Zarządzenie zmianą. Co to jest? Jak zaplanować etapy procesu

Menedżerowie muszą pamiętać, że każdy pracownik potrzebuje poczucia, że jest częścią firmy. Brak informowania o planowanych zmianach i wyjaśnienia, jak wpłyną na dalszą pracę, może zostać odebrany jako ignorowanie zatrudnionych.

Komunikowanie zbliżających się zmian połączone z przygotowaniem zatrudnionych do poszczególnych faz wdrażania zmian to krok konieczny do tego, aby cały proces mógł zakończyć się sukcesem.

Co to jest zarządzanie zmianą?

Zarządzanie zmianą (Change Management) to ogół działań, które podejmuje firma, aby wdrożyć nowe ustalone zasady organizacji oraz przekonać pracowników, że pewne zmiany stały się koniecznością i powinny być stosowane w codziennej pracy.

Wprowadzanie nowych zasad nie zawsze spotyka się ze zrozumieniem pracowników. Niekiedy nie godzą się na nie, w związku z czym należy ich przekonać, że od teraz muszą działać według nowych schematów.

Firma może to zrobić na dwa sposoby. Pierwszym jest narzucenie nowego typu działania, określenie obowiązków i wytycznych oraz egzekwowanie ich.

Dowiedz się więcej o szkoleniu: Zarządzanie zmianą moja rola w zmianie

Drugi sposób wymaga poświęcenia dodatkowego czasu, tak by wyjaśnić zatrudnionym sens zmian i przekonać ich, że są niezbędne. Ten proces jest właśnie zarządzaniem zmianą.

Jaki jest cel zarządzania zmianą?

Ludzie z natury podchodzą do zmian z rezerwą. Choć dostrzegają niedoskonałości różnych rozwiązań, to przyzwyczajają się do nich i nie czują potrzeby wprowadzania zmian.

Zniechęca ich konieczność nauczenia się funkcjonowania według nowych schematów i porzucenia wypróbowanych wzorców. Niechęć wobec zmian cechuje ludzi zarówno w codziennym życiu, jak i w sytuacjach zawodowych.

Z tego właśnie powodu zapowiedzi daleko idących zmian organizacyjnych w firmie wywołują niepokój, a także bunt i złość. Pracownicy nierzadko kwestionują nowe wytyczne i chcą przywrócenia obowiązujących do tej pory procedur.

Zarządzanie zmianą ma na celu przygotowanie zatrudnionych do nowych procedur albo celów oraz przekonanie ich, że okażą się korzystne dla firmy i pracowników.

Zarządzanie zmianą wynika z przekonania, że łatwiej zaakceptować to, co się rozumie. Pracownicy, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem zostaną poinformowani o harmonogramie wprowadzania zmian i zapoznają się z ich uzasadnieniem, łatwiej przyjmą nowe schematy działania.

Ważne, by mogli przy tym zadawać pytania o to, jak nowe zasady wpłyną na ich codzienną pracę i sposób wykonywania obowiązków.

Im większa świadomość zatrudnionych, tym większe szanse na to, że zaakceptują nową politykę firmy i wdrożą się do obowiązków.

Dowiedz się więcej o szkoleniach menedżerskich

Zarządzanie zmianą w organizacji – jakie są etapy procesu?

Proces zmian jest wieloetapowy, a różne zdarzenia mogą przebiegać równolegle. Wymaga to dobrej koordynacji i zaplanowania. W zależności od tego, jak głęboka ma być zmiana i ilu obszarów działania dotyczy, jej przeprowadzenie będzie zajmowało od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy.

Samo zarządzanie zmianą może być rozłożone na długi czas, by uniknąć zaskakiwania pracowników w ostatniej chwili.

Zarządzanie zmianą będzie przebiegać inaczej w różnych firmach, ale można wskazać na pewne punkty wspólne w tym procesie.

Określenie zmiany i jej przyczyny

Pierwszym etapem jest określenie, jakie zmiany są konieczne, by firma lepiej funkcjonowała, stała się bardziej konkurencyjna albo ograniczyła koszty działania. Ustalenie, co wymaga naprawienia to najważniejszy etap całego procesu, który warunkuje kolejne kroki.

Określenie celu zmian

Zmiana wynika z chęci uprawnienia czegoś w organizacji. Czego? To zasadnicze pytanie, które muszą zadać sobie menedżerowie. Określenie celu zmiany wymaga przeprowadzenia analiz, zbadania rynku i miejsca, jakie zajmuje na nim firma i wskazanie punktu, w którym chciałaby się znaleźć.

Zaplanowanie zakresu

Po zdiagnozowaniu obszaru, w którym występują braki lub który można usprawnić, firma musi zadecydować, jakiego rodzaju działania podejmie, by osiągnąć cel.

Zmiany organizacyjne zawsze generują koszty, więc ich zakres musi być dostosowany do możliwości finansowych organizacji. Planowanie zakresu zmian i harmonogramu ich wdrażania jest istotne, gdyż ukierunkuje konkretne działania, które zostaną podjęte, aby je osiągnąć.

Wdrożenie planu zmian

Wdrożenie planu zmian to ostatni etap. Wprowadzenie nowych standardów, celów i sposobów funkcjonowania może zająć nawet kilka miesięcy, ale ten czas jest potrzebny, by wszystkie działania zostały odpowiednio sfinalizowane. Na tym etapie w dalszym ciągu mogą być przeprowadzane szkolenia dla zatrudnionych oraz akcja informacyjna.

Zarządzanie zmianą w organizacji – na co uważać?

Zmiany zawsze powinny przynosić nową jakość i usprawniać to, co wymagało poprawienia. Aby tak się stało, cały proces od pierwszego do ostatniego etapu musi zostać starannie przeanalizowany i dobrze zaplanowany.

W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że zmiana doprowadzi do pogorszenia sytuacji i konieczne stanie się podjęcie kroków naprawczych, a nawet powrót do stanu sprzed zmiany.

Poniżej omówimy kilka błędów, które mogą zaprzepaścić sukces podejmowanych zmian.

Dowiedz się więcej o szkoleniach: Zarządzanie strategiczne

Zła komunikacja i ignorowanie uwag pracowników

Wspomnieliśmy już, że zmiana musi przebiegać w sposób uwzględniający potrzeby pracowników i wychodzący naprzeciw ich obawom czy wątpliwościom.

Jeśli nie zostaną poinformowani, co oznacza proces zmian dla ich codziennej pracy, istnieje ryzyko, że będą odrzucać nowe zasady. Jeśli taki „sabotaż” będzie masowy, to osłabi sens zmian i wprowadzi zamieszanie.

Pracodawca powinien poinformować pracowników o planach wprowadzenia zmian, gdy opracowane zostaną już wszystkie wytyczne i harmonogram ich wprowadzenia.

Dowiedz się więcej o szkoleniu: Zmiana jako szansa dla zespołu – „ujarzmić zmianę”

Nie należy informować o zmianach, gdy ich kształt dopiero się klaruje. To rodzi duże pole do spekulacji i wątpliwości, a jeśli ostatecznie firma zmodyfikuje kierunek zmian, wówczas zostanie oceniona przez zatrudnionych jako mało wiarygodny partner, który wycofuje się z zapowiedzianych działań.

Pracodawca powinien zaznaczyć, że choć zmiany mają charakter nieodwracalny, to jest zainteresowany wysłuchaniem opinii i sugestii zatrudnionych. To ważne, bo osoby, których zmiany mają dotyczyć, mogą podpowiedzieć rozwiązania, których nie uwzględnili menedżerowie planujący nowe procesy.

Nie należy ignorować spostrzeżeń pracowników, gdyż to oni mają najlepszą wiedzę na temat trudności, z jakimi stykają się w  pracy i mogą podpowiedzieć, jak w prosty sposób usunąć te przeszkody.

Od pracodawcy zależy, w jaki sposób umożliwi pracownikom wyrażenie opinii na temat planowanych zmian. Może się to odbyć w trakcie spotkań grupowych lub indywidualnych, ale firma może też stworzyć narzędzia do kontaktu za pomocą specjalnego formularza internetowego lub poprzez przesłanie maila.

Warto przemyśleć, czy dopuścić także anonimowe opinie. Nie wszyscy pracownicy chcą zgłaszać uwagi i wątpliwości „pod nazwiskiem”, gdyż obawiają się, że zostanie to odebrane jako krytyka i w przyszłości może zostać wykorzystane przeciwko nim.

Zła ocena kultury przedsiębiorstwa

Zmiany nigdy nie odbywają się w próżni. Muszą uwzględniać specyfikę organizacji, której dotyczą i wpisać się w jej dotychczasową filozofię. Próba wprowadzenia zasad, które pozostają w całkowitej sprzeczności z tym, co do tej pory było w firmie uznane za prawidłowy sposób działania, może nie zostać zrozumiana przez pracowników.

Zmiany nie mogą być kopią rozwiązań stosowanych u konkurencji. Muszą wpisać się w ramy istniejące w firmie, jej politykę i filozofię, o ile taki „zestaw wartości” został kiedyś sformułowany.

Czy to oznacza, że firma nigdy nie będzie mogła przeprowadzić gruntownej zmiany i będzie musiała pozostać w schemacie, który został stworzony wiele lat temu? Na szczęście nie. Nawet głębokie zmiany będą możliwe, ale ich wdrożenie będzie wymagało wiele czasu  i poważnej analizy, która uwzględnia także potrzeby klientów oraz to, w jaki sposób postrzegają firmę.

Przeczytaj więcej na blogu: Zarządzanie projektami — korzyści i szanse dla Twojej organizacji

Czasem nie warto zmieniać się tylko dlatego, że pozostali gracze na rynku działają w inny sposób. Może to właśnie ta odrębność zachęca klientów i stanowi o przewadze firmy? Na pewno wymaga to poważnej analizy i przeprowadzenia różnych symulacji, które pozwolą odpowiedzieć na pytanie, jaki jest najlepszy kierunek zmian.

Za szybko wprowadzone zmiany

Zmiany wymagają czasu. Nie da się z tygodnia na tydzień przebudować dużych obszarów działania, a nawet jeśli jest to technicznie wykonalne, to czy na pewno zasadne?

Każda zmiana wymaga przeanalizowania i ujęcia jej w kontekście, w którym znajduje się dotychczasowa obecność firmy na rynku i obowiązujące w niej procedury. Zbyt szybkie wprowadzanie zmian powoduje, że będą nieprzemyślane, a to wprowadzi niepożądany chaos.

Należy pamiętać, że wdrażanie zmian zawsze łączy się z koniecznością poniesienia wydatków. Składają się na nie między innymi przygotowanie analiz, czas menedżerów odpowiedzialnych za przygotowanie nowych zasad, zmiany produktów i organizacyjne, wdrożenie nowych regulacji w odniesieniu do klientów i kontrahentów.

Aby uniknąć zbędnych wydatków, firma musi przeprowadzić dogłębne analizy i po przekalkulowaniu wszystkich argumentów za i przeciw, podjąć decyzję, czy to odpowiedni czas na zmiany.

Menedżerowie mogą dojść do przekonania, że choć zmiany są potrzebne i pomogą firmie szybciej się rozwijać, to jednak nie jest to właściwy czas na ich wprowadzenie.

Odłożenie na później wdrażania zmian nie będzie porażką, ale dowodem na to, że analiza i odpowiedzialne myślenie wzięły górę nad impulsem, a przygotowane dokumenty i propozycje zostaną wykorzystane w przyszłości, gdy okoliczności będą sprzyjały wprowadzaniu zmian.

Brak kompetencji liderów zmiany

Kierunek zmianom nadają liderzy, którzy najpierw projektują nowe zasady funkcjonowania, a następnie wdrażają je w swoich zespołach.

Wymaga to od nich różnorodnych umiejętności, od sprawnej analizy danych i planowania poprzez konkretne wdrażanie na różnych etapach i raportowanie po umiejętności interpersonalne, dzięki którym przekona członków zespołu do działania wedle nowych schematów.

Przeczytaj więcej na blogu: Cechy dobrego lidera i przywódcy – jakie ma zadania i czym się wyróżnia?

Bez sprawnego, budzącego zaufanie lidera nie uda się wprowadzić w życie nawet najlepszych pomysłów. Liderzy sprawiają, że cele zapisane w Excelu stają się wskazówkami do konkretnych działań.

Czy firma może pomóc menedżerom osiągnąć stawiane przed nimi cele w zakresie zarządzania zmianą? Tak. I może to uczynić dwojako.

Przeczytaj więcej na blogu: Zarządzanie projektami – jak robić to efektywnie?

Po pierwsze musi dopuszczać na pozycje menedżerskie wyłącznie osoby z odpowiednim doświadczeniem, które wcześniej udowodniły, że wykonywanie stresujących zadań pod presją czasu ich nie przerasta i dojrzeli zawodowo do tak odpowiedzialnej roli.

Ponadto firma powinna nieustannie szkolić swoich liderów w obszarze zarządzania i radzenia sobie z emocjami w pracy. Szkolenia to dla nich źródło nowych inspiracji i sposób na ugruntowanie wiedzy.

Podsumowanie

Zmiany są normą w rzeczywistości biznesowej. Im lepiej przygotowane, tym większe jest prawdopodobieństwo, że przyniosą oczekiwane rezultaty.

Do wprowadzania zmian, które na nowo definiują pewne obszary funkcjonowania firmy, należy się przygotować i przewidzieć scenariusze nieplanowanych okoliczności, które mogą zaistnieć w trakcie wdrażania nowych schematów.

W procesie zmian ważny jest nie tylko pomysł i kierunek, lecz także odpowiednie przygotowanie się do kolejnych etapów. W tym procesie firma nie powinna traktować pracowników jak intruzów czy wrogów.

Przeciwnie, powinna informować ich o tym, jak wprowadzone zmiany ułatwią im pracę  i dlaczego jest to korzystne. Strach przed zmianą jest naturalny, ale menedżerowie mogą pomóc pracownikom w przygotowaniu się do nowego trybu funkcjonowania.

Zarządzanie zmianą to umiejętność, która może być doskonalona. Służą temu specjalne kursy, w trakcie których menedżerowie uczą się planowania zmian i wdrażania ich na różnych etapach, a także przygotowania ich zespołów do działania w nowych scenariuszach.

Warto przemyśleć przeszkolenie menedżerów już na etapie, gdy propozycja wdrożenia zmian dopiero się krystalizuje, tak aby do czekających na nich zadań  podeszli bez obaw i ze świadomością, że wiedzą, jak poradzić sobie z wyzwaniami, które przed nimi stoją.