Feedback – czym jest? Jak udzielać i przyjmować feedback?

Feedback — informacja zwrotna — czym jest?

Feedback to przekazanie opinii na temat działania, zachowania lub wyniku. Feedback, poprzez ocenę ma prowadzić do doskonalenia, a jako narzędzie komunikacyjne przybiera różne formy. Z feedbackiem mamy do czynienia nie tylko w pracy zespołowej, ale także w takich kontekstach jak edukacja, zarządzanie, rozwój osobisty, a także relacje międzyludzkie.

Pozytywny feedback

Pozytywny feedback podkreśla mocne strony, skupia się na dobrze wykonanym zadaniu i aspektach, które doprowadziły do odniesienia sukcesu. Jego celem jest motywowanie, wzmacnianie pozytywnych zachowań oraz budowanie pewności siebie. Przykłady pozytywnego feedbacku to:

• „Świetnie sobie poradziłeś z tym projektem. Twoja praca wpłynęła na jego jakość.”
• „Doceniam Twoje zaangażowanie podczas wczorajszego spotkania.”

Pozytywny feedback pomaga ludziom zrozumieć, co robią dobrze, i zachęca ich do kontynuowania takich działań.

Dowiedz się więcej na szkoleniu zamkniętym: Udzielanie informacji zwrotnej/ Feedforward

Negatywny feedback

Negatywny feedback, zwany również konstruktywną krytyką, skupia się na obszarach wymagających poprawy. Jego celem jest wskazanie błędów, słabych stron lub niewłaściwych zachowań oraz zaproponowanie konkretnych rozwiązań. Przykłady negatywnego feedbacku to:

• „Twój raport zawierał kilka błędów, które należy poprawić przed kolejnym spotkaniem. Przeanalizuj proszę te sekcje ponownie.”
  
• „Zauważyłem, że ostatnio często się spóźniasz. Chciałbym porozmawiać o tym, jak możemy to zmienić.”

Dowiedz się więcej na szkoleniu otwartym: Udzielanie informacji zwrotnej

Negatywny feedback, jeśli jest udzielany w sposób konstruktywny, może być niezwykle pomocny. Dostarcza cennych informacji na temat obszarów, które trzeba poprawić, a jednocześnie motywuje do rozwoju i nie jest negatywnie oceniający.  Dlaczego feedback jest tak ważny?

Przeczytaj na blogu: Komunikacja interpersonalna – czym jest? Na czym polega dobra komunikacja?

Feedback jest niezwykle ważny z kilku powodów, którymi są:

• Rozwój i doskonalenie

Dzięki informacji zwrotnej osoby mogą zidentyfikować swoje mocne i słabe strony. Pozwala im to na ciągłe doskonalenie swoich umiejętności i podnoszenie kompetencji.

• Motywacja

Pozytywny feedback zwiększa motywację i stopień zaangażowania, buduje poczucie własnej wartości. Ludzie czują się docenieni i bardziej zmotywowani do działania.

• Poprawa wyników

Regularny feedback pomaga w szybkim identyfikowaniu i korygowaniu błędów. Tym samym poprawia jakość pracy i wyniki.

• Budowanie relacji

Otwarte i szczere przekazywanie informacji zwrotnych w miejscu pracy (ale nie tylko) buduje zaufanie i poprawia komunikację w zespole, co sprzyja lepszej współpracy.

• Podejmowanie świadomych decyzji

Dostarcza informacji, które pomagają w podejmowaniu bardziej świadomych i przemyślanych decyzji, zarówno na poziomie indywidualnym, jak i organizacyjnym.

Przeczytaj na blogu: Efektywna komunikacja. Najważniejsze zasady skutecznej komunikacji

Jak udzielać feedbacku — najważniejsze zasady

Udzielanie feedbacku to umiejętność wymagająca odpowiedniego podejścia i techniki. Najważniejsze zasady, które warto stosować podczas przekazywania informacji zwrotnej to:

Mów jasno i klarownie

Kiedy udzielasz feedbacku, staraj się mówić w sposób jasny. Unikaj niejednoznacznych sformułowań i skomplikowanych terminów, które mogą być trudne do zrozumienia. Przekaz musi być zrozumiały i precyzyjny. Zamiast mówić „Twoja praca nie była najlepsza”, powiedz „Twoja praca wymaga poprawy w obszarze dokładności danych”.

Oceniaj zachowanie

Skup się na konkretnym zachowaniu lub działaniu, które wymaga omówienia, zamiast oceniać osobę jako całość. Unikaj personalnych ataków i uogólnień. Zamiast „Jesteś nieodpowiedzialny”, powiedz „Zauważyłem, że nie dotrzymałeś terminu oddania raportu, co wpłynęło na cały zespół”.

Skup się na faktach

Feedback powinien być oparty na faktach i obserwacjach, a nie na subiektywnych opiniach czy domysłach. Przekazuj informacje, które są mierzalne i które można zweryfikować. Zamiast „Wydaje mi się, że nie przykładasz się do pracy”, powiedz „W ostatnim tygodniu trzykrotnie nie dostarczyłeś wymaganych dokumentów na czas”.

Pamiętaj o empatii

Udzielając feedbacku, bądź empatyczny. Staraj się zrozumieć perspektywę drugiej osoby i jej emocje. Unikaj tonu osądzającego i okazuj szacunek. Zamiast „Znowu to zrobiłeś źle”, powiedz „Rozumiem, że zadanie było trudne, ale chciałbym omówić, jak możemy poprawić wyniki na przyszłość”.

Bądź otwarty i konstruktywny

Twoim celem powinno być wsparcie i pomoc w rozwoju, a nie krytykowanie. Udzielaj wskazówek, które pomogą poprawić wyniki, i zachęcaj do rozmowy. Zamiast „To jest źle”, powiedz „Proponuję, abyś następnym razem spróbował podejść do tego w ten sposób…”.

Przeczytaj na blogu: Bariery komunikacyjne – co przeszkadza w skutecznej komunikacji?

Jak przyjmować feedback — zbiór dobrych rad

Otrzymywanie feedbacku może być trudne, ale jest to stały i ważny element osobistego i zawodowego rozwoju. Poniżej przeczytasz zbiór rad, jak przyjmować feedback w sposób efektywny i konstruktywny.

Bądź otwarty

Podejdź do feedbacku z otwartym umysłem. Uznaj, że każdy, zarówno pozytywny, jak i negatywny, jest cenną okazją do nauki i rozwoju. Unikaj defensywnej postawy i staraj się zrozumieć intencje osoby udzielającej feedbacku. Zamiast myśleć „Nie zgadzam się z tym, co mówisz”, pomyśl „Postaram się zrozumieć, co chcesz mi przekazać”.

Słuchaj uwag

Aktywnie słuchaj tego, co mówi osoba udzielająca feedbacku. Skoncentruj się na jej słowach, nie przerywaj i nie myśl o swojej odpowiedzi, dopóki druga strona nie skończy mówić. Uważne słuchanie pomoże Ci lepiej zrozumieć przekazywane informacje. Zamiast przerywać z wyjaśnieniami, po prostu wysłuchaj, co druga osoba ma do powiedzenia, a dopiero potem się odnieś.

Zadawaj pytania

Jeśli coś jest niejasne lub potrzebujesz więcej szczegółów, nie bój się zadawać pytań. Pomagają one wyjaśnić niejasności i pokazują, że jesteś zainteresowany zrozumieniem feedbacku i pracą nad sobą. Propozycja pytania: „Czy mógłbyś podać więcej szczegółów na temat tego, co mogę poprawić w mojej pracy?”

Bądź wyrozumiały

Zrozum, że feedback jest udzielany z myślą o Twoim rozwoju. Nawet jeśli jest krytyczny, nie bierz go osobiście. Staraj się zobaczyć go jako szansę na poprawę i rozwój. Zamiast czuć się atakowanym, pomyśl „To jest okazja do pracy nad moimi słabościami i poprawy moich umiejętności”.

Nie bój się

Nie obawiaj się feedbacku, nawet jeśli jest negatywny. Pamiętaj, że jest to narzędzie do nauki. Strach przed feedbackiem może ograniczać Twój rozwój i możliwość doskonalenia się. Zamiast unikać rozmów o feedbacku, bądź aktywny w ich inicjowaniu i pokazuj, że zależy Ci na rozwoju.

Feedback musi być wartościowy dla pracownika

Feedback musi być wartościowy dla pracownika, aby spełniał swoją rolę w procesie rozwoju i doskonalenia zawodowego. Wartościowy feedback to taki, który jest konkretny, mierzalny i odnosi się do rzeczywistych zachowań i wyników. Powinien dostarczać pracownikowi jasnych wskazówek dotyczących tego, co robi dobrze i w jakich obszarach może się poprawić. To nie tylko pomaga pracownikowi zrozumieć swoje mocne strony, ale także identyfikować obszary wymagające uwagi i ostatecznie prowadzi do bardziej świadomego rozwoju umiejętności.

Wartościowy feedback ma być udzielany w sposób konstruktywny i wspierający. Ma za zadanie motywować pracownika do działania. Ważne jest, aby był oparty na wzajemnym szacunku i zrozumieniu, bo tylko taki sprzyja budowaniu pozytywnych relacji między pracownikiem a pracodawcą. Pomaga również pracownikowi czuć się docenionym i zrozumianym, co z kolei zwiększa jego zaangażowanie i lojalność wobec firmy. Regularne dostarczanie wartościowego feedbacku tworzy kulturę otwartej komunikacji i ciągłego doskonalenia, przekładając się ostatecznie na długoterminowy sukces organizacji. Poznanie definicji efektywności feedbacku jest nieodzowne przy budowaniu współpracy i rozwoju w miejscu pracy.