Zarządzanie projektami – jak robić to efektywnie?

Umiejętność zarządzania projektami to atut managerów i kierowników funkcyjnych, a także kandydatów do pracy na stanowiskach, które wymagają praktycznej wiedzy w tym zakresie. Przykładem projektu, który wymaga zarządzania, może być rozwój albo zbudowanie sieci dystrybucji, organizacja zawodów sportowych, a także dopasowanie funkcjonowania firmy do zmiany przepisów prawnych. Dlatego też umiejętność układania planu zarządzania projektem i doprowadzenia przedsięwzięcia skutecznie do końca, jest tak ceniona w wielu branżach.

Określ cel, zakres i termin zakończenia projektu

Brief to doskonałe narzędzie, od którego należy zacząć tworzenie projektu. To wypełniony dokument, który odpowiada na wiele pytań, jakie zadawać mogą członkowie zespołu. Żeby go stworzyć, trzeba skonsultować się z kluczowymi dla danego projektu osobami. Pracownicy, którzy będą na nim bazować, muszą rozumieć cel projektu, jakie są wobec nich oczekiwania i jakie będą tego efekty.

Cały zespół musi wiedzieć, jaki efekt trzeba osiągnąć i kto, za które aspekty odpowiada. Termin zakończenia projektu trzeba ocenić realnie, tak by nie zmuszał on do dostosowywania całego procesu prac do daty jego zakończenia. Zbyt krótki czas pozbawi pracowników możliwości dokładnej analizy swojej pracy, może być przyczyną błędów i obaw.

Realny harmonogram zwiększy szansę powodzenia. Okres realizacji projektu zależy od jego zakresu i stopnia złożoności co wymaga precyzyjnej oceny w ramach przygotowywania briefu projektu.

Przygotuj plan na różne sytuacje i oceń ryzyko

W pracy zespołowej nad skomplikowaną materią zawsze coś może pójść nie tak i nie po myśli kadry zarządzającej. Lepiej więc z góry przewidzieć ryzyka, które mogą wpłynąć na przesunięcie terminu ukończenia projektu czy podniosą koszty finansowania. Niektórych dzięki temu będzie można uniknąć, albo zmniejszyć ich negatywne konsekwencje, co pomoże zmieścić się w założeniach i terminie. Zarządzanie ryzykiem to czerpanie informacji z wielu obszarów.

Można korzystać z własnego doświadczenia lub z doświadczenia grupy osób zaufanych w firmie. Można bazować na dokumentach, które opisują podobne przypadki w przeszłości i opracować zasady, którymi trzeba się kierować, aby nie dopuścić do wystąpienia ryzyka lub zminimalizować jego wpływ na projekt. Warto też zdecydować się na pomoc niezależnych ekspertów spoza firmy oraz przygotować symulację działań. Dostępne są także narzędzia komputerowe pomocne w ocenie ryzyka.

Zadbaj o narzędzia niezbędne do wykonania projektu

Żeby wykonać skutecznie projekt, trzeba mieć odpowiednie narzędzia. Idealnie byłoby, gdyby już na etapie planowania każdy wiedział, czego będzie potrzebował. Jest to oczywiście trudne, część informacji i potrzeb pojawia się dopiero po rozpoczęciu pracy. W takim przypadku uczestnicy projektu powinni na bieżąco informować o potrzebach, a te muszą być realizowane.

Warto już na początku zadbać także o programy wspomagające zarządzanie projektami, które koordynują zadania zespołu. Dzięki temu każdy ma jasność, co, jak i na kiedy musi wykonać. Informacje, pliki, aktualizacje można łatwo przesyłać między pracownikami. Program do zarządzania projektami to także narzędzie, dzięki któremu nie trzeba pamiętać o wszystkim, co jest niezbędne do ich zakończenia.

Ważne terminy, plan, informacje zapisane w przejrzystych tabelach to płynne przekazywanie wiedzy i automatyzacja procesów. To także oszczędność czasu. Zespół powinien mieć do niego dostęp, by na bieżąco aktualizować zawarte w nim informacje. Wybór narzędzi zależy od tego, jakim projektem zajmuje się zespół. Mogą być to programy, zwykle płatne, które służą do zarządzania pracą w projekcie, do opracowywania strategii, określania ryzyka, szacowania wymagań albo projektowana graficznego. Na rynku dostępne są narzędzia do przygotowania i monitorowania planu projektu, zarządzania wymaganiami, zarządzania ryzykiem czy dokumentacją projekt. Zasobem niezbędnym do wykonania projektu jest także wiedza.

Jeśli projekt tego wymaga, można skierować zespół na szkolenia z zarządzania projektami, które podnoszą kwalifikacje i zwiększają ich kompetencje. Pomocne mogą być również proste narzędzie wzmacniające aktywność w pracy zespołowej, jak chociażby flip chart lub tablica, na których rysować można mapy produktu, mapy myśli czy wizualizować inne aspekty projektu.

Zaplanuj terminy spotkań i raportowanie etapów

Do sprawnego zarządzania projektem ważne jest ustalenie regularnych spotkań, które powinny być prowadzone efektywnie. Terminy regularnych spotkań powinny być ustalone z góry i z odpowiednim wyprzedzeniem, by wszyscy członkowie zespołu byli ich świadomi i mieli możliwość się do nich przygotować. Ważne jest też, by w spotkaniach uczestniczyli wszyscy, którzy są niezbędni do osiągnięcie celu spotkania. Lepiej też spotykać się rzadziej, ale na dłużej. Spotkania takie będą bardziej produktywne.

Tak więc warto przed spotkaniem dokładnie opracować ich plan, przygotować tematy niezbędne do omówienia i ustalić, ile czasu ma ono zająć. Dzięki temu przebieg spotkania będzie sprawny. Członkowie zespołu muszą także przygotowywać raporty z przeprowadzonych prac. Daty złożenia raportów powinny być ustalone z odpowiednim wyprzedzeniem. To mobilizuje do konkretnych działań i regularnej pracy nad powierzonym zadaniem.

Określ jasne i przejrzyste zasady komunikacji

W zespole projektowym niezwykle ważna jest swobodna komunikacja. Jeśli nad projektem pracuje kilka osób, muszą one wymieniać się informacjami, rozwiewać swoje wątpliwości, ale także muszą swobodnie kontaktować się z kierownikiem projektu. Osoba zarządzająca projektami także musi być aktywna w kontaktach z pracownikami. Powinna interesować się przebiegiem prac i wyjaśniać ewentualne niejasności na bieżąco.

Czasami pomocne są komunikatory wewnętrzne, które przyspieszają proces i nie pozostawiają miejsca na domysły. Komunikacja to także możliwość nadzorowania pracowników oraz szybka diagnoza błędów i ewentualnego niewywiązywania się z obowiązków. Czasami wymagana jest rozmowa dyscyplinująca czy konstruktywna krytyka działań.

Zarządzanie projektami to już osobna dziedzina, która wymaga wiedzy teoretycznej i praktycznej. Kompleksowe planowanie pracy, podziału obowiązków i działań ma duży wpływ na rezultat tej pracy. Im bardziej odpowiednia do charakteru projektu będzie strategia osiągnięcia jego celów, bardziej adekwatne do sytuacji narzędzia i metody pracy tym większa szansa, że projekt obniesie sukces.