Komunikacja interpersonalna – czym jest? Na czym polega dobra komunikacja?

Czym jest komunikacja interpersonalna?

Komunikacja interpersonalna to sposób porozumiewania się przynajmniej dwóch osób. Schemat takiej relacji najdokładniej przedstawił językoznawca Roman Jakobson. To właśnie jemu zawdzięcza się pojęcie „interlokutorów”, czyli rozmówców, którzy wzajemnie wysyłają do siebie i odbierają komunikaty werbalne.

W praktyce komunikowanie interpersonalne to po prostu rozmowa, która ma na celu nawiązanie interakcji pozwalającej na wymianę:

• informacji,
• emocji,
• myśli.

Zarówno nadawca, jak i odbiorca tworzą i analizują komunikaty przygotowane w zrozumiałym dla obu stron kodzie i przesłane za pośrednictwem specjalnego kanału.

Komunikacja interpersonalna razem z komunikacją intrapersonalną i komunikacją masową składają się na jeden duży zbiór, a konkretnie komunikację społeczną.

Wszystkie wymienione powyżej elementy są – według Jacobsona – niezbędne do udanej komunikacji w relacjach osobistych, ale także w biznesie. Warto więc przyjrzeć się im nieco dokładniej.

Elementy w komunikacji interpersonalnej?

Aby rozmówcy mogli się zrozumieć, powinni stosować identyczny kod. Będzie to zatem ten sam język, system symboli czy umówionych gestów.

Dowiedz się więcej na szkoleniach:

Asertywna komunikacja

Komunikacja i budowanie trwałych relacji

Komunikacja oparta na szacunku i zaufaniu

Komunikacja pisemna

To właśnie kod pozwala stworzyć skuteczny komunikat, a więc wypowiedź ubraną w odpowiednie słowa. Nie mniej ważny jest kontekst porozumienia interlokutorów. Składają się na niego okoliczności, w których dochodzi do kontaktu, takie jak czas czy miejsce.

Dlaczego te elementy mają tak doniosłe znaczenie w komunikowaniu się z innymi? Jeśli przykładowo rozmówcy nie nawiążą ze sobą kontaktu, nie będą mieli szansy przekazać sobie żadnej informacji.

Przykładem może być sytuacja, w której odbiera się telefon, ale ze względu na zakłócenia techniczne nie można usłyszeć, co mówi dzwoniący. W takim przypadku do porozumienia się zabrakło kontekstu.

Podsumowując, aby można było mówić o komunikacji interpersonalnej, w kontakcie rozmówców muszą wystąpić:

• kod,
• komunikat,
• kontekst,

Co wpływa na komunikację międzyludzką?

Skuteczna komunikacja międzyludzka wiąże się nie tylko z przekazem werbalnym, który obejmuje konkretne słowa czy gesty. Ogromną rolę pełnią tutaj elementy niewerbalne, jak:

• zachowanie (gesty),
• wyraz twarzy (mimika).

Okazuje się, że komunikacja międzyludzka to złożony system, w który muszą zaangażować się zarówno nadawca komunikatu, jak i jego odbiorca. To wszystko Roman Jakobson przewidział w swoim modelu komunikacji interpersonalnej.

Skuteczne rozszyfrowanie wiadomości wymaga rozwiniętej inteligencji emocjonalnej. Na kontakt między interlokutorami wpływają przede wszystkim:

• język ciała,
• ton i barwa głosu,
• słowa komunikatu (co ciekawe, w najmniejszym stopniu).

Proces komunikacji interpersonalnej zależy również od emocjonalnego stanu jego uczestników. Można np. przez kilka tygodni przygotowywać się do prezentacji lub rozmowy rekrutacyjnej czy egzaminu. Gdy jednak nadchodzi termin wystąpienia, obawa przed niepowodzeniem zdecydowanie obniża pewność siebie i może przynieść negatywne skutki.

Przeczytaj na blogu: Aktywne słuchanie – czym jest? Techniki i przykłady

Ciekawym zagadnieniem jest także rola Internetu w komunikacji interpersonalnej. Porozumiewanie się za pośrednictwem wiadomości tekstowych przez telefon czy internetowy komunikator rodzi mnóstwo nieporozumień i zaburzeń, jeśli chodzi o klarowność przekazu.

W takich sytuacjach nawet jeden znak interpunkcyjny postawiony w konkretnym miejscu może zmienić przekaz, a jego nadawca nie będzie tego świadomy.

Jakie są zasady skutecznej komunikacji w biznesie?

Zasad skutecznej komunikacji jest mnóstwo, jednak wystarczy kilka z nich, aby efektywnie, jasno, a przy tym asertywnie komunikować się z innymi na polu zawodowym.

Dowiedz się więcej na szkoleniu:

Trening asertywności

Efektywna komunikacja w biznesie

Warto przy tym pamiętać, że dobra komunikacja z innymi wpływa na ogólną poprawę relacji. Takie kontakty z pracownikami czy współpracownikami z pewnością przyczynią się do poprawy ogólnej efektywności firmy. O jakich zasadach mowa?

Aktywnie słuchaj

Dzięki technice aktywnego słuchania możesz uzyskać szereg niezbędnych informacji dotyczących zarówno potrzeb, jak i preferencji osoby, z którą prowadzisz dialog. To również dobra droga nie tylko do nawiązywania, ale i podtrzymania więzi w konkretnym gronie.

Aktywnie słuchając innych, można okazać im także realne wsparcie, zrozumienie, akceptację czy szacunek. Tę umiejętność można w sobie wypracować, stosując odpowiednie techniki. Zdolność słuchania wyraża się w skupieniu uwagi na rozmówcy poprzez:

• zwrócenie się w jego stronę,
• podtrzymywanie kontaktu wzrokowego,
• zachęcanie do kontynuowania rozmowy (niezbyt nachalnie),
• nieprzeszkadzanie drugiej osobie w trakcie dialogu.

Te założenia można zrealizować, stosując techniki:

• odzwierciedlanie – to mówienie rozmówcy o tym, jakie według Ciebie przeżywa uczucia,
• parafrazowanie – powtarzanie własnymi słowami tego, co mówił rozmówca,
• klaryfikacja – zwrócenie się do rozmówcy z prośbą, aby skupiał się tylko na najważniejszych sprawach.

Nastaw się na cel komunikacji

Cele komunikacji interpersonalnej w biznesie można osiągnąć tylko wtedy, kiedy zdefiniuje się swój cel. Zanim zatem dojdzie do jakiejkolwiek rozmowy, należy dokładnie przemyśleć zarówno efekt, jaki chce się osiągnąć, jak i najlepszy na to sposób. W tym przypadku ważne jest również precyzyjne przekazanie rozmówcy swoich zamiarów.

Przeczytaj na blogu:

Kompetencje miękkie i twarde — co musisz o nich wiedzieć?

Asertywność – co to jest? Czym jest zachowanie asertywne?

Bądź precyzyjny i wiarygodny

Jeśli chcesz osiągnąć biznesowy sukces w relacji zarówno wewnątrz organizacji, jak i z partnerami zewnętrznymi firmy, musisz wzbudzać przekonanie swoich rozmówców.

Wiarygodność w ich oczach zyskasz wtedy, gdy pokażesz, że dokładnie wiesz, o czym mówisz. W ten sposób wzbudzisz zaufanie rozmówcy do siebie, ale i do Twojego komunikatu.

Jak polepszyć jakość komunikacji?

Komunikowanie interpersonalne to sztuka, w której można doskonalić się przez całe życie. Czasem jednak potrzeba szybkich i zadowalających efektów, zwłaszcza na polu biznesowym.

Podczas kontaktów interpersonalnych, czy to w biznesie czy w życiu prywatnym, niejednokrotnie trafiamy na różnego rodzaju przeszkody, które zakłócają efektywną komunikację interpersonalną. Są to tzw. bariery komunikacyjne, do których można zaliczyć:

• różnice kulturowe,
• stereotypy,
• sposób wypowiadania się, który może być niezrozumiały dla odbiorców,
• utrudnienia percepcyjne, np. hałas, nieodpowiednie warunki, w których trwa rozmowa,
• nadmiar informacji,
• niesłuchanie siebie nawzajem,
• krytyka,
• narzucanie swoich opinii innym,
• używanie żargonów, wulgaryzmów.

Szczególnym utrudnieniem jest tzw. chaos informacyjny – sytuacja, w której masowo przekazywanych jest mnóstwo informacji przeznaczonych dla różnych odbiorców.

Oznacza to, że nie wszystkie komunikaty będą miały znaczenie dla konkretnego zespołu. W takich okolicznościach często trudno odnaleźć te najbardziej wartościowe dla siebie.

To bariery, które mogą istotnie wpływać na błędy w komunikacji. Niektóre prowadzą nawet do poważnych konfliktów. Właśnie dlatego tak ważna jest świadomość ich istnienia i możliwości ich przezwyciężenia.

W biznesie można je osiągnąć m.in. dzięki specjalnym szkoleniom z zakresu komunikacji w zespole czy między zespołami.

W trakcie takich spotkań uczestnicy mogą nie tylko szkolić swoje umiejętności z zakresu komunikacji, ale również poznawać zasady i techniki skutecznego porozumiewania się. To w końcu jeden z kluczowych elementów w kontaktach zawodowych, który realnie wpływa na efekty codziennej pracy.