Efektywna komunikacja. Najważniejsze zasady skutecznej komunikacji

Dobra komunikacja to klucz do rozwiązania większości problemów. Umiejętność przeprowadzenia konstruktywnej rozmowy jest niezastąpiona w życiu profesjonalnym i prywatnym. Czym jest efektywna komunikacja? Jakie są jej najważniejsze zasady oraz jakie błędy utrudniają nam osiągnięcie porozumienia? Na te pytania odpowiadamy w poniższym artykule. Zapraszamy do lektury!

Czym jest efektywna komunikacja?

Efektywna komunikacja to proces przekazywania wiadomości w sposób, który jest zrozumiały dla odbiorcy, a przy tym prowadzi do osiągnięcia pożądanego rezultatu. Informacja musi być podana w sposób jasny i klarowny oraz z intencją, która zakłada pełne, obopólne zrozumienie pomiędzy nadawcą a adresatem.

Skuteczna komunikacja jest kluczowa w różnych kontekstach, takich jak relacje osobiste, miejsce pracy, szkolnictwo oraz oczywiście codzienne interakcje z otoczeniem.

Najważniejsze zasady efektywnej komunikacji

Dobra komunikacja to podstawa w budowaniu silnych relacji, rozumieniu cudzych oraz komunikowaniu własnych potrzeb, a tym samym osiąganiu dobrych wyników w różnych aspektach życia. Oto kilka najważniejszych zasad skutecznej komunikacji interpersonalnej.

Aktywnie słuchaj

Aktywne słuchanie to umiejętność komunikacyjna, która obejmuje pełne skupienie się na rozmówcy, zrozumienie jego komunikatów i reakcje na nie. Kompetencja ta wykracza poza proste słyszenie słów. By słuchać aktywnie, musisz być uważny, zaangażowany, okazywać szczere zainteresowanie tym, co druga osoba ma Ci do przekazania. 

Przeczytaj na blogu: Aktywne słuchanie – czym jest? Techniki i przykłady

Okazuj empatię

Okazywanie empatii to element zarówno aktywnego słuchania, jak i skutecznego procesu komunikacji. Osoba empatyczna potrafi zrozumieć emocje rozmówcy i adekwatnie na nie zareagować. Empatia pomaga w budowaniu wartościowych relacji.

Szanuj rozmówcę i jego zdanie

Szacunek również jest ważnym elementem komunikacji. Bez niego nie sposób uniknąć nieporozumień. Jak okazać szacunek swojemu rozmówcy?

Ważne jest oczywiście aktywne słuchanie, nieprzerywanie drugiej stronie, używanie zwrotów grzecznościowych dopasowanych do relacji łączącej Cię z rozmówcą. Poza tym w trakcie dialogu należy być otwartym na argumenty i empatycznym. Warto też zwrócić uwagę na swoją mowę ciała. Kontrolować mimikę i gesty.

Przeczytaj na blogu:

Komunikacja werbalna i niewerbalna

Kompetencje miękkie i twarde — co musisz o nich wiedzieć?

Parafrazuj i zadawaj pytania

Parafrazowanie, czyli powtarzanie komunikatu rozmówcy własnymi słowami, również jest elementem efektywnej komunikacji. W ten sposób druga osoba może mieć pewność, że nie tylko usłyszałeś, lecz również zrozumiałeś jej słowa.

Czynność parafrazowania, po której następuje zadawanie pytań nawiązujących do komunikatu, także jest elementem aktywnego słuchania. Z jej pomocą dajesz rozmówcy do zrozumienia, że jesteś uważny i zaangażowany w dialog. Jak parafrazować komunikaty nadawcy?

Przykładowo, kiedy Twój rozmówca mówi: „Jestem przepracowany i przytłoczony”, możesz odpowiedzieć: „Wygląda na to, że ostatnie dni były dla Ciebie bardzo stresujące. Czy chciałbyś o tym porozmawiać? A może potrzebujesz innego rodzaju wsparcia?”.

Przeczytaj na blogu: Komunikacja interpersonalna – czym jest?

Bądź asertywny

Bycie asertywnym oznacza wyrażanie swoich myśli, uczuć i potrzeb w sposób jasny, jednoznaczny, ale również nacechowany szacunkiem dla uczuć innych. Asertywność o styl komunikacji, który pozwala zachować balans pomiędzy postawą pasywną a agresywną.

Jeśli chcesz być asertywny, musisz rozumieć swoje prawa i obowiązki. Komunikować swoje poglądy i wymagania w sposób precyzyjny i jednoznaczny, a przy tym ustalać jasne i nieprzekraczalne granice. W trakcie rozmowy utrzymuj kontakt wzrokowy z rozmówcą, unikaj podnoszenia głosu, mów spokojnym tonem, oraz stosuj pozytywnie nacechowaną mowę ciała.

Przeczytaj na blogu: Asertywność – co to jest? Czym jest zachowanie asertywne?

Często mówi się, że asertywność to umiejętność mówienia „nie”, ale to również zdolność mówienia „tak”.

Dostosuj przekaz do rozmówcy

Dopasowaniu Twojego przekazu do rozmówcy w taki sposób, by pasował do jego potrzeb, preferencji oraz cech charakteru jest kluczowe dla zrozumienia komunikatu. Żeby dostosować swoją wypowiedź do drugiej osoby, musisz rozumieć swojego odbiorcę. Poznać środowisko, z którego pochodzi, jego zainteresowania, doświadczenie życiowe.

Musisz także używać języka zrozumiałego dla rozmówcy. Przykładowo inaczej  będziesz mówić do kilkuletniego dziecka, a inaczej do członka zespołu w pracy. Warto także wziąć pod uwagę ewentualne różnice kulturowe, wiek drugiej osoby. Możesz również posługiwać się analogiami, o których wiesz, że będą zrozumiałe dla odbiorcy.

Jeśli nie masz pewności, czy zostałeś zrozumiany, poproś o uwagi i informację zwrotną. Dzięki temu będziesz mógł lepiej dopasować  swój przekaz.

Zadbaj o odpowiedni czas i miejsce

Wybór czasu i miejsca rozmowy również ma ogromny wpływ na efektywność procesu komunikacji. Czynniki, które warto wciąż pod uwagę, wybierając lokalizację spotkania, to:

• prywatność – zwłaszcza jeśli rozmowa ma dotyczyć kwestii, które mogą być trudne i drażliwe. Obie strony powinny czuć się tak komfortowo, jak to możliwe w danej sytuacji,
• wygoda – wybierz lokalizację, w której wygodnie się rozmawia i gdzie nic nie będzie rozpraszać Waszej uwagi,
• dostępność – miejsce, w którym organizujesz spotkanie, powinno być łatwo dostępne zarówno dla Ciebie, jak i Twojego rozmówcy.

A jeśli planujesz wideokonferencję, zadbaj o stabilne połączenie z Internetem i upewnij się przed rozmową, że wszystkie akcesoria poprawnie działają. Jeśli chodzi o czas, wybierz dzień oraz porę dogodną dla Ciebie i drugiej osoby.

Dowiedz się więcej na szkoleniach:

Komunikacja i współpraca w zespole wielopokoleniowym

Efektywna komunikacja ułatwiająca współpracę – Extended DISC®

Efektywna komunikacja międzykulturowa w biznesie

Jakie błędy najczęściej popełniamy w komunikacji?

Komunikacja to proces bardzo złożony, co sprawia, że podczas rozmowy nietrudno popełnić błędy, które utrudniają skuteczne porozumiewanie się i współpracę. Co więcej, błędy mogą dotyczyć zarówno komunikacji werbalnej, jak i niewerbalnej.

Jeśli chcesz poprawić swoje zdolności i uniknąć bariery komunikacyjnej, warto poznać najczęściej popełniane błędy!

Przeczytaj na blogu: Obsługa klienta – czym jest i na czym polega dobra obsługa?

Błędy w komunikatach werbalnych

Błędy w komunikatach werbalnych mogą dotyczyć warstwy językowej, ale również tonu głosu czy tempa mówienia. Najczęściej popełniane błędy to:

• zbyt szybkie lub zbyt wolne tempo wypowiedzi – mówienie zbyt szybko może sprawić, że odbiorcom trudno będzie podążać za tokiem Twojej wypowiedzi. Z kolei mówienie zbyt wolno może podziałać na publikę usypiająco i utrudnić skupienie uwagi,
• niejasne lub zbyt złożone komunikaty – popadanie w dygresje, budowanie zbyt długich zdań lub posługiwanie się wymyślnymi metaforami może zaburzać Twój przekaz,
• monotonia wypowiedź – w przekazie werbalnym nie tylko tempo, lecz również intonacja odgrywa ważną rolę. Postaraj się o to, by modulować ton głosu i nie mówić jednostajnym tonem,
• niedopasowanie języka do odbiorców – musisz znać swojego rozmówcę lub publikę. Planując rozmowę, koniecznie dopasuj język, którym się posługujesz, do kompetencji odbiorcy,
• przerywanie rozmówcy – nawet jeśli nie zgadzasz się z wypowiedzią rozmówcy i wzbudza ona w Tobie silne emocje, przerywanie mu jest w bardzo złym tonie!

Przeczytaj na blogu:

Przyczyny konfliktów w pracy – jak sobie z nimi radzić?

Kompetencje miękkie – kluczowe umiejętności dla sukcesu zawodowego i osobistego

Błędy w komunikatach niewerbalnych

Komunikacja niewerbalna jest niemal równie ważna dla jasności przekazu, jak komunikacja werbalna. Postawa, wzrok, dystans fizyczny – to wszystko może przekładać się na odbiór Twojego komunikatu. Najczęściej popełniane błędy w komunikatach niewerbalnych to:

• zbyt duża lub zbyt mała odległość od drugiej osoby podczas rozmowy twarzą w twarz,
• brak kontaktu wzrokowego,
• nieadekwatna mimika twarzy – z drugiej strony „twarz pokerzysty” również nie jest dobrze widziana,
• sprzeczna mowa ciała – na przykład skrzyżowane ramiona, kiedy mówisz, że jesteś „otwarty na jakiś pomysł”,
• niechlujna postawa – na przykład trzymanie rąk w kieszeniach, kiedy rozmawiasz z przełożonym.

Efektywna komunikacja – jak się jej nauczyć?

Efektywna komunikacja nie jest łatwa, na szczęście można się jej nauczyć! W Internecie znajdziesz mnóstwo wartościowych treści – darmowych artykułów i filmów – tworzonych przez profesjonalistów. Poza tym warto czytać poradniki pisane przez ekspertów, ale najlepszym sposobem jest udział w szkoleniach prowadzonych przez doświadczonych trenerów – które znajdziesz między innymi w Certes!