Jak usprawnić komunikację w zespole projektowym?

Stosuj zasady efektywnej komunikacji w zespole

Na zebraniach grupy projektowej można spędzać mnóstwo czasu. Czy jednak wielogodzinne debatowanie nad zadaniem przyniesie określone skutki? Bez wzajemnej komunikacji można być pewnym, że projekt uda się częściowo albo trafi do kosza. Tymczasem im większa grupa, im więcej w niej indywidualnych jednostek, tym trudniej się z nią komunikować. W każdej grupie znajdą się osoby, które nie odpisują na czas na maile, nie odbierają telefonów i nie oddzwaniają.

Wielu współpracowników kiwa głową, twierdząc, że rozumie, co ma robić, a jednocześnie czują się zagubieni, nie chcą przyznać do tego, że nie do końca zrozumieli przekaz. Jedni drążą uparcie tematy, które są mało znaczące, inni nigdy nie dociekają i nie dopytują. Dlatego zadaniem menedżera jest jasne komunikowanie się, zarówno podczas spotkań z całą grupą, jak i w rozmowach na cztery oczy, przy pomocy maila i komunikatora.

Sprawne przekazywanie komunikatów ułatwia pracę i przyśpiesza ją. Korzystając z odpowiednich aplikacji, wprowadzając system spotkań, mobilizując zespół do stałego przekazywania wiedzy, plików i angażując członków zespołu w projekt, zespół skuteczniej zrealizuje wszystkie zadania.

Warto pamiętać, by sposób komunikacji dostosować do poszczególnych osób także wtedy, kiedy w zespole jest nowy członek, zwłaszcza mniej doświadczony. Nie musi on od razu rozumieć firmowego slangu, dlatego należy go unikać, dopóki dany pracownik się nie wdroży.

Określ terminy i jasne cele spotkań

Spotkania zespołu są niezwykle ważne w realizacji projektu. Usadzenie wszystkich zaangażowanych w jednej sali, przekazanie im ważnych treści oraz wysłuchanie pomysłów jest ważnym elementem pracy z zespołem. Jednak bez celu i bez określenia częstotliwości spotkań, każde zebranie może stać się czasem zmarnowanym. Dlatego najpierw zastanów się, jak często zespół ma się spotykać i przed spotkaniem poinformuj, czego będzie ono dotyczyć.

• Zaproś na spotkanie tylko te osoby, które mają wpływ na kształt prac i efekt projektu.
• Kompleksowo przygotuj się do spotkania i nie pozwalaj na to, by rozmowy zostały skierowane na niepotrzebne wątki.
• Przygotuj materiały, jeśli są niezbędne, np. grafiki czy teksty.
• Staraj się, by spotkania nie trwały długo. Kilkugodzinne debatowanie nad projektem niewiele da. Lepiej spotykać się częściej, ale na kilka-kilkadziesiąt minut.

Ustal zasady komunikacji wewnętrznej

Zespół powinien komunikować się ze sobą lub z poszczególnymi jego członkami. Jeśli pracuje obok siebie, w jednym biurze, pracownicy mogą przekazywać sobie wiadomości ustnie, jednak i tak przydają się inne formy komunikacji.

• E-mail powinien służyć do komunikacji w przypadku, kiedy sprawa nie jest pilna i nie musi zostać wyjaśniona w kilka minut. Nie każdy pracownik odbiera maile przez cały dzień, a czasami, by wykonać jakąś pracę, trzeba skrzynkę mailową zamknąć nawet na kilka godzin. Warto z góry ustalić, jak często należy sprawdzać pocztę mailową i jak szybko odpowiadać na wiadomości. Np. co 2 godziny, co 4 lub pod koniec dnia pracy.
• Telefonicznie należy komunikować się w sprawach pilnych.
• Warto wybrać jeden z wielu dostępnych komunikatorów internetowych. Narzędzia, które umożliwiają czatowanie, wysyłanie plików i wysyłanie ich do chmury, znacząco ułatwiają porozumiewanie się całego zespołu. Poszczególni pracownicy powinni być zdyscyplinowani i uczuleni na to, by program ten cały czas działał lub by sprawdzali wiadomości co pewien czas (np. co 2-4 godziny).
• Trzeba ustalić, gdzie znajdą się wszelkie ważne dokumenty oraz kto będzie je porządkował lub usuwał pliki zbędne. Warto także powiadomić zespół o tym, czy można w danym miejscu umieszczać informacje poufne, a jeśli nie, to jak je przekazywać.

Twórz notatki i podsumowania po spotkaniach

Nawet krótkie spotkanie poruszające teoretycznie zwięzłe tematy, powinno zostać podsumowane. Członkowie zespołu nie zawsze robią notatki, nie wszystkie ważne informacje zapamiętują. Prosta informacja pozwoli im na odnalezienie niezbędnych do pracy uwag dotyczących danego przedsięwzięcia. Podsumowanie w formie pliku tekstowego czy tabelki, wysłane na maila lub poprzez komunikator to także pewien rodzaj ochrony menedżera. Udowodnić on może, co było ustalone na spotkaniu, jakie tematy zostały poruszone, komu, jakie role w projekcie przypisano. Notatka ze spotkania to także pomoc dla tych członków zespołu, którzy nie mogli brać udział w spotkaniu.

Korzystaj z narzędzi usprawniających komunikację

Powstało ich bardzo dużo i biorąc pod uwagę ich funkcjonalność oraz szybkość działania, warto je wykorzystać. Komunikatory i narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Messenger, Slack, Droptask czy Trello wyposażone są w opcje powiadomień, które można stopniować. Jeśli ktoś oznaczy członka grupy z imienia i nazwiska, otrzyma on natychmiastową wiadomość. W innym przypadku powiadomienia nie będą tak inwazyjne i nie zmniejszą koncentracji na aktualnym zadaniu.

W tego typu oprogramowaniu warto korzystać z opcji wysyłania plików, czatowania z całą grupą lub z poszczególnymi jej członkami w osobnym kanale. Warto jednak uczulić zespół, by w sprawach naprawdę pilnych korzystano jednak z telefonu.

Pozwalaj na kreatywność i twórcze rozwiązywanie problemów

Rolą menedżera lub kierownika zespołu jest nie tylko odgórne sterowanie procesem, ale także pozwolenie pracownikom na kreatywność i ciekawe rozwiązania. Jeśli wykazują inicjatywę i prezentują własne pomysły, a przy tym potrafią odpowiednio je uargumentować, chętnie wchodzą w twórczą polemikę, przyjmują krytykę i dobrze na nią reagują, to cały zespół jest bliżej sukcesu. Dobrej jakości, doskonale wypracowana komunikacja w zarządzaniu projektami zachęca członków zespołu do przejmowania inicjatywy i eksponowania swoich, czasami bardzo nowatorskich pomysłów.