych grup zadań, monitorowania, kontrolowania i sterowania, identyfikacji i analiz różnego rodzaju ryzyka i przekazywania ich na wyższe poziomy zarządcze.
6. Zarządzanie dostarczaniem produktów – w tym przypadku chodzi o odbiór i weryfikację grupy zadań, co ma zagwarantować, że powstające produkty są zgodne z metodami zawartymi w tej grupie zadań.
7. Zamykanie projektu – na tym etapie celem jest zapewnienie interesariuszy, że wszystkie cele projektu zostały osiągnięte. W tym momencie zespół projektowy może zostać rozwiązany.

Podsumowanie

Metoda zarządzania projektem PRINCE2 pomaga przede wszystkim wskazać, kogo należy zaangażować w prace i jakie są obowiązki poszczególnych członków projektu. Decydując się na pracę w tym systemie, otrzymuje się gotowy zestaw czynności do wykonania wraz z obszernym wyjaśnieniem.

Przeczytaj na blogu: Zarządzanie projektami — korzyści i szanse dla Twojej organizacji

Co jednak istotne, choć metoda jest na tyle uniwersalna i elastyczna, że da się ją dostosować do niemal każdej materii, należy robić to rozważnie. Konieczna jest weryfikacja tego, czy PRINCE2 odpowiada potrzebom i celom danego projektu. Aby zatem zwiększyć szansę na powodzenie, zespół zarządzający projektem musi dostosować ramy do potrzeb jego środowiska.

Czy są jakieś obszary, w których metoda sprawdza się wyjątkowo skutecznie? Są to np. projekty informatyczne, gdzie mamy konkretny produkt, np. oprogramowanie. Wysoka standaryzacja PRINCE2 bardzo dobrze sprawdza się także w projektach, które wymagają formalności i dokładnej dokumentacji, np. w przypadku dotacji z Unii Europejskiej.