Etapy projektu - poznaj cykl życia projektu

Co to jest cykl życia projektu?

Cykl życia projektu to podstawowe pojęcie w zarządzaniu projektami, opisujące etapy, przez które projekt przechodzi od początku do końca. Jego głównym celem jest zapewnienie struktury i porządku procesom niezbędnym do skutecznego zrealizowania projektu. 

Rozumienie cyklu życia projektu pozwala menedżerom projektów, zespołom i interesariuszom lepiej planować, monitorować i kontrolować przebieg projektu. Cykl życia projektu może być podzielony na kilka kluczowych faz, które, mimo że mogą różnić się w zależności od branży czy specyfiki projektu, zazwyczaj obejmują: inicjację, planowanie, realizację, monitorowanie i kontrolowanie oraz zamknięcie. 

Dowiedz się więcej na szkoleniach:

Zarządzanie zespołem projektowym

Zarządzanie projektem metodyką SCRUM

Zarządzanie projektami

Kurs zarządzania projektami przygotowujący do certyfikacji IPMA poziom D

Budżetowanie, harmonogram i kontrola kosztów w projektach

Etapy i fazy projektu

W zarządzaniu projektem, etapy i fazy projektu tworzą strukturę, która pomaga zespołom przeprowadzić inicjatywę od pomysłu do zrealizowanego celu. Proces ten dzieli projekt na łatwiejsze do zarządzania części, zapewniając skuteczne planowanie, wykonanie, monitorowanie oraz zakończenie projektu. Każda faza skupia się na różnych aspektach zarządzania projektem i wymaga unikalnego zestawu umiejętności oraz narzędzi.

Definiowanie i inicjacja projektu

Pierwszy krok w cyklu życia projektu polega na jego zdefiniowaniu i inicjacji. Na tym etapie identyfikowany jest główny cel projektu, jego zakres oraz kluczowi interesariusze. Tworzy się również dokument inicjujący projekt, tzw. Project Charter, który formalnie zatwierdza początek projektu i zawiera jego podstawowe informacje, takie jak cele, zakres, założenia, ograniczenia, i główne role w projekcie.

Planowanie projektu

Faza planowania jest fundamentem dla przyszłego sukcesu projektu. Obejmuje ona tworzenie dokładnych planów dotyczących zakresu, czasu, kosztów, jakości, komunikacji, ryzyka i zasobów. Planowanie pozwala zespołowi projektowemu na ustalenie harmonogramu działań, budżetu oraz metodologii realizacji projektu, zapewniając, że wszystkie aspekty są dobrze przemyślane i zorganizowane.

Przeczytaj na blogu:

Zarządzanie projektami – jak robić to efektywnie?

Project manager – kim jest? Czym się zajmuje i ile zarabia?

Realizowanie projektu

W tej fazie projekt zaczyna nabierać kształtów. Zasoby są przydzielane, a zespoły projektowe wykonują określone zadania, aby dostarczyć zaplanowane rezultaty. To etap, na którym planowane działania są implementowane, a produkty lub usługi projektu są tworzone i rozwijane. Zarządzanie jakością i dostosowywanie się do zmian jest kluczowe dla sukcesu tej fazy.

Kontrola i monitoring

Monitoring i kontrola projektu odbywają się równolegle do fazy realizacji. Ten etap polega na ciągłym śledzeniu, przeglądaniu i regulowaniu postępu oraz wydajności projektu. Działania te obejmują m.in. zarządzanie zmianami, monitorowanie harmonogramu i budżetu, zarządzanie ryzykiem oraz zapewnienie, że cele projektu są osiągane w sposób efektywny.

Zamknięcie projektu

Ostatnia faza cyklu życia projektu to zamknięcie, podczas którego projekt jest formalnie zakończony i przekazywany do klienta lub użytkownika końcowego. Faza ta obejmuje także ocenę projektu, w której dokonuje się przeglądu jego wyników w stosunku do pierwotnych celów, identyfikacji lekcji wyniesionych, uwzględnienia feedbacku od interesariuszy oraz zwolnienia zasobów projektowych. Zamknięcie projektu jest również okazją do uznania pracy zespołu i podsumowania osiągnięć.

Czy etapy projektu różnią się w zależności od metody?

Zarządzanie projektami obejmuje różnorodne podejścia i metodologie, z których każda proponuje unikalną strukturę faz i etapów projektu. Te różnice wynikają z zakładanych przez metodologie priorytetów, takich jak elastyczność, kontrola ryzyka, adaptacyjność, czy też sztywność struktury. W zależności od charakterystyki projektu, zespołu realizującego, a także specyficznych potrzeb organizacji, wybór odpowiedniej metodologii może mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu przedsięwzięcia.

Etapy według metody PRINCE2®

PRINCE2® (Projects IN Controlled Environments) jest szeroko stosowaną metodologią zarządzania projektami, która kładzie nacisk na dokładne planowanie, podział projektu na zarządzalne etapy, oraz mocne zdefiniowanie ról i odpowiedzialności. PRINCE2® dzieli projekt na siedem etapów: rozpoczęcie projektu, inicjowanie projektu, etapy dostarczania, każdy następny etap dostarczania, monitorowanie etapu, zarządzanie granicami etapu oraz zamknięcie projektu. Ta struktura zapewnia wysoki poziom kontroli nad projektem i skupia się na realizacji zdefiniowanych wcześniej celów.

Dowiedz się więcej na szkoleniu: Zarządzanie projektem PRINCE® 2 Foundation

Przeczytaj na blogu: PRINCE2 – metoda zarządzania projektami. Omówienie i charakterystyka

Etapy według metody PCM

Project Cycle Management (PCM) jest podejściem wykorzystywanym głównie w projektach rozwojowych i humanitarnych, które skupia się na cykliczności procesu zarządzania. PCM promuje etapy takie jak: identyfikacja potrzeb, ocena wykonalności, planowanie strategiczne, wdrożenie, oraz ocenę i monitorowanie. Kluczową cechą PCM jest ciągłe ocenianie i dostosowywanie projektu w odpowiedzi na zmieniające się warunki i potrzeby, co czyni metodę tą wyjątkowo elastyczną.

Etapy według metody AgilePM

Agile Project Management (AgilePM) koncentruje się na elastyczności i ciągłym dostosowywaniu do zmieniających się wymagań projektowych. W odróżnieniu od tradycyjnych metod, AgilePM podkreśla wartość dostarczaną w krótkich cyklach (sprintach) i umożliwia szybkie reagowanie na zmiany. Typowe etapy w AgilePM obejmują: planowanie i koncepcję, inicjację, iteracyjne dostarczanie produktu oraz ostateczne przekazanie i zamknięcie projektu. AgilePM jest szczególnie skuteczny w projektach, gdzie wymagana jest szybka adaptacja i ciągła współpraca z klientem.

Dowiedz się więcej na szkoleniu: Agile – zwinne zarządzanie projektami – szkolenie otwarte oraz Agile – zwinne zarządzanie projektami

Przeczytaj na blogu: Czym jest Agile? Poznaj metodykę zarządzania projektami

Różnice w etapach projektu w zależności od metody wynikają z różnych filozofii zarządzania i celów projektowych. Wybór odpowiedniej metody powinien być podyktowany specyfiką projektu, branżą, a także preferencjami zespołu projektowego i interesariuszy.

Dowiedz się więcej na szkoleniu:

Przeczytaj na blogu: Scrum – co to jest? Metodyka i założenia

Podsumowanie

Początkowe etapy, takie jak definiowanie całego projektu i opracowanie karty projektu, są fundamentem, na którym budowane są wszystkie kolejne działania. Dają one solidną podstawę do stworzenia spójnego planu projektu, który uwzględnia wszystkie cele, zakres, zasoby oraz potencjalne ryzyka. Etap realizacji to czas, w którym planowane działania są wprowadzane w życie. Wymaga to nie tylko skrupulatnej pracy zespołu projektowego, ale również ciągłego monitorowania postępów oraz elastyczności w dostosowywaniu planów do zmieniających się okoliczności. Monitorowanie projektu jest więc nieodłącznym elementem zarządzania projektem, które umożliwia bieżącą ocenę stanu realizacji projektu i podejmowanie odpowiednich korekt.

Przeczytaj na blogu:

Projekt inwestycyjny – czym jest i co powinien zawierać?

Zarządzanie projektami — korzyści i szanse dla Twojej organizacji

Każdy etap w cyklu życia projektu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Właściwe definiowanie projektu, dokładne planowanie, efektywne zarządzanie realizacją, rzetelne monitorowanie postępów oraz staranne zamknięcie projektu, pozwalają na osiągnięcie zakładanych celów i zapewniają, że założenia projektu zostają spełnione.