Zarządzanie projektami — korzyści i szanse dla Twojej organizacji

Zarządzenie projektem przerodziło się w osobną dziedzinę naukową. Obejmuje ona teorie i metody ułatwiające realizację obowiązków na każdym szczeblu oraz planowanie pracy całych zespołów.

Zarządzanie projektami to przede wszystkim sposób realizacji zleceń i tworzenia produktów w wielu branżach. Począwszy od przemysłu, przez instytucje naukowe, handlowe, aż po korporacje z branży IT. Im lepiej znane są cele projektu i sposoby jego realizacji, tym proces tworzenia go przynosi więcej korzyści pracownikom, firmie oraz klientom.

Czym jest zarządzaniem projektami — dlaczego w ogóle tego potrzebujesz?

Umiejętność zarządzania projektami pozwala zespołom realizować swoje zadania, planować je oraz wykonywać z zachowaniem efektywnej komunikacji. To przynosi korzyści przedsiębiorstwu, ponieważ sprawna praca umożliwia pozyskiwanie nowych klientów, zapewnia ciągły rozwój i budowanie pożądanego wizerunku firmy.

Zarządzanie projektami organizuje cały przebieg pracy, monitoruje jej postępy, a także ostatecznie ocenia jej efekty. Jest zbiorem zadań, które trzeba nakreślić, a następnie wykonać, by osiągnąć zamierzony cel.

Do zarządzania projektami używa się technik i narzędzi. Ich zadaniem jest organizacja pracy wielu osób skupionych na różnych zadaniach, by ostatecznie przełożyć się na wykonanie planu. Efektywna współpraca jest więc niezbędna. Zwłaszcza w dużych organizacjach, w których kompleksowe wykonanie zlecenia wiąże się z udziałem kilku czy kilkunastu osób.

Metody i modele zarządzania projektami

Zarządzanie projektami to bardzo szerokie działanie. Ułatwia członkom zespołu zrozumienie swojej roli, śledzenie postępów prac i podejmowanie zadań. Poprawnie wdrożone, pozwala terminowo zrealizować wszystkie wymogi danego projektu. Stworzono różne metody i podejścia do zarządzania, które mogą służyć za wzór.

Zwinne zarządzanie projektami (Agile)

To metoda zarządzania projektami popularna w zespołach opracowujących produkty, programistycznych oraz inżynieryjnych. Zespół, który działa metodą Agile, ma cały czas być nastawiony na doskonalenie, rozwój i dokonywanie zmian.

Podejście to zakłada, że zespół jest dobrze zmotywowany i ma kompetencje oraz chęci do działania. Wymaga jednak silnego nadzoru osoby, która eliminuje wszelkie przeszkody w pracy zespołu, sugeruje techniki radzenia sobie z problemami i wskazuje cele. Zespół ma być elastyczny i nastawiony na zmiany, nie trzeba od początku definiować zakresu produktu, a sukcesem jest pełna satysfakcja klienta.

W ramach Agile wymienia się także metody Scrum i Kanban.

Model kaskadowy

Model kaskadowy popularny jest w wielu firmach, ale szczególnie w branży IT. Należy do najpopularniejszych metod zarządzania projektem, ponieważ jest prosty i efektywny. Opiera się na zasadzie szeregowej.

W modelu kaskadowym każda faza następuje jedna po drugiej. Przy czym każda też podlega osobnym testom, sprawdzeniu użyteczności, a jeśli trzeba, wprowadzane są zmiany, by uzyskać założony cel. Żeby przejść do zadania, trzeba najpierw zakończyć wykonywanie poprzedniego.

Ten model opiera się na sześciu etapach.

1. Określenie wymagań
2. Analiza
3. Projektowanie
4. Implementacja
5. Testowanie
6. Konserwacja

Jest to metoda mało elastyczna, dlatego sprawdza się w pracy nad projektami stałymi, z podobnymi wytycznymi.

Metodyka PRINCE2

PRINCE2, czyli z języka angielskiego „Projects in Controlled Environments”, to „projekty w sterowalnych środowiskach”. PRINCE2 jest metodą efektywnego zarządzania projektami i standardem stosowanym przez rząd brytyjski, wykorzystywanym także w sektorze prywatnym, nie tylko w Wielkiej Brytanii, ale także na arenie międzynarodowej.

W metodyce PRINCE2 przyjmuje się siedem procesów.

1. Zarządzanie strategiczne projektem
2. Przygotowanie projektu
3. Inicjowanie projektu
4. Zarządzanie końcem etapu
5. Sterowanie etapem
6. Zarządzanie dostarczaniem produktów
7. Zamykanie projektu

PRINCE2 pomaga określić, jakie osoby należy zaangażować w projekt i jakie są ich obowiązki. Proponuje też zestaw procesów do wykonania i wskazuje, jakie informacje należy zbierać w trakcie pracy nad projektem. Jednak dobre projekty zależą od jakości pracy zespołu, począwszy od osób nim kierujących, aż po pracowników wykonujących podstawowe zadania.

Model ścieżki krytycznej CPM

Critical Path Method (CPM) oraz Program Evaluation and Review Technique (PERT – probabilistyczna metoda planowania i kontroli projektu) to metody opracowane 70 lat temu.

CPM to algorytm określający ścieżkę krytyczną między złożonymi, połączonymi zadaniami w określonych ramach czasowych. Dzięki tej metodzie zespoły mogą zidentyfikować najdłuższy odcinek działań zależnych.

PERT natomiast pomaga zidentyfikować ścieżkę krytyczną, kiedy oś czasu i ramy czasowe projektu są nieznane. W tej metodzie menedżerowie określają wszystkie zadania, które trzeba wykonać, a następnie uściślają, ile potrzeba czasu, by ukończyć projekt.

Kluczowe elementy projektu

Ponieważ istnieją różne sposoby zarządzania projektami, a każdy z nich ma swoje elementy i procesy, nie można określić jednej, uniwersalnej listy elementów projektu. Można natomiast wyszczególnić te, które pojawiają się najczęściej i są kluczowe dla prac nad różnymi projektami.

Cel i założenie

Podstawą rozpoczęcia prac nad projektem jest ustalenie albo poznanie jego celu. Umożliwia to późniejsze znalezienie skutecznego sposobu, by cel ten osiągnąć. Wizja przełoży się na opracowanie planu realizacji założeń projektu.

Plan projektu

Aby rozpocząć pracę nad realizacją założeń, każdy członek zespołu musi znać dokładny plan zadań i swoje obowiązki związane z realizacją projektu. Plan ma dokładnie nakreślać wszystkie terminy, cele, zadania, musi zawierać bardzo szczegółowe informacje dotyczące koniecznych do wykonania prac.

Dzięki niemu każdy członek zespołu usystematyzuje swoje informacje dotyczące projektu. Co więcej, dobry plan zaoszczędza sporo czasu i wysiłku w toku późniejszych prac, a także wyeliminuje ryzyko pojawienia się konfliktów.

Budżet

Budżet projektu to całe zestawienie środków finansowych niezbędnych do pokrycia realizacji projektu przy założonych celach, aż do jego wdrożenia. Budżet projektu skupia wykonawców na celach, ma wpływ na koordynację działań, dyscyplinuje, gdy chodzi o zużycie dostępnych środków. Ma także funkcję kontrolującą i mobilizującą do oszczędnego działania.

Na konkretny projekt powinien być przygotowany określony budżet. Czasami mocno ogranicza on działania, ale też definiuje, co należy zrobić w ramach projektu lub z czego trzeba zrezygnować, by nie przekroczyć założonej kwoty.

Zakres projektu

Określenie zakresu projektu jest również elementem planowania. Warto wziąć pod uwagę budżet, cele, wielkość projektu, ograniczenia. To podstawa do porozumienia między kierownikiem projektu i wszystkimi osobami w niego zaangażowanymi.

Bez zakresu projektu mogą pojawić się niejasności, nieporozumienia i rozbieżności, zabraknie kontroli nad tym, co powinno znaleźć się w projekcie.

Ryzyko projektu

Nawet podczas pracy najbardziej doświadczonego zespołu może się coś nie udać. Projekt może pochłonąć zbyt wiele pieniędzy i przekroczyć budżet. Niedotrzymanie terminu to także częsty problem w pracy nad realizacją zadania. Zarządzanie ryzykiem jest więc pewnym sposobem na zidentyfikowanie zagrożeń. By im zapobiec, należy je określić przed rozpoczęciem pracy.

Plan zarządzania zasobami

Plan zarządzania zasobami uwzględnia liczbę zaangażowanych pracowników, narzędzia, które zespół ma do dyspozycji, a także budżet, jaki może przeznaczyć na realizację projektu.

Posiadanie planu pomaga w lepszym zarządzaniu i sprawniejszym przechodzeniu od zadania do zadania.

Osoby zaangażowane w projekt

Żeby realizować projekt bez większych trudności, trzeba dobrać zespół, który będzie za niego odpowiedzialny. Będą to zarówno członkowie zespołu, jak i kadra projektu. Zespół zarządzający podejmuje decyzje, które przekładają się na sprawną i skuteczną realizację projektu przez osoby do tego wyznaczone.

Oś czasu projektu

Bardzo istotnym elementem planowania prac nad projektem jest opracowanie osi czasu, czyli pewnego harmonogramu prac. Pomoże to skoncentrować się na zadaniach i ustali datę rozpoczęcia, przebieg oraz termin zakończenia prac nad projektem.

Zależności

W wielu projektach pojawiają się różne zależności pomiędzy działaniami. Jedno zadanie jest uzależnione od drugiego i nie można podjąć prac, jeśli te poprzednie nie zostały ukończone.

Warto określić te międzyzadaniowe zależności, by każdy członek zespołu wiedział, które działania następują po sobie.

Aktualizacje i raportowanie

Bieżące raportowanie i informowanie osób zainteresowanych o postępach usprawnia współpracę między działami. Tworzenie raportów i aktualizacji statusu jest bardzo ważnym elementem zarządzania projektem.

Cztery główne fazy projektu

Projekty, z jakimi mają do czynienia zespoły, mogą się od siebie znacząco różnić. Wdrożenie nowego systemu rozliczeń będzie wymagać innej pracy niż stworzenie sieci dystrybucji albo organizacja festiwalu. Można jednak wyróżnić fazy projektu, które obecne są w znaczącej większości przedsięwzięć i wymagają odpowiednich działań.

Zakres projektu

To wstęp do rozpoczęcia prac nad konkretnym projektem. Po zwołaniu wszystkich członków zespołu, którzy mają mieć swój udział w pracach, należy wspólnie omówić złożoność oraz skalę przedsięwzięcia i opracować szczegółowy harmonogram działania.

Pod pojęciem „zakres projektu” rozumieć należy jego cele, wielkość, ograniczenia, a także budżet, który jest do wykorzystania. Ma to zapobiec wykraczaniu poza jego zakres i zmobilizować zespół do skupienia się na najważniejszych aspektach, nie zaś na pracach, które i tak nie zostaną w projekcie zawarte.

Przygotowanie planu projektu

Wymogi, jakie musi spełnić projekt, powinny być jasno zdefiniowane i przedstawione w zespole. Ważne jest określenie, co zostanie uznane za sukces. Należy wykonać szczegółowy plan, wyznaczyć poszczególne etapy, które trzeba pokonać w drodze do celu, określić także koszty oraz ostateczne daty zakończenia prac nad każdym z etapów. To mobilizuje zespół do przestrzegania terminarza i daje szeroki pogląd na to, ile jest do zrobienia i w jakim zakresie.

Realizacja projektu

Realizacja projektu to oczywiście główna część jego tworzenia. Kiedy zespół ma już solidne fundamenty w postaci zakresu i planu, może przystąpić do pracy. Rolą kierownika zespołu jest nadzorowanie stopnia obciążenia zespołu, zarządzanie czasem oraz wszelkimi zadaniami. Skoordynowana praca, skupienie na ujętych w planie zadaniach i równomierne obciążenie obowiązkami wszystkich odpowiedzialnych za powodzenie projektu jest tutaj kluczowe.

Na tym etapie warto posługiwać się pomocami, takimi jak programy do zarządzania projektami. Dzięki nim łatwiej można zapanować nad pracą, wyśledzić ewentualne błędy i komunikować się z pracownikami.

Członkowie zespołu także będą mogli na bieżąco docierać do niezbędnych informacji, przesyłać między sobą wiadomości i dokumenty, oznaczać prace, które zostały zakończone i zaakceptowane, sprawdzać, czym zajmują się inni członkowie zespołu. Koordynowanie prac licznej kadry wymaga zaawansowanych narzędzi, a także regularnych spotkań w celu omówienia postępów w realizacji projektu.

Raportowanie

Raportowanie to nie tylko przesłanie końcowej informacji z przebiegu prac i ich wyniku. W przypadku skomplikowanych projektów powinno odbywać się regularnie, na każdym etapie realizacji planu.

Systematyczne raportowanie zwiększa przejrzystość i poprawia komunikację między różnymi zespołami, które pracują nad jednym projektem. Pozwala też szybciej wyeliminować ewentualne błędy, które mogłyby skomplikować pracę innych członków zespołu lub negatywnie wpłynąć na wyniki.

Po zakończeniu projektu warto również sporządzić raport końcowy. Może on służyć szkoleniom i ulepszeniom. Jest świadectwem przebiegu prac, sukcesów i ewentualnych porażek.

Korzyści i zalety zarządzania projektami

Z umiejętności zarządzania projektami i wdrożenia zasad planowania, realizacji i raportowania projektów płynie wiele korzyści. Przekładają się one nie tylko na same wyniki pracy, ale także na samopoczucie członków zespołu i ocenę przedsiębiorstwa w oczach klientów. Wdrożenie kilku prostych zasad może mieć wiele zalet dla firmy. Poniżej najważniejsze z nich.

Wzrost jakości i efektywności

Na pewno wiele razy do pracy nad jakimś zadaniem wkradł się chaos, a pomimo wysiłków zespołu efekt nie był zadowalający. Wystarczy odpowiedni plan i trzymanie się go, by każdy członek zespołu znał swoje zadania i wiedział, kiedy musi przedstawić rezultaty swojej pracy. To wpływa motywacyjnie, zapobiega traceniu czasu i pozwala każdemu skupić się na konkretnym zdaniu.

Ponadto ukończone projekty można przekształcić w szablony, które przy następnych przedsięwzięciach pozwolą na efektywniejszą pracę. Zespół będzie mieć więcej czasu na dopracowanie szczegółów i eliminację błędów, które miały miejsce w przeszłości. Ustalenie priorytetów pozwala także na skupienie się na pracach najwyższej wagi.

Wzrost wydajności pracy

Umiejętność planowania i zarządzania projektami to także używanie udogodnień, takich jak kalendarze, programy do komunikacji, przesyłania plików oraz, jeśli pojawia się taka potrzeba, łączenie różnych narzędzi. Korzystanie z pomocy technologicznych znacząco usprawnia współpracę wielu osób, pomaga uniknąć nieporozumień, zapobiega przekraczaniu terminów, dyscyplinuje osoby, które mają tendencje do ich przeciągania i naginania.

Każdy z członków zespołu będzie wiedział, na czym polega jego rola i które elementy realizacji projektu od niego zależą.

Rozwój

Każda wiedza zdobyta w toku szkoleń oraz podczas pracy oznacza rozwój. Jeśli nauczysz się zarządzać projektami, nie tylko Ty zdobędziesz wiedzę, ale także osoby, które uczestniczą w pracach nad projektem. Każdy z członków zespołu może nabyć doświadczenie i nauczyć się współpracować w grupie.

Rozwijanie kluczowych kompetencji własnych oraz zespołu służy doskonaleniu procesów biznesowych, wdrażaniu nowych produktów, rozwiązań czy technologii. Kiedy organizacja jest zaangażowana w duże, ambitne projekty, rośnie potencjał intelektualny pracowników.

Lepsza ocena ryzyka

Bez jasno określonych celów oraz planu wdrożenia projektu, w zespole może zabraknąć motywacji. A to z kolei przekłada się na wyższe ryzyko poniesienia porażki, przekroczenia terminów albo budżetu. Umiejętność skoordynowania działań wokół celów projektu to większa szansa na jego powodzenie.

Mając umiejętności zarządzania projektami, nauczysz się nadzorować projektem w odniesieniu do ryzyka, czyli identyfikować, ograniczać lub eliminować zagrożenia.

Lepsza komunikacja

Niezależnie od tego, czy odpowiadasz za działania związane ze stworzeniem nowego oprogramowania, publikacji w sieci lub w prasie czy też wdrażasz nowy system sprzedaży, na pewno nie chcesz być jedyną osobą odpowiedzialną za wszystkie elementy projektu.

Umiejętność komunikacji i współpracy z zespołem pozwoli na sprawne delegowanie obowiązków i rozliczanie z prac konkretnych członków zespołu. Oni natomiast będą wiedzieli, do kogo zwracać się z wątpliwościami oraz kto odpowiada za jakie prace, co z kolei wyeliminuje nieporozumienia także między członkami zespołu.

Budowa przewagi nad konkurencją

Udane projekty generują korzyści dla całej organizacji. Są dumą menedżerów i członków zespołów projektowych. Budują też zaufanie klientów przedsiębiorstwa.

Zakończone sukcesem projekty przyczyniają się do skutecznej realizacji celów biznesowych, poszerzenia oferty, znaczącego podniesienia konkurencyjności rynkowej oraz pozyskania nowych klientów. Możliwość zaoferowania produktu albo usługi, która będzie odpowiadała na najwyższe potrzeby kontrahentów, poprawi też sytuację finansową organizacji. Umożliwi również nawiązanie nowych form współpracy i współdziałania.

Większa satysfakcja klienta

Umiejętność sprawnego kierowania projektami przekłada się na efekty pracy, z których zadowolony jest klient. Dzięki korzystnym rezultatom klient może wzmocnić swoją wartość na rynku, poprawić swój wizerunek, konkurować z innymi markami, oferować wyższej jakości produkty, usługi, obniżyć koszty wytwarzania czy sprawniej i efektywniej zarządzać przedsiębiorstwem.

Wzrost poziomu satysfakcji i zadowolenia klientów przekłada się na zwiększenie wiarygodności i prestiżu przedsiębiorstwa, w którym zgrany zespół na czas i zgodnie z planem wykonał zlecony projekt.

Umiejętne zarządzanie projektami pomoże rozwinąć Twoją firmę

Jeśli współtworzysz organizację albo jesteś właścicielem firmy, każdego dnia masz do czynienia z zarządzaniem projektami. Jest nim każde przedsięwzięcie lub praca wykonana na rzecz klienta.

Przetrwanie firmy, jej rozwój i sukcesy w bardzo dużej mierze zależą od wiedzy metodycznej i umiejętności zarządzania. I to w niemal każdej branży! Warto więc poznać korzyści, które wynikają z wdrożenia metodyki zarządzania projektami.

Wydajność i oszczędności — to skutki umiejętnego zarządzania projektami. Osoba odpowiedzialna za pracę zespołu musi osiągnąć wyznaczone cele w określonym czasie i w określonych ramach budżetowych. Jednak często wdrożona metodyka może być powielana w różnych procesach i umożliwia wykorzystanie doświadczenia przy kolejnych przedsięwzięciach. To prowadzi do stworzenia wysokiej jakości usług czy produktów.

Zarządzanie projektami pozwala stworzyć swego rodzaju mapę dla zespołu, co przekłada się na wydajność poszczególnych jego członków i kieruje ich na właściwe tory. Dzięki temu łatwiej wyeliminować błędy. A kiedy projekt jest realizowany zgodnie z planem, w ramach budżetu, nie tylko zadowolony jest klient, ale także wszystkie osoby zaangażowane w projekt.

Klient na pewno powróci do firmy albo poleci ją innym, pracownicy zaś poczują się docenieni i zachęceni do dalszego rozwoju. Pomyślnie wykonane zadanie działa motywująco, twórczo i wpływa pozytywnie na kształt kultury organizacyjnej firmy. Wszystkie te skutki umiejętnego zarządzania projektem dają sporą przewagę nad konkurencją i umożliwiają utrzymanie się na wiodącej pozycji. Dlatego warto się szkolić i zdobywać kolejne umiejętności w zakresie zarządzania projektami. Przekładają się one na powodzenie całej firmy oraz satysfakcję z pracy zespołu, który może podejmować się coraz ambitniejszych zadań.