Model pięciu dysfunkcji pracy zespołowej - jak zbudować efektywny zespół?

Nie można wykreować żadnego wartościowego projektu bez zgranego zespołu. Jeśli grupa osób doskonale się ze sobą komunikuje, ich praca przynosi każdemu z członków satysfakcję. Jeśli jednak pojawiają się problemy, zespół nie wykona pracy lub będzie pracował nieterminowo i niesolidnie. 

Jeśli tworzysz zespół, pamiętaj, że na  każdego menedżera czy kierownika zespołu czyha aż pięć różnych pułapek związanych z pracą całej grupy. Zwróć uwagę na problemy, z jakimi możesz mieć do czynienia i zacznij je rozwiązywać, zanim zaprzepaszczą całe miesiące wspólnej pracy. Pułapki pracy zespołowej opisał w swojej książce “Pięć dysfunkcji pracy zespołowej” Patrick Lencioni. 

Model Pięciu dysfunkcji pracy zespołowej w książce Patricka Lencioni

Amerykański publicysta Patrick Lencioni przez lata pracował jako manager w branży IT, stąd też w swojej książce dzieli się własnymi doświadczeniami. Model przez niego wymyślony pokazuje, na czym opiera się praca w grupie i na jakie problemy można się natknąć, kierując pracą zespołu. 

Książka ma formę pouczającej i wciągającej opowieści o dyrektor firmy, Kathryn Petersen, która musi rozwiązać ogromny problem przywództwa. Jej zespół nie potrafi się porozumieć, a brak współpracy może zatopić jej firmę. Ona sama zaś może stracić intratną posadę. 

Dowiedz się więcej na szkoleniach:

Komunikacja menedżerska

Przywództwo

WESPÓŁ W ZESPÓŁ – współpraca w zespole

Lencioni w swojej opowieści o przywództwie uświadamia czytelnikom, że przywództwo wymaga odwagi, ale także znajomości ludzkich charakterów i odpowiedniego podejścia do podwładnych. Opisuje także sprawdzony model działania, który umożliwia, krok po kroku, pokonanie problemów i zbudowanie od nowa zespołu, tym razem skutecznego. To ciekawa forma poradnika, która wciąga i tłumaczy, jak zostać liderem godnym zaufania w złożonym świecie zespołów ludzkich i stworzyć zespół, który realizuje projekty sprawnie, kończąc je sukcesem. 

Przeczytaj na blogu:

Czym jest kierowanie zespołem? Jakie są metody kierowania zespołem?

Autorytet lidera zespołu — kluczowy element efektywnej pracy zespołowej

Model ma kształt piramidy. Na samym dole jest zaufanie, później umiejętność konstruktywnego konfliktu, zaangażowanie, odpowiedzialność oraz dbałość o wyniki. Twierdzi też, że dysfunkcje w pracy zespołu wynikają z problemów na każdym z wyróżnionych etapów.

Brak zaufania

Co oznacza brak zaufania w zespole? Przede wszystkim członkowie grupy nie są ze sobą szczerzy, nie są otwarci, czują dyskomfort, dzieląc się informacjami oraz opiniami. Nie mówią o swoich obawach i potrzebach, nie krytykują innych i nie spierają się z nimi, co może być twórcze. Takie środowisko nie sprzyja współpracy i nie pozwala na efektywne rozwiązywanie problemów. 

 Przejawy braku zaufania:

• Członkowie zespołu nie dzielą się z resztą grupy swoimi pomysłami, informacjami, które mają, ale także nie są otwarci na pomysły innych. 
• Nie mówią o swoich obawach, nie wyrażają swoich opinii lub mówią co innego, niż myślą. Nawet jeśli sytuacja wymaga bycia szczerym, zatajają ważne dla realizacji projektu informacje. 
• Konflikty to kolejny objaw braku zaufania wśród członków zespołu, którzy nie wiedzą o intencjach i motywacjach swoich partnerów. Częste konflikty pogarszają atmosferę pracy i nie sprzyjają wspólnemu rozwiązywaniu problemów.  

Przezwyciężenie braku zaufania:

• Spotkania integracyjne, wspólne wyjścia po pracy albo w trakcie lunchu i inne działania, które wzmacniają relacje, budują więź między członkami zespołu i sprawiają, że bardziej sobie ufają. 
• Kierownik zespołu powinien wręcz namawiać do dyskusji, wymiany opinii, dzielenia się swoimi obawami. Ważna jest stała, otwarta komunikacja, która podnosi zaufanie do członków zespołu. 
• Osobą, która jest wzorem komunikacji, powinien być lider zespołu. To on musi być otwarty, słuchać, reagować na potrzeby, pokazywać, że rozmowa, nawet trudna, jest sposobem rozwiązywania problemów, a nie przyczyną waśni i nieporozumień.  

Zespół, który jest efektywny, musi mieć zaufanie do każdego współpracownika, a także do menedżera.

Przeczytaj na blogu: Profesjonalna kadra zarządzająca. Jak stworzyć zespół, który zapewni efektywną pracę firmy?

Obawa przed konfliktem

Kiedy członkowie zespołu czują strach przed konfrontacją, obawiają się negatywnych konsekwencji, takich jak zmiana atmosfery w zespole, utrata przyjaciela, problemy eskalują, ponieważ nie są rozwiązywane wtedy, kiedy można to zrobić najszybciej i najłatwiej. 

Przejawy obaw przed konfliktem:

• Członkowie zespołu uciekają przed trudnymi tematami, nie dyskutują na temat różnorodności opinii czy różnego podejścia do zadań. Tym samym problemy nie znikają, a wręcz się nawarstwiają. 
• Członkowie zespołu poprzez innych przekazują informacje o tym, jak się czują w zespole, czy jaką mają opinię. Nie komunikują wyraźne swoich ocen i nie przedstawiają bezpośrednio swojego stanowiska. 
• Taka obawa prowadzi do poczucia napięcia w zespole, nawet wśród osób, których konflikt nie dotyczy bezpośrednio. To sytuacja stresująca, która negatywnie wpływa na pracę.  

Przezwyciężenie obawy przed konfliktem:

• Należy stworzyć taką atmosferę, w której konflikty są częścią pracy i prowadzą do rozwiązania problemów. Dzięki akceptacji konfliktów, zmniejszy się obawa przed nimi. 
• Warto zorganizować szkolenia z zakresu skutecznej komunikacji i rozwiązywania konfliktów. Dzięki nim członkowie zespołu nauczą się, że konflikt i jasna wymiana informacji, także ekspresja swojego niezadowolenia, może prowadzić  ostatecznie do porozumienia i rozwiązania kluczowych problemów. 
• Kierownik zespołu powinien sam zachęcać do konstruktywnej krytyki i wymiany opinii. W ten sposób da jasny sygnał, że konfliktu nie należy się obawiać.

Dowiedz się więcej na szkoleniach: Zarządzanie konfliktem – Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji

Zespół, który ma skutecznie rozwiązywać problemy, musi komunikować się otwarcie, stosować konstruktywną krytykę i nie obawiać się potencjalnie przykrych konsekwencji swoich opinii.

Przeczytaj na blogu:

Jak rozwiązywać konflikty w zespole?

Facylitacja – czym jest? Jak pomaga zwiększyć efektywność grupy?

Brak zaangażowania

Brak zaangażowania w zespole to brak entuzjazmu i zainteresowania osiągnięciem sukcesu, więc tym samym brak poczucia sensu i motywacji do działania. Takie zachowanie członków zespołu oznacza niską wydajność pracy, a tym samym niskiej jakości efekty działania. 

Przejawy braku zaangażowania:

• Członkowie zespołu nie przejmują się wynikami swojej pracy, bo nie angażują się w realizację celów. 
• Nie podejmują żadnej dodatkowej inicjatywy, nie szukają innowacji i rozwiązania problemów. 
• Nie można wyczuć żadnego entuzjazmu i pozytywnej energii, która miałaby wpływ na motywację wszystkich członków zespołu i szybkie osiąganie celów organizacji.

Przezwyciężenie braku zaangażowania:

• Kierownik zespołu musi jasno komunikować cele oraz to, jak wiele znaczy ukończenie danego projektu. W ten sposób działa motywująco. 
• Menedżer musi znać swoich podwładnych na tyle, by dopasować ich obowiązki do umiejętności oraz zainteresowań. Dzięki temu zwiększy zaangażowanie w wykonywanie powierzonych zadań. 
• Lider zespołu musi wspierać kreatywność, innowacyjność oraz zaangażowanie, doceniając nie tylko osiągnięcia zespołu, ale także podjęty wysiłek.  

Zespół, w którym brak zaangażowania został przezwyciężony, będzie zdolny do osiągania wysokich wyników i zrealizuje cele, jakie stawiają przed nim przełożeni.

Unikanie odpowiedzialności

Unikanie odpowiedzialności oznacza obawę przed krytyką, ale także brak pewności siebie, lenistwo, niechęć do wykonywania trudniejszych obowiązków i nieprzyznawanie się do błędów. 

Przejawy unikania odpowiedzialności: 

• Członkowie zespołu, którzy podjęli złą decyzję lub nie wykonali należycie zadania, przerzucają winę na innych, na czynniki zewnętrzne, nie chcą przyznać się do winy. 
• Członkowie zespołu, zamiast podejmować wyzwania i rozwiązywać bieżące problemy, ignorują je, obarczają nimi innych, nie biorą na siebie konsekwencji. 
• Osoby, które unikają odpowiedzialności, nie uczestniczą aktywnie w pracy zespołowej. Oczekują, że inni wykonają pracę za nich. 

Przezwyciężenie kryzysu związanego z unikaniem odpowiedzialności:

• Aby uniknąć niejasnych sytuacji, przełożony musi dokładnie określić obowiązki każdego członka zespołu. 
• Członkowie zespołu powinni także wykazywać umiejętności przywódcze. Menedżer powinien wzmacniać w zespole asertywność, promować samodzielne podejmowanie decyzji, ale także stworzyć atmosferę, w której błąd będzie traktowany jako nauczka, nie zaś pretekst do nagany czy zwolnienia. To zmniejsza obawę przed negatywnymi konsekwencjami podjętej decyzji. 

Tylko zespół, który nie boi się odpowiedzialności, jest skuteczny, odpowiedzialny i śmiało podejmuje wyzwania, a ostatecznie osiąga zamierzone cele.

Przeczytaj na blogu: Jak usprawnić komunikację w zespole projektowym?

Brak dbałości o wyniki

Niższa efektywność zespołu może wynikać z tego, że poszczególni jego członkowie nie mają motywacji do osiągania wyników. Nie skupiają się na celach i rezultatach i nie mają one dla nich dużego znaczenia. 

Przejawy braku dbałości o wyniki:

• Członkowie zespołu są nie skoncentrowani na osiągnięciu celów, nie robią postępów w realizacji zadań lub robią je zbyt wolno, by zakończyć projekt z sukcesem. 
• Nie przejmują się rezultatami swojej pracy i pracy zespołu, nie chcą udoskonalać projektów, co przekłada się na stagnację. 
• Zespół nie monitoruje działania i nie ocenia wyników swojej pracy. Przez to nie identyfikuje obszarów, które wymagają poprawy. Tym samym wynik pracy zespołu nie jest satysfakcjonujący.

Pokonanie braku dbałości o wyniki:

• Menedżer powinien jasno określać cele i oczekiwania względem zespołu i poszczególnych pracowników tak, by wiedzieli oni, jaki finał prac będzie satysfakcjonujący. 
• Musi też stale motywować do doskonalenia się i dążenia do jak najlepszych wyników. To zwiększa zaangażowanie członków zespołu w realizację obowiązków służbowych.
• Niezmiernie ważne jest również regularne ocenianie i monitorowanie postępów. Można dzięki temu na bieżąco wyłapywać błędy i obszary, które wymagają poprawy.

Zespół, który pokonał brak zaangażowania i zaczął dbać o wyniki, jest skoncentrowany na celu i dąży do zakończenia projektu w terminie i zgodnie z oczekiwaniami.

Jak przełamać dysfunkcje i zbudować efektywny zespół?

Autor bestsellerów, Patrick Lencioni, przedstawia także sposoby na pokonanie wyżej wymienionych dysfunkcji i zbudowanie zespołu, który jest efektywny i dąży do celu, nie bojąc się przy tym wyzwań i nierzadko konfrontacji. 

• Pierwszym etapem budowania zaangażowanego zespołu jest diagnoza problemów. Według Patricka Lencioniego osoba zarządzająca zespołami powinna ocenić zespół i zidentyfikować główne obszary, które sprawiają, że jest on nieefektywny. Może w tym celu wykorzystać ankiety, przeprowadzić indywidualne wywiady z każdym z pracowników albo sesję grupową. 
• Kolejny etap polega na wykreowaniu wspólnego celu lub misji. Cel musi być prosty i zrozumiały dla każdego członka zespołu i motywować do działania. Ważne jest także monitorowanie postępów prac, jasne komunikowanie, co należy poprawić, a co zasługuje na pochwałę. 
• Zespół odniesie sukces wtedy, kiedy poszczególni jego członkowie ufają przełożonemu i sobie nawzajem. Kierownik zespołu musi zadbać o uczciwą, otwartą komunikację i wspierać zespół. Narzędziem do tego są między innymi warsztaty, wyjazdy integracyjne, wspólne imprezy i wyjścia po pracy. Zarówno podczas wspólnych wyjazdów lub wyjść, jak i podczas pracy, warto zachęcać zespół do dzielenia się swoimi przemyśleniami, opiniami, a także obawami. W grupie powinna panować atmosfera sprzyjająca komunikacji i otwartemu wyrażaniu poglądów, bez obaw o negatywne konsekwencje.
• W dziedzinie komunikacji, zarządzania konfliktami, rozwiązywania problemów, ale także innych kwestii związanych z pracą zespołową organizowane są szkolenia, w których mogą wziąć udział zarówno menedżerowie, jak i sami członkowie zespołu. Szkolenie to skuteczne narzędzie edukacyjne, zwłaszcza wtedy, kiedy teoria jest połączona z analizą przypadków czy warsztatami praktycznymi. 

Pokonanie pięciu kluczowych dysfunkcji jest łatwiejsze z liderem zespołu, który jest jednocześnie mentorem, czyli potrafi wspierać, motywować, dba o kreatywną, pozytywną atmosferę w pracy. Lider umiejętnie chwali za postępy, ale także zwraca uwagę na błędy w sposób konstruktywny i nie demobilizujący. Musi on jednak stale monitorować pracę i otrzymywać od zespołu informacje zwrotne. Nie bez znaczenia jest także to, jak określi role poszczególnych podwładnych, ustali procedury współpracy, podejmowania decyzji i odpowiedzialności. Dzięki temu można uniknąć chaosu i od razu wiadomo, który członek zespołu za co odpowiada. 

Niezależnie też, czy zespół odniesie sukces, czy porażkę, ważna jest rozmowa o tym, co zawiodło, co można poprawić w przyszłości, a także pochwała całego zespołu i jego pojedynczych członków, gdy praca zakończyła się sukcesem. To zachęca do ciągłego samodoskonalenia. A z takim zespołem firma może ciągle się rozwijać.