Employer branding - co to? Jak budować profesjonalny wizerunek pracodawcy?

Sprawne zarządzanie procesami biznesowymi (Business Process Management) jest ważne dla organizacji dążących do osiągnięcia doskonałości operacyjnej i konkurencyjności na rynku. To podejście pozwala na identyfikację, planowanie, optymalizację i monitorowanie procesów w organizacji. Tym samym zwiększa efektywność, redukuje koszty oraz dostosowuje przedsiębiorstwo do aktualnych warunków rynkowych. 

Zdobądź wiedzę na temat istoty kierowania procesami biznesowymi oraz poznaj główne etapy tego cyklu zarządzania. Przedstawimy korzyści, jakie organizacje mogą odnieść dzięki skutecznemu wdrożeniu strategii BPM. Sprawdź, dlaczego BPM staje się nieodłącznym elementem sukcesu przedsiębiorstw.

Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)?

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to podejście organizacyjne mające na celu zoptymalizowanie i usprawnienie działań w ramach przedsiębiorstwa poprzez skoncentrowanie się na procesach biznesowych. Proces biznesowy z kolei to zestaw powiązanych ze sobą działań i operacji, które są wykonywane w celu osiągnięcia określonego celu biznesowego. 

BPM obejmuje: 

• kreację, 
• ocenę, 
• implementację, 
• śledzenie,
• doskonalenie procesów

po to, by zwiększyć efektywność i elastyczność organizacji.

Podstawowe elementy zarządzania procesami biznesowymi to:

• Projektowanie procesów

Określenie celów procesu, identyfikacja zaangażowanych zasobów, ustalenie kroków i etapów procesu.

• Analiza procesów

Ocena istniejących procesów pod kątem efektywności, identyfikacja obszarów poprawy i eliminacja zbędnych działań.

• Wdrażanie procesów

Działanie według zaprojektowanych procesów, szkolenie pracowników i dostosowanie systemów informatycznych.

• Monitorowanie procesów

Śledzenie wydajności procesów w czasie rzeczywistym, identyfikacja ewentualnych problemów i monitorowanie wyników.

• Doskonalenie procesów

Systematyczne wprowadzanie usprawnień, analiza danych zwrotnych, dostosowywanie do zmieniających się warunków biznesowych.

BPM obejmuje również użycie narzędzi i technologii, takich jak oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (BPMS). Oprogramowanie pomaga w automatyzacji i śledzeniu procesów. Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) jest często integrowana z BPM, co z kolei umożliwia zautomatyzowanie rutynowych zadań i zwiększenie efektywności.

Dowiedz się więcej na szkoleniach:

Zarządzanie procesami biznesowymi

Lean management – optymalne zarządzanie procesami produkcyjnymi

Celem BPM jest osiągnięcie lepszej kontroli nad operacjami organizacji, zwiększenie elastyczności w związku ze zmianami rynkowymi i technologicznymi oraz dostosowanie się do nowych wymagań klientów. Dzięki BPM organizacje mogą lepiej reagować na zmiany, redukować koszty, poprawiać jakość usług i skrócić czas wprowadzania produktów czy usług na rynek.

Typy procesów biznesowych

Procesy biznesowe mogą być zróżnicowane. Zależą one od branży, rodzaju organizacji oraz specyfiki działań. Kilka ogólnych typów procesów biznesowych to:

• Procesy operacyjne:
  • Procesy produkcyjne związane z wytwarzaniem materialnych produktów.
  • Procesy dostawcze obejmujące zamówienia, dostawy i zarządzanie dostawcami.
  • Procesy obsługi klienta dotyczące kompleksowej obsługi klienta, odpowiedzi na zapytania i rozwiązywanie problemów.

• Procesy zarządcze:
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR.), czyli procesy związane z rekrutacją, szkoleniem, wynagradzaniem i zarządzaniem personelem.
  • Zarządzanie finansami związane z rachunkowością, budżetowaniem i kontrolą finansową.

• Procesy wsparcia:
  • Dotyczące zarządzania infrastrukturą IT, wsparciem technicznym i rozwijaniem systemów informatycznych.
  • Procesy administracyjne związane z obsługą biurową, archiwizacją dokumentów i zarządzaniem informacjami.

• Procesy strategiczne:
  • Obejmujące określenie celów, strategii i działań mających zapewnić długoterminowy sukces organizacji.
  • Procesy innowacji związane z wprowadzaniem nowych produktów, usług czy technologii.

• Procesy obsługujące klienta:
  • Procesy sprzedaży obejmujące etapy od identyfikacji potencjalnego klienta do finalizacji transakcji.
  • Procesy obsługi klienta zapewniające wsparcie klientom po dokonaniu zakupu.

• Procesy logistyczne:
  • Zarządzanie łańcuchem dostaw, które dotyczy efektywnego przemieszczania produktów od producenta do klienta.
  • Zarządzanie zapasami, czyli kontrolowanie poziomów magazynowych i zarządzanie dostawami.

• Procesy jakościowe:
  • Zarządzanie jakością mające utrzymać lub poprawić jakość produktów i usług.
  • Identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem związanym z działalnością organizacji.

Warto zauważyć, że te kategorie są ogólne, a wiele organizacji dostosowuje je do własnych potrzeb i specyfiki branżowej. Procesy biznesowe są często wzajemnie powiązane i skomplikowane, co sprawia, że dla osiągnięcia celów organizacji ważne jest fachowe zarządzanie nimi.

Usprawnianie procesów podnosi firmę na wyższy poziom

Współczesne przedsiębiorstwa zwracają uwagę na usprawnianie procesów biznesowych w swojej strategii rozwoju. Efektywne zarządzanie procesami nie tylko pozwala na zwiększenie efektywności operacyjnej, ale także stanowi istotny czynnik determinujący konkurencyjność organizacji. 

Przeczytaj na blogu:

Zarządzanie przez cele — zalety i wpływ na funkcjonowanie firmy

Czym jest przywództwo? Rodzaje i typy przywództwa. Różnica między przywództwem a zarządzaniem

Usprawnianie procesów obejmuje identyfikację, analizę i optymalizację działań przy jednoczesnej eliminacji zbędnych kroków, redukcji czasu realizacji zadań oraz poprawie jakości produktów czy usług. Firmy, które skutecznie wdrażają strategie usprawniania procesów, zazwyczaj szybko zauważają wzrost efektywności, a to prowadzi do oszczędności czasu i zasobów.

Usprawnianie procesów nie tylko przyczynia się do eliminacji błędów, strat i niebezpieczeństwa stagnacji, ale także umożliwia dostosowywanie się do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Dynamika rynków i rosnące oczekiwania klientów wymagają od firm elastycznej i błyskawicznej reakcji poprzez zastosowanie zasad zarządzania procesami biznesowymi. Firmy, które systematycznie inwestują w usprawnianie swoich procesów, mają szansę na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej, dostosowanie się do nowych wyzwań rynkowych oraz lepiej wykorzystują dostępne zasoby. W rezultacie skoncentrowane na doskonaleniu procesów organizacje mogą podnosić swoje standardy operacyjne, co przekłada się na wyższą satysfakcję klientów i zdolność do konsekwentnego osiągania strategicznych celów biznesowych.

Przeczytaj na blogu:

Menedżer – kim jest i jaka jest jego rola w firmie?

Zarządzenie zmianą. Co to jest? Jak zaplanować etapy procesu

Strategia i proces zarządzania procesowego 

Skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) jest wartościowym narzędziem dla organizacji dążących do osiągnięcia efektywności operacyjnej i elastyczności w reagowaniu na zmiany rynkowe. Obejmuje ono kilka etapów niezbędnych do skutecznego doskonalenia i optymalizacji procesów.

Projektowanie procesów

Jest początkowym etapem strategii BPM. Organizacja identyfikuje, analizuje i definiuje poszczególne kroki procesów biznesowych. Staranne projektowanie procesów ma na celu nie tylko usunięcie zbędnych etapów, ale także dostosowanie działań do celów strategicznych firmy.

Modelowanie procesów

Modelowanie procesów pozwala na stworzenie reprezentacji graficznej struktury procesu. Narzędzia do modelowania procesów pomagają w zrozumieniu relacji między różnymi etapami, identyfikacji najważniejszych punktów decyzyjnych oraz ocenę wpływu ewentualnych zmian na całość procesu.

Wykonanie (automatyzacja procesu)

Automatyzacja procesu umożliwia przeniesienie teoretycznego modelu na płaszczyznę operacyjną. Dzięki zastosowaniu narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych (BPA) organizacje mogą usprawnić wykonywanie zadań, eliminując konieczność manualnego wykonywania rutynowych operacji.

Monitorowanie

Monitorowanie procesów pozwala na śledzenie wydajności i identyfikację ewentualnych problemów w czasie rzeczywistym. Narzędzia monitorowania dostarczają danych i wskaźników ważnych wyników (KPI) pomagających w ocenie efektywności i zgodności z założeniami strategicznymi.

Optymalizacja

Ostatecznym etapem strategii BPM jest optymalizacja. Opiera się ona na analizie danych zebranych podczas monitorowania i umożliwia identyfikację obszarów wymagających poprawy. Optymalizacja procesów jest procesem ciągłym, kierującym organizację ku doskonałości operacyjnej i lepszej zdolności dostosowywania się do zmieniającego się otoczenia biznesowego.

Przeczytaj na blogu: Mapa ryzyka – czym jest? Metody oceny ryzyka w organizacji

Jakie korzyści daje organizacji zarządzanie procesami biznesowymi?

• Umożliwia identyfikację, projektowanie i optymalizację procesów, co prowadzi do eliminacji zbędnych etapów i redukcji kosztów operacyjnych. Skraca czas wykonywania zadań, zwiększając jednocześnie precyzję i eliminując błędy ludzkie.
• Wspomaga organizację w dostosowywaniu się do zmian na rynku poprzez zwiększenie elastyczności operacyjnej. Monitorowanie procesów w czasie rzeczywistym umożliwia szybkie reagowanie na problemy oraz optymalne wykorzystanie zasobów. Poprzez skoncentrowanie się na doskonaleniu procesów organizacje mogą zwiększyć satysfakcję klientów, poprawić jakość produktów i usług oraz szybciej wprowadzać nowości na rynek.
• Wprowadza kulturę ciągłego doskonalenia przyczyniającą się do budowy bardziej innowacyjnej i adaptacyjnej organizacji. A to przekłada się na lepszą pozycję rynkową, większą rentowność oraz zdolność do skutecznego radzenia sobie ze zmiennym otoczeniem biznesowym.