Fast tracking — przyspiesz realizację projektu i przezwycięż kryzys

Co to jest fast tracking?

Kryzys podczas realizacji projektu wymusza nierzadko skorzystanie z zaawansowanej techniki zarządzania, jaką jest właśnie fast tracking. Metoda ta umożliwia realizację działań znacznie szybciej, a jej założeniem jest, by wykonywać równolegle te zadania, które do tej pory były wykonywane pojedynczo lub, by rozpocząć pracę nad projektem, zanim zespół otrzyma wszystkie niezbędne informacje na jego temat, np. testy i analizy. 

W przypadku, kiedy zespołem kieruje osoba doświadczona i w pełni kompetentna, można wykorzystać fast tracking do wykonania projektu znacznie szybciej niż normalnie, ale tak samo solidnie, a przy tym mniej kosztownie. To sprzyja rozwojowi firmy i wyróżnieniu jej na rynku. Metoda ta, jeśli jest niewłaściwie prowadzona, może sprawić, że firma odczuje negatywne skutki jej nadużywania. 

Fast tracking — podstawowe kroki i etapy działania

Istnieje siedem podstawowych kroków fast track, o których trzeba pamiętać:

1. Określ cele, które chcesz osiągnąć przy pomocy strategii fast track.
2. Zidentyfikuj wszystkie zależności, które występują pomiędzy elementami projektu. 
3. Zapisz w projekcie te punkty, których wykonanie zajmie najwięcej czasu. 
4. Pomyśl o innych sposobach realizacji projektu, które po wdrożeniu jeszcze bardziej przyspieszą prace nad projektem. 
5. Podejmuj zawsze świadome decyzje. 
6. Monitoruj postępy prac.
7. Cały czas pozbywaj się problemów, które występują podczas pracy. 

Dowiedz się więcej na szkoleniach:

Zarządzanie projektami zgodnie z wytycznymi IPMA D

Zarządzanie zespołem projektowym

Zarządzanie projektem PRINCE® 2 Foundation

Zarządzanie projektem metodyką SCRUM

Agile – zwinne zarządzanie projektami

Siedem podstawowych kroków metody fast track to jednak nie wszystkie działania, które trzeba podjąć w czasie zarządzania projektem. Pod uwagę trzeba wziąć także kwestie praktyczne. Musisz zdecydować, z których działań możesz zrezygnować, a które można skrócić. Weź jednak pod uwagę takie aspekty jak bezpieczeństwo produktu. 

Przeczytaj na blogu:

Scrum – co to jest? Metodyka i założenia

Zarządzanie projektami – jak robić to efektywnie?

Metoda fast tracking zakłada działania synchroniczne, co oznacza, że zespół musi jednocześnie wykonywać różne elementy planu, a nad zespołem czuwa osoba wyznaczona do zarządzania projektem. Przełożony musi przeanalizować, ile osób liczy zespół, jakie kompetencje mogą przyspieszyć działania, i czy nie brakuje osoby w zespole, która je posiada. Warto też pamiętać, że intensywna praca wiąże się z nadgodzinami, a z nimi konieczność wypłacenia odpowiednio wyższej pensji. Należy to uwzględnić w kosztorysie projektu. 

Zalety fast tracking

• Czas realizacji projektu znacznie się skraca, co doceni zespół, kierownik projektu oraz klient, zwłaszcza kiedy jakość pracy będzie pozytywna. 
• Nie wymusza zatrudnienia nowych pracowników.
• Nie wymusza zakupu nowego sprzętu ani zwiększenia przestrzeni do pracy. 
• Działania naprawcze wdrażane są w trakcie prac nad projektem. 
• Dzięki wdrożeniu metody fast tracking można zmniejszyć ryzyko opóźnienia oddania projektu. 
• Szybkie oddanie ukończonego projektu to więcej czasu na realizację innych działań.
• Fast track zwiększa wydajność zespołu.

Wady fast tracking

• Szybka ścieżka realizacji zadań niestety prowadzi do zwiększenia ryzyka, takiego jak błędy i niedociągnięcia spowodowane np. pominięciem etapów kontroli. 
• Problemy z realizacją i popełniane błędy powodują jeszcze większe opóźnienia.
• Realizacja zaplanowanych działań w tym samym czasie może wymusić zmiany w częściach projektów już wykonanych. 
• Zastosowanie metody fast tracking wymaga od zespołu maksymalnego skupienia się na wykonywanych czynnościach, aby uniknąć ryzyka niepowodzenia. 
• Podczas prac, aby przyspieszyć czas realizacji, trzeba pominąć niektóre elementy, np. badania i analizy, a to może prowadzić do niewykrycia błędów w projekcie.  Te mogą zostać zdiagnozowane dopiero wtedy, kiedy prace się zakończą.
• Pomimo tego, że fast tracking ma przede wszystkim skrócić czas wykonania projektu, przy ewentualnym niedopasowaniu poszczególnych elementów, kiedy członkowie zespołu będą musieli wracać do wcześniejszych zadań i dokonywać poprawek ostatecznie może okazać się, że termin realizacji prac wydłuży się. 
• Praca w tym samym czasie to także ryzyko niedopasowania elementów już na końcu projektu. 
• Pracownicy mogą być przeciążeni pracą, dlatego, aby nie doprowadzić do zmniejszenia wydajności, efektywności i do popełniania błędów, należy regulować czas pracy i dawać pracownikom szansę na wypoczynek. 
• Może też wymuszać zmiany w harmonogramie, co  z kolei zwiększa ryzyko niepowodzenia projektu. 

Dlatego właśnie metoda, która ma teoretycznie przynieść dużą oszczędność czasu, może zwiększyć koszty, czas, a zmniejszyć jakość ostatecznego produktu, jeśli nie jest odpowiednio poprowadzona przez menedżera. 

Przeczytaj na blogu:

PRINCE2 – metoda zarządzania projektami. Omówienie i charakterystyka

Czym jest Agile? Poznaj metodykę zarządzania projektami

Kiedy warto stosować technikę fast tracking?

Nie należy jednak stanowczo jej odrzucać podczas realizacji skomplikowanych projektów, ponieważ odpowiednio skoordynowane prace, nad którymi czuwa doświadczony kierownik zespołu, może przynieść dobre rezultaty, nie tylko w zakresie skrócenia czasu trwania projektu. Nie wymaga dodatkowych kosztów lub surowców przy wykwalifikowanym zespole i doświadczonym kierowniku projektu. Charakteryzuje się dużą oszczędnością czasu i pieniędzy. Jednak management takiego projektu musi mieć bardzo rozległą wiedzę z zakresu zarządzania, wyznaczone cele i priorytety oraz autorytet w zespole, by utrzymać dyscyplinę. 

Przy dobrze spełnionych warunkach szybka ścieżka realizacji będzie miała więcej skutków pozytywnych niż negatywnych, a firma stanie się bardziej wydajna i efektywna przy zmniejszonych kosztach. Przed zastosowaniem metody projektowej warto dokładnie przemyśleć, czy nie jest ona zbyt ryzykowna. 

Kluczem może być także wyznaczenie menedżera, który weźmie udział w szkoleniach przygotowujących do kierowania zespołem i rozwiązywania wielu zadań równolegle. Poza cechami charakteru kierownika projektu liczą się bowiem wiedza teoretyczna i doświadczenie zdobyte nie tylko w pracy, ale także podczas zajęć praktycznych w trakcie kursów. Korzystając z wiedzy specjalistycznej przekazywanej przez praktyków, menedżer może zwiększyć swoje kompetencje i wykorzystać możliwości, jakie daje szybka ścieżka realizacji zadań. 

Przeczytaj na blogu:

Project manager – kim jest? Czym się zajmuje i ile zarabia?

Etapy projektu – poznaj cykl życia projektu

Podsumowanie

Nie da się ukryć, że przyspieszenie realizacji projektu za pomocą fast track wymaga kontroli bezpieczeństwa oraz ścisłego nadzoru nad pracą zespołu. Jednak potencjalne zagrożenia nie powinny zniechęcać do korzystania z niej, bo może ona przynieść wiele korzyści dla przedsiębiorstwa i klienta. Oczywiście brak pośpiechu, wykonywanie zadań jedno po drugim według ścisłego planu jest łatwiejsze, ale nie zawsze możliwe. Przy konieczności szybkiego działania, zdobycia przewagi nad konkurencją i wyróżnienia się na rynku, fast track jest świetnym narzędziem, zwłaszcza w rękach przeszkolonych, doświadczonych menedżerów, którzy doskonale panują nad pracą zespołu i znają mocne oraz słabe strony wszystkich jego członków.