Negocjacje w biznesie – techniki, etapy i zasady negocjacji

Śmiało można powiedzieć, że to nieodłączna część niemalże każdej branży. W zależności od profilu przedsiębiorstwa mogą to być negocjacje handlowe, pracownicze, prawne, cenowe czy zakupowe.

Podczas negocjacji nie wystarczy tylko przedstawić, kto i w jaki sposób skorzysta na danej współpracy. Aby osiągnąć zamierzony cel, należy znać poszczególne etapy i zasady negocjacji. Bardzo ważny jest cały proces komunikacji. Dzięki niemu możliwe będzie osiągnięcie porozumienia na bazie wzajemnych ustępstw.

Czym są negocjacje w biznesie?

Pojęcie negocjacji pochodzi od łacińskiego słowa „negotium”, które dosłownie oznacza interes. Określa się nim dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia przy założeniu, że przynajmniej jedna ze stron nie zgadza się z daną opinią lub danym rozwiązaniem sytuacji.

Kiedy mówimy o negocjacjach w biznesie, trzeba je traktować jako ciąg wzajemnych posunięć minimum dwóch stron, które dążą do osiągnięcia najlepszego rozwiązania konfliktu interesów. Istotne jest, aby obie strony miały świadomość przynajmniej częściowej wspólnoty interesów.

Jeśli korzyści osiąga wyłącznie jedna ze stron, to tego typu negocjacje określa się mianem quasi-negocjacji, perswazją lub manipulacją. Można spotkać się także z określeniem wymuszenia.

Ponadto definicja negocjacji zakłada, że ich prowadzenie wiążą się z przyjęciem określonej taktyki, której zamierzeniem jest osiągnięcie celu – w zależności od ich zakresu – dominującego, osiągnięcie kilku celów lub przyjęcie alternatywy. W tym miejscu należy zaznaczyć, że negocjacje w biznesie podlegają tym samym regułom i wiążą się także z ustępstwami.

Dowiedz się więcej na szkoleniach:

Negocjacje sprzedażowe

Strategie i negocjacje zakupowe

Negocjacje biznesowe w TSL

Sam proces negocjacyjny składa się z kilku etapów, w tym:

• przygotowania do negocjacji,
• przeprowadzenia negocjacji,
• zamknięcia negocjacji,
• kontroli negocjacji.

Nie ma jednego wspólnego stanowiska dotyczącego tego, co jest ważniejsze podczas prowadzenia negocjacji. Jedna grupa uważa, że kluczową rolę zawsze odgrywa odpowiednie przygotowanie. Według drugiej to emocje mają decydujący wpływ na wynik negocjacji biznesowych.

Przeczytaj na blogu: Perswazja — czym jest? Techniki i rodzaje perswazji

Punktem wyjścia dla wszystkich, którzy będą prowadzić negocjacje, powinno być stanowisko Rogera Fishera i Williama Ury, którzy od lat specjalizują się w tematyce poświęconej strategiom negocjacji. Ich zdaniem podczas negocjacji najważniejsze jest:

• oddzielenie ludzi od problemu,
• skupienie się na interesach, a nie na stanowiskach,
• znalezienie takiego rozwiązania, aby obie strony osiągnęły korzyści,
• stosowanie obiektywnych kryteriów.

Rodzaje negocjacji

W literaturze naukowej można spotkać się z różnymi podziałami negocjacji na rodzaje. Wynika to z faktu, że dotyczącą one różnych stref naszego życia.

Podstawowy podział na rodzaje negocjacji obejmuje:

• negocjacje zwyczajne,
• negocjacje handlowe,
• negocjacje prawne.

Do grupy popularnych modeli zalicza się również następujący podział negocjacji:

• biznesowe,
• prawno-dyplomatyczne,
• niebiznesowe.

W ostatnich latach natomiast negocjacje dzieli się bardziej szczegółowo i wyróżniamy:

• negocjacje handlowe,
• negocjacje prawne,
• negocjacje zakupowe,
• negocjacje cenowe,
• negocjacje pracownicze.

Negocjacje handlowe

Negocjacje handlowe odbywają są najczęściej pomiędzy dwoma niezależnymi podmiotami lub firmami. Ten typ negocjacji jest prowadzony zazwyczaj w sytuacji, kiedy jeden podmiot ma towary do sprzedania, a drugi jest zainteresowany ich kupnem.

Zaznaczyć należy także, że negocjacje handlowe mogą dotyczyć transakcji związanych z kupnem lub sprzedażą usług. Do tego mogą dotyczyć kwestii finansowych, operacyjnych lub prawnych. Ich celem najczęściej jest ustalenie harmonogramu dostaw, zasad płatności, rozliczeń, cen towaru oraz specyfikacji oferowanych produktów.

Negocjacje prawne

Najczęściej mają charakter oficjalny, a do tego prawnie wiążący. Właściciele firm mogą zatrudnić prawników, którzy będą prowadzili negocjacje w ich imieniu.

Zakres negocjacji prawnych może być bardzo szeroki. Może być związany typowo z przepisami prawa, na przykład dotyczącymi ustawodawstwa w danej branży czy umów handlowych, a nawet wiązać się z różnymi sporami sądowymi.

W biznesie można spotkać się także z negocjacjami prawnymi, których celem jest nabycie jakiejś firmy czy przedsiębiorstwa. Podczas prowadzenia rozmów analizuje się, która strona zaoferowała lepsze i korzystniejsze warunki.

Negocjacje zakupowe

To proces polegający na ustaleniu zasad ewentualnej współpracy. Negocjacje zakupowe zaliczamy do grupy handlowej. Celem negocjacji jednej z zainteresowanych stron jest zakup danego towaru lub usługi w korzystnej cenie.

Bardzo często negocjacje zakupowe prowadzone są przez przedsiębiorstwa, które chcą zakupić duże ilości towarów. Dotyczy to sieci, m.in. supermarketów.

Ten proces może odbywać się w różnych formach. Niezmienny jest natomiast ich cel, czyli nawiązanie współpracy i wynegocjowanie najkorzystniejszych cen za oferowane produkty czy usługi przez kupującego.

Negocjacje cenowe

Ten rodzaj negocjacji polega na obniżaniu ceny zakupu danego produktu lub usługi w trakcie procesu negocjacyjnego. Wbrew powszechnej opinii nie są to negocjacje jednostronne. Choć warto zaznaczyć, że w ich przypadku trudno osiągnąć kompromis. Dlaczego? Niestety jedna ze stron zawsze będzie stratna.

Negocjacje cenowe zalicza się do grupy negocjacji handlowych. Wynika to z faktu, że skupiają się głównie na cenach towarów lub usług. Podstawową taktyką negocjacji podczas tych działań jest stosowanie progów cenowych, zaokrąglanie cen, a także ukrywanie cen poprzez grupowanie produktów.

Negocjacje pracownicze

To typ negocjacji, który bardzo często jest prowadzony pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Oczywiście negocjacje pracownicze mogą być także prowadzone pomiędzy pracodawcą a grupą pracowników. Te drugie najczęściej mają miejsce w dużych przedsiębiorstwach.

Mogą wiązać się z kwestiami finansowymi, rodzajem umowy, zakresem obowiązków, czasem pracy i wieloma innymi sprawami związanymi z zatrudnieniem. W przypadku negocjacji pracowniczych grupowych często możemy spotkać się rozmowami prowadzonymi przez związki zawodowe.

W niektórych uzasadnionych sytuacjach w negocjacjach pracowniczych udział mogą brać przedstawiciele organów społecznych czy państwowych. To jest uzależnione od profilu prowadzonej działalności.

Dowiedz się więcej na szkoleniach otwartych negocjacje w biznesie

Etapy i fazy negocjacji biznesowych

Negocjacje to szereg posunięć pomiędzy obiema stronami, które z założenia mają przynieść korzystne rezultaty. Kluczem jest wypracowanie kompromisu.

Jeśli zależy nam na tym, aby zakończyły się one dla nas sukcesem, musimy zapoznać się z etapami negocjacji. Trzeba się dobrze przygotować do ich prowadzenia, aby w poszczególnych fazach nic nas nie zaskoczyło.

Najczęściej wyróżnia się pięć etapów negocjacji i należy do nich:

• przygotowanie do negocjacji i ustalenie celów,
• poznanie oraz ocena celów i motywacji strony przeciwnej,
• wybór strategii i zespołu negocjacyjnego,
• właściwe negocjacje i precyzowanie ostatecznych ustaleń,
• zakończenie negocjacji.

Przygotowanie do negocjacji każdy powinien dopasować do ich zakresu. Nie ma jednego gotowego planu. Możemy jedynie wskazać kilka wspólnych punktów.

W pierwszej fazie negocjacji, czyli podczas przygotowań, powinniśmy przeanalizować aktualną sytuację swojego przedsiębiorstwa. Następnie określić cele naszych negocjacji, czyli co chcemy osiągnąć w czasie prowadzonych rozmów.

Do tego warto ustalić, na jakie ewentualne ustępstwa będziemy w stanie się zgodzić. Ponadto określić możliwe do przyjęcia alternatywne rozwiązania. Ważne jest także poznanie drugiej strony negocjacji oraz zastanowienie się nad wyborem konkretnej strategii negocjacyjnej, którą będziemy chcieli stosować w czasie tego procesu.

Druga faza negocjacji wiąże się z ich otwarciem oraz przedstawieniem warunków. Nawet podczas pierwszego spotkania można pokazać własne intencje, jak również poznać oczekiwania drugiej strony.

Warto w czasie drugiej fazy negocjacji zaprezentować otwartą postawę. To w znaczący sposób wpłynie na budowanie zaufania u ewentualnego partnera biznesowego. Wbrew pozorom ma to ogromny wpływ na przebieg negocjacji.

Podobnie zresztą jak wybór strategii i zespołu negocjacyjnego, który zaliczamy do trzeciej fazy negocjacji. Jej najważniejszym elementem powinna być orientacja na cele długoterminowe. Dokładnie rzecz ujmując, chodzi o podtrzymanie dotychczasowej współpracy i zakończenie negocjacji z poczuciem, że obie strony wyszły z nich zwycięsko.

Warto jednak zaznaczyć, że nie zawsze te negocjacje mają szanse zakończyć się korzystnie dla podmiotów je prowadzących. Może dojść do sytuacji, że zastosowane techniki negocjacyjne ostatecznie zakończą się dla obu stron postawą:

• wygrana-wygrana,
• wygrana-przegrana,
• przegrana-przegrana.

Negocjacja warunków zalicza się już do czwartej fazy. Można określić ją momentem, kiedy strony chcą zbliżyć się do wyniku rozmów biznesowych.

Podmioty prowadzące negocjacje powinny być otwarte i uczciwe względem siebie, aby dokładnie zapoznać się z wzajemnymi potrzebami. To etap, kiedy podstawowym zadaniem obu stron jest wypracowanie rozwiązania, które będzie dla nich korzystne.

Na tym etapie stosuje się także różnego typu techniki negocjacyjne, aby osiągnąć swój cel i wypracować porozumienie. Można stosować wzajemne ustępstwa oraz kompromisy, aby pomyślnie zakończyć rozmowy.

Ostatnia faza negocjacji to zakończenie. Inaczej mówiąc, podsumowanie wszystkich podjętych działań i wypracowanych ustaleń, których zwieńczeniem jest podpisanie umowy.

Należy jednak zaznaczyć, że podpisanie kontraktu to jedna kwestia. Druga to wdrożenie wszystkich ustaleń w życie.

Nie można zapomnieć o stałym monitorowaniu postępów. Zakończenie negocjacji to również dobry moment, aby ocenić, czy nie popełniliśmy błędów. To także odpowiednia pora, żeby wyciągnąć wnioski na przyszłość. Każdą najmniejszą pomyłkę można w późniejszym czasie przekuć w atut. Ważne, aby ją na czas dostrzec i zwyczajnie poprawić.

Postawy negocjacyjne

W biznesie obowiązuje kilka strategii negocjacji. Jedną z najpopularniejszych jest strategia współpracy. Oznacza ona zawarcie porozumienia stwarzającego możliwość realizacji interesów obu stron biorących udział w całym procesie.

Strategia współpracy polega na tym, że obie strony stawiają relacje między sobą na równi z wynikiem. Cechuje się tym, że od początku obie strony mają kompatybilne cele lub zależy im, aby zrealizować swój cel tak, by wszyscy na tym zyskali.

W jej ramach strony mogą przyjąć postawę „win-win”, „win-lose” lub „lose-lose”. Należy przy tym zaznaczyć, że jeśli nie jest możliwe zastosowanie strategii współpracy, jedna ze stron może wykorzystać inne taktyki negocjacyjne, takie jak wywieranie wpływu, manipulację oraz perswazję.

Postawa wygrana-wygrana (win-win)

Postawa wygrana-wygrana to idealne rozwiązanie, kiedy obie strony kończą negocjacje z poczuciem zwycięstwa. W tej postawie bardzo ważne jest, aby druga strona nie traktowała nas jako przeciwnika, ale partnera. Kluczem jest dążenie do osiągnięcia kompromisu.

Przeczytaj na blogu: Negocjacje win-win – czym są? Etapy i zalety

Ma ona wiele zalet, ponieważ zwiększa szanse na dalszą współpracę. A same negocjacje toczą się w pozytywnej atmosferze. Do tego nie pozostawia nikogo z poczuciem przegranej.

Postawa wygrana-przegrana (win-lose)

Ta postawa zakłada, że jedna ze stron poniesie porażkę podczas negocjacji. Atmosfera jest negatywna, a dyskusja z góry nastawiona na przegraną drugiej strony. Może to być podyktowane brakiem możliwości osiągnięcia kompromisu, jak również traktowaniem partnera w czasie negocjacji jako wroga.

Technika negocjacyjna win-lose opiera się przede wszystkim na manipulacji faktami lub ludźmi. Dlatego bardzo ważne jest, aby przystępując do negocjacji umieć rozpoznać moment, kiedy ktoś próbuje zastosować manipulację.

Jeśli nie zareagujemy na czas, możemy niestety przegrać. Często podczas stosowania techniki win-lose stosuje się blef oraz metodę „dziel i rządź”.

Postawa przegrana-przegrana (lose-lose)

W czasie negocjacji może dojść do sytuacji, kiedy żadna ze stron nie zdoła wypracować korzystnego dla siebie porozumienia. Nie dość, że doprowadzi do przegranej drugiej strony, to również sama poniesie porażkę, a nawet straty.

W biznesie o tej technice mówi się, że strony dążą do silnego zdominowania partnera i zaszkodzenia sobie. Często taka sytuacja ma miejsce, kiedy strony nie dostrzegają możliwych do zaakceptowania rozwiązań problemu czy konfliktu.

Przeczytaj więcej na blogu: Kompetencje miękkie i twarde — co musisz o nich wiedzieć?

Najważniejsze strategie negocjowania

W biznesie wyróżnia się pięć głównych strategii negocjacji, do których należy unikanie, łagodzenie, kompromis, dominacja i kooperacja.

Pierwsza z nich polega na postępowaniu, którego celem jest podejmowanie działań uniemożliwiających doprowadzenie do negocjacji.

Łagodzenie wiąże się z działaniami obejmującymi szereg ustępstw jednej ze stron, na które ta jest gotowa wyrazić zgodę, aby dojść do porozumienia. Co ważne, nawet kosztem własnych interesów.

Strategia kompromisu z kolei zakłada częściowe ustępstwa. Jej istotą są ustępstwa pod warunkiem, że podobnie postąpi druga strona. Najważniejsze, aby zakończenie negocjacji wiązało się z uzyskaniem podobnych korzyści dla obu stron.

Kiedy podczas negocjacji jedna ze stron ma daleko idące żądania dotyczące korzystnych dla niej rezultatów, mówimy, że została zastosowana strategia dominacji. Stosowana jest w sytuacji, gdy czujemy, że mamy przewagę nad partnerem biznesowym. Jej celem jest osiągnięcie jednostronnej korzyści.

Ostatnią popularną strategią negocjacyjną w biznesie jest kooperacja. Polega na maksymalizacji realizacji interesów obu stron, które prowadzą negocjacje. Ich celem jest współpraca na podstawie zawartej umowy.

Przestrzeganie tych zasad pozwoli zwiększyć skuteczność negocjacji

Znajomość faz i etapów negocjacji, a do tego opanowanie metod i technik negocjacyjnych, jest niezbędne podczas prowadzenia szeroko rozumianej działalności gospodarczej. Niezależnie od tego, jaką prowadzimy firmę, będziemy musieli zawsze coś negocjować.

Wybór konkretnej strategii negocjacyjnej jest uzależniony od celu, jaki będziemy chcieli osiągnąć. Dobrze znać różne taktyki negocjacyjne, aby nie dać się zaskoczyć partnerom biznesowym, tylko samemu zawsze wyprzedzać o krok drugą stronę.

W Certes prowadzimy szkolenia i kursy poświęcone strategiom i negocjacjom w biznesie. Dzięki nim zapoznasz się m.in. z podstawowymi i zaawansowanymi strategiami negocjacyjnymi, nabędziesz też umiejętność prowadzenia negocjacji.

Nasze kursy i szkolenia sprawią, że będziesz mógł samodzielnie opracować scenariusz negocjacji i poradzić sobie z każdym kontrahentem!