Metoda 5S w produkcji i biurze – jak wdrożyć?

Czym jest metoda 5S?

Metoda 5S to zbiór zasad, które mają na celu stworzenie przyjaznego oraz bezpiecznego stanowiska pracy. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter tworzących ją elementów, a nawiązuje ona do filozofii życia codziennego Japończyków.

Jako narzędzie wykorzystywane do organizacji pracy 5S zaczęło funkcjonować po II wojnie światowej. Dzisiaj metoda 5S jest ważnym elementem Lean Management (szczupłego zarządzania) i wykorzystuje się ją głównie w firmach produkcyjnych i usługowych. Narzędzie to znajduje też swoje zastosowanie w biurze, magazynach, a także w gastronomii.

System 5S jako nadrzędny cel stawia sobie organizację miejsca pracy i eliminację marnotrawstwa. Jego cele podrzędne to:

• podniesienie bezpieczeństwa w miejscu pracy;
• zwiększenie produktywności;
• uporządkowanie stanowiska pracy;
• estetyczny wygląd miejsca pracy.

System 5S funkcjonuje także pod takimi nazwami, jak 5S Lean Management czy technika 5S. Jego charakterystyczną cechę stanowi konieczność zaangażowania wszystkich pracowników – łącznie z kadrą zarządzającą i szefostwem. Tylko wtedy narzędzie to może przynieść oczekiwane rezultaty.

Zalety i korzyści z wdrożenia metody 5S. Dlaczego warto ją wprowadzić w firmie?

Wdrażanie metody 5S to długotrwały proces, który odbywa się etapami. Dzięki temu pracownicy mają szansę na zaadaptowanie się do nowych warunków. Ponadto stopniowe wdrażanie 5S ułatwia stałe wyrobienie pożądanych nawyków.

Zobacz szkolenia dla kierowników i pracowników produkcji

Naprawdę warto się zdecydować na wprowadzenie zasad, na których oparte jest 5S. Poznaj zalety, jakie niesie ze sobą ten system! Do najważniejszych z nich należą:

• zwiększenie bezpieczeństwa w miejscu pracy, czyli eliminacja wypadków z udziałem maszyn czy narzędzi;
• zyskanie większego zaufania odbiorców/nabywców oferowanych produktów oraz świadczonych usług;
• zachowanie czystości w miejscu i na stanowisku pracy;
• znacząca poprawa stanu technicznego urządzeń i maszyn wykorzystywanych przez pracowników;
• stworzenie przyjaznego miejsca pracy, o które będzie dbał również sam pracownik;
• dostarczenie pracownikom narzędzi, dzięki którym ich praca będzie bardziej efektywna;
• ograniczenie marnotrawstwa zarówno jeśli chodzi o czas niezbędny do wykonywania poszczególnych obowiązków, jak i o materiały wykorzystywane przez pracowników;
• ułatwienie pracownikom wykonywania powierzonych im zadań;
• zbudowanie bardziej przyjaznej atmosfery w miejscu pracy;
• ustabilizowanie tempa wykonywanych zadań oraz poprawa efektywności odpowiedzialnych za nie osób.

Przeczytaj na blogu: Lean management — czym jest?

Potencjalne korzyści z wdrożenia 5S w firmie mogą z kolei prezentować się następująco:

• wyższa jakość produktów oraz świadczonych usług, a tym samym większe zainteresowanie potencjalnych odbiorców;
• polepszenie wizerunku firmy, dzięki czemu staje się ona bardziej atrakcyjnym partnerem w biznesie;
• spadek liczby wypadków w miejscu pracy, co z kolei wiąże się również z brakiem nieoczekiwanych przestojów;
• obniżenie kosztów produkcji dzięki odpowiedniej organizacji pracy i eliminacji marnotrawstwa;
• stworzenie niezawodnego zespołu pracowniczego – może mieć to pozytywny wpływ na wydajność i efektywność przedsiębiorstwa;
• lepsze wykorzystanie przestrzeni w biurze lub na terenie hali przemysłowej/produkcyjnej;
• poprawa systemu komunikacji wewnątrz firmy;
• zmotywowanie pracowników do efektywniejszego działania na rzecz zespołu i samej firmy;
• wyrobienie w pracownikach prawidłowych nawyków, które mogą przyczynić się do poprawy ich warunków pracy.

Etapy metody 5S

Wiesz już, co to jest metoda 5S oraz jakie korzyści jej umiejętne i prawidłowe wdrożenie może przynieść firmie. Teraz czas przyjrzeć się wchodzącym w jej skład elementom. Jak sama nazwa wskazuje, jest ich dokładnie 5. Stanowią one jednocześnie kroki niezbędne do wdrożenia metody w firmie.

Sortowanie (inaczej selekcja 5S lub z jap. Seiri)

Jest to pierwszy i najważniejszy etap, który sprzyja uporządkowaniu stanowiska pracy. Polega on na usunięciu oraz pozbyciu się z miejsca pracy zbędnych przedmiotów, które po pierwsze je zagracają, a po drugie utrudniają wykonywanie powierzonych zadań.

Etap ten powiązany jest również z narzędziem o nazwie czerwona etykieta 5S. Umieszcza się ją na sprzętach i przedmiotach uznanych przez samych pracowników za niepotrzebne i kłopotliwe. Następnie przenoszone są one do tzw. strefy czerwonej etykiety, skąd zostają na stałe usunięte.

Sortowanie przyczynia się do usprawnienia wykonywanych zadań, gdyż na stanowisku pracy pozostają jedynie najpotrzebniejsze narzędzia i materiały.

Zobacz szkolenia:

Zarządzanie linią produkcyjną

Zarządzanie strategiczne organizacją

Systematyka (z jap. Seiton)

To drugi niemniej ważny etap, który powiązany jest z etapem pierwszym. Zasada ta polega na układaniu i porządkowaniu przedmiotów w myśl hasła: „Miejsce dla wszystkiego i wszystko na swoim miejscu”.

Co to oznacza w praktyce? Pracownik uczy się organizacji własnego stanowiska pracy tak, aby ułatwić sobie jej wykonywanie. W tym celu wyznacza poszczególnym przedmiotom, narzędziom, materiałom czy dokumentom odpowiednie miejsce i dba, aby zawsze na nie wróciły po ich wykorzystaniu.

Ważne jest przy tym, by były to miejsca łatwo dostępne dla każdej osoby uprawnionej do przebywania w miejscu czy na stanowisku pracy, a także właściwie opisane i starannie wydzielone. Do tego celu służą etykiety, tablice cieni, kolorowe linie itp.

Wyznaczanie miejsc dla poszczególnych przedmiotów powinno odbywać się według:

• ich ważności;
• częstotliwości ich używania;
• przydatności.

Dzięki temu etapowi pracownik zaoszczędzi sporo czasu i sił, które może spożytkować w inny sposób.

Sprzątanie (z jap. Seiso)

Kolejny etap metody 5S polega na utrzymaniu stanowisk i miejsca pracy w czystości. Wymaga to wcześniejszego ustalenia i wyjaśnienia pracownikom co, kiedy, w jaki sposób i dlaczego należy posprzątać. Ważne jest też jasne określenie, kto jest za to odpowiedzialny.

Chociaż sprzątanie stanowiska pracy wchodzi często w zakres obowiązków pracownika, to zatrudniająca go firma też ma w tym swój udział.

Po pierwsze – musi udostępnić odpowiednie narzędzia ułatwiające sprzątanie.

Po drugie – firma jest odpowiedzialna za przeszkolenie pracownika w zakresie ewentualnych usterek lub nieprawidłowości związanych z używanym sprzętem czy dokumentami.

Ten etap jest niezwykle istotny, ponieważ wzmacnia w pracowniku poczucie odpowiedzialności za sprzęt, a tym samym motywuje go do większej dbałości o stosowane narzędzia. Celem tego kroku jest również wczesne reagowanie na wszelkie usterki, które mogłyby zdezorganizować całą pracę, spowolnić ją lub nawet wstrzymać na jakiś czas.

Standaryzacja (z jap. Seiketsu)

Standaryzacja 5S polega na opracowaniu odpowiednich wytycznych, według których mają być realizowane poprzednie trzy zasady, czyli sortowanie, systematyka i sprzątanie.

Zasada ta określana bywa również jako technika 5S, mająca na celu osiągnięcie powtarzalności i automatyzacji poprzednich trzech kroków. Ma to bezpośredni wpływ na udoskonalenie stanowiska pracy.

Najczęściej stosowane na tym etapie narzędzia to:

• szczegółowe instrukcje dotyczące prawidłowego wykonywania poprzednich trzech kroków;
• wyznaczenie zakresu obowiązków pracowników związanych z poprzednimi trzema etapami;
• ustalenie konsekwencji za nieprzestrzeganie regulaminu.

Istotnym elementem standaryzacji jest zapewnienie każdemu pracownikowi łatwego dostępu do regulaminu czy instrukcji. Ważne jest przy tym, by były one jak najbardziej jasne i zrozumiałe dla wszystkich.

Samodyscyplina (z jap. Shitsuke)

Jest to ostatni z etapów metody 5S, a jednocześnie najbardziej czasochłonny i najtrudniejszy. Polega on bowiem na wyrobieniu i utrwaleniu w pracowniku wypracowanych i pożądanych nawyków, które są niezbędne do utrzymania wdrożonych rozwiązań i usprawnień.

Zobacz szkolenia dla produkcji:

Zarządzanie efektywnością pracownika produkcji

Krok ten wymaga zaangażowania najwyższego kierownictwa firmy. Na tym etapie niezbędne jest również umiejętne doprowadzenie do trwałej zmiany zachowania oraz sposobu myślenia u pracownika.

Najskuteczniejsze narzędzia ułatwiające wdrożenie tego etapu to:

• szkolenia firmowe zarówno dla pracowników, jak i kadry kierowniczej;
• ułatwiony dostęp do nowych instrukcji oraz regulaminów;
• utrwalanie zasad 5S obowiązujących w poszczególnych etapach;
• regularne komunikowanie o korzyściach, jakie przynosi stosowanie metody 5S.

Metoda 5S w biurze i firmie

Jak powinna wyglądać 5S w biurze? Oto kilka przykładów jej praktycznego zastosowania.

• Sortowanie – usuwanie niepotrzebnych danych czy nieaktualnych dokumentów, określenie niezbędnej ilości potrzebnych do wykonywania pracy materiałów, usunięcie z przestrzeni niepotrzebnych do wykonywania pracy biurowej akcesoriów i przedmiotów.
• Systematyka – segregowanie i archiwizacja dokumentów przy użyciu odpowiednich do tego celu narzędzi, takich jak teczki, segregatory itp.
• Sprzątanie – utrzymanie porządku na biurku oraz w jego obrębie. Kontrolowanie stanu używanych sprzętów i narzędzi.
• Standaryzacja – wykonywanie przydzielonych obowiązków. Stosowanie zasad dotyczących rozmieszczania i oznaczania dokumentów lub składowania niezbędnych materiałów. Sprawdzanie stanu niezbędnych przyborów i narzędzi.
• Samodyscyplina – dbanie o to, by w obrębie stanowiska pracy zawsze panował ład i porządek. Systematyczne porządkowanie dokumentów itp.

Jak powinna wyglądać wdrożona metoda 5S w praktyce na produkcji? Oto przykłady.

• Sortowanie – usunięcie ze stanowiska pracy wszystkiego, co jest tam niepotrzebne – od materiałów po narzędzia, a także przestarzałe instrukcje. Warto zastosować czerwoną etykietę 5S do oznaczania i opisywania zbędnych lub uszkodzonych materiałów i przyrządów, z podaniem daty oraz przyczyny ich nieprzydatności do użytkowania.
• Systematyka – uporządkowanie potrzebnych narzędzi i materiałów tak, aby nie tracić czasu i energii na ich szukanie czy przekładanie z miejsca na miejsce.
• Sprzątanie – utrzymywanie w czystości narzędzi oraz ocena, czy używany sprzęt jest w pełni sprawny i nadaje się do użytkowania (zgłaszanie wychwyconych usterek).
• Standaryzacja – poznanie i wdrożenie procedur związanych z zapewnieniem sobie bezpieczeństwa w miejscu prac. Zapoznanie się z instrukcjami dotyczącymi obsługi maszyn i urządzeń.
• Samodyscyplina – wyrobienie nawyków dotyczących lepszej organizacji czasu pracy, efektywności oraz utrzymania porządku w obrębie stanowiska roboczego.

Podsumowanie

Metoda 5S to jedna z ważniejszych zasad Lean Management. Wywodzi się ona z japońskiej filozofii życia codziennego. Początkowo stosowana była głównie w fabrykach.

Zobacz szkolenia zarządzanie organizacją

Tworzy ją 5 elementów, które wzajemnie się uzupełniają, a razem tworzą potężne narzędzie usprawniające działanie firmy.

Metoda ta ma na celu:

• poprawę bezpieczeństwa w miejscu pracy;
• zmotywowanie pracowników do wydajniejszego i efektywniejszego działania;
• poprawę wizerunku firmy;
• ograniczenie niepotrzebnych wydatków;
• eliminację marnotrawstwa;
• wyrobienie w pracownikach nawyków, dzięki którym będzie się im łatwiej i przyjemniej pracowało;
• stworzenie ergonomicznych stanowisk pracy.

Wdrażanie 5S najlepiej realizować za pomocą specjalistycznych szkoleń z tego zakresu. W pierwszej kolejności powinno je odbyć kierownictwo, w drugiej zespół pracowniczy.

Główne obszary zastosowania metody 5S to firmy produkcyjne i usługowe. Jednak zasady 5S mogą też zostać wdrożone z powodzeniem w biurach i urzędach.

5S wiąże się z licznymi korzyściami dla firm, które zdecydują się na wdrożenie jej zasad. Najważniejsze z nich to:

• stworzenie doskonale działającego przedsiębiorstwa;
• utworzenie atrakcyjnych stanowisk roboczych;
• zagwarantowanie pracownikom bezpieczeństwa w miejscu pracy.

5S to również szereg korzyści dla samych pracowników. Stają się oni bardziej zmotywowani do działania. Są mocniej zaangażowani w sprawy firmy i chętnie dzielą się własnymi propozycjami usprawnień jej działania.

Pracownicy zyskują też pewność, że są odpowiednio chronieni przez pracodawcę. Ponadto wzrasta w nich poczucie odpowiedzialności za powierzone im sprzęty i narzędzia, a także chęć do samodoskonalenia i rozwoju.

W jaki sposób najskuteczniej można wdrożyć metodę 5S?

• Po pierwsze – przestrzegając kolejności tworzących ją 5 zasad. To ważne, ponieważ zasady te są komplementarne.
• Po drugie – zapisując się na specjalistyczne kursy i szkolenia poświęcone temu zagadnieniu prowadzone przez doświadczonych trenerów.
• Po trzecie – inwestując w rozwój pracowników i motywując ich do nieustannego samodoskonalenia.
• Po czwarte – dokładając wszelkich starań, aby stworzone instrukcje i regulaminy były jasne, zrozumiałe oraz łatwo dostępne dla każdego pracownika.