Czym jest OKR? Jak stosować metodę OKR-y?

OKR – co to jest?

OKR to metoda zarządzania, która pomaga firmom w ustalaniu i monitorowaniu celów, a także mierzeniu postępów w ich realizacji.

Główna zasada OKR polega na podziale celów na dwie kategorie:

• Objectives – cele, które mają charakter jakościowy i wyznaczają ogólny kierunek działania firmy. Są ambitne, inspirujące i dają jasność co do tego, co firma lub zespół chce osiągnąć.
• Key Results – kluczowe rezultaty, które są wymiernymi wskaźnikami sukcesu, pomagającymi określić, w jakim stopniu cel (Objective) został osiągnięty. Powinny być konkretne, mierzalne i osiągalne w wyznaczonym czasie.

Poznaj wszystkie szkolenia zarządzanie organizacją

OKR można zdefiniować również jako narzędzie, które wspiera transparentność, odpowiedzialność i wyznaczanie priorytetów w firmie. Cele (Objectives) są definiowane na wysokim poziomie strategicznym, ale ich realizacja jest oparta na zestawie konkretnych działań, które mają prowadzić do osiągnięcia kluczowych rezultatów (Key Results).

OKR, KPI, MBO – jakie są różnice?

Choć OKR często jest zestawiany z innymi narzędziami zarządzania, takimi jak KPI (Key Performance Indicators) czy MBO (Management by Objectives), warto podkreślić istotne różnice między nimi.

OKR (Objectives and Key Results):

• Kierunek i elastyczność – OKR to metoda zorientowana na osiągnięcie ambitnych, jakościowych celów, które inspirują zespół do działania. Kluczowe rezultaty są mierzalne, ale cele same w sobie często mają bardziej jakościowy charakter.
• Cykliczność – cele i kluczowe rezultaty są zwykle ustalane na kwartał, co daje zespołom możliwość regularnej ewaluacji postępów i dostosowywania działań w trakcie procesu.
• Transparentność – OKR promuje jawność celów – w wielu firmach są one dostępne do wglądu dla wszystkich pracowników, co sprzyja współpracy między zespołami.

KPI (Key Performance Indicators):

• Skupienie na wydajności – KPI to wskaźniki używane głównie do mierzenia wydajności operacyjnej. Skupiają się na monitorowaniu konkretnych liczb, np. przychodów, liczby nowych klientów czy wyników sprzedaży.
• Długoterminowe cele – KPI często są bardziej stabilne i mogą być stosowane na dłuższy okres, służąc jako wskaźniki sukcesu strategicznego.
• Mierzalność i konkretność – KPI są wysoce mierzalne i precyzyjne,  odpowiadają na pytanie „jakie mamy wyniki?” w kontekście realizacji strategii.

MBO (Management by Objectives):

• Zarządzanie przez cele – MBO, podobnie jak OKR, opiera się na ustalaniu celów, ale skupia się bardziej na indywidualnych celach pracowników. Metoda ta polega na wyznaczaniu celów indywidualnych dla każdego członka zespołu, które są związane z ogólnymi celami firmy.
• Ewaluacja roczna – w MBO cele są ustalane zazwyczaj na rok i oceniane na koniec okresu, co może prowadzić do zbyt rzadkiej oceny postępów.
• Ograniczona transparentność – w MBO cele często są ustalane indywidualnie i niekoniecznie są jawne dla całej organizacji, co może ograniczać współpracę między zespołami.

Przeczytaj na blogu: Zarządzanie przez cele — zalety i wpływ na funkcjonowanie firmy

Jak stosować metodę zarządzania przez cele?

Zarządzanie przez cele to efektywny sposób na kierowanie organizacją, ale aby metoda była skuteczna biznesowo, należy podejść do niej systematycznie.

Oto kilka najważniejszych kroków, które pomogą w efektywnym zarządzaniu za pomocą OKR-ów:

• Ustal inspirujące cele (Objectives) – cele powinny być ambitne i inspirować do działania. Muszą być jasno zdefiniowane i mieć na celu wprowadzenie istotnej zmiany lub osiągnięcie kluczowych rezultatów. Należy unikać formułowania zbyt ogólnych lub zbyt szczegółowych celów – powinny być one wyraźnie związane z misją i strategią firmy.
• Zdefiniuj mierzalne rezultaty (Key Results) – kluczowe rezultaty to konkretny sposób mierzenia postępów w realizacji celu. Muszą być SMART (Specyficzne, Mierzalne, Atrakcyjne, Realistyczne i Terminowe) i pokazywać, w jakim stopniu osiągnęliśmy cel. Ważne jest, aby były mierzalne, np. „zwiększenie liczby użytkowników o 20%” lub „zmniejszenie kosztów produkcji o 10%”.
• Monitoruj postępy i dostosowuj działania – regularne monitorowanie postępów jest kluczowe w metodzie OKR. Zaleca się kwartalne przeglądy, aby ocenić, czy kluczowe rezultaty są realizowane zgodnie z planem i czy cele wciąż są aktualne. Metoda OKR jest elastyczna, co pozwala na modyfikowanie celów w miarę postępów.
• Komunikacja i zaangażowanie zespołów – ważnym elementem zarządzania przez cele jest komunikacja. Cele i rezultaty muszą być jasne dla całego zespołu. Regularne spotkania, tzw. „check-ins”, pozwalają na omówienie postępów, problemów i ewentualnych zmian w strategii.
• Pamiętaj o feedbacku – to integralna część OKR! Daje zespołom możliwość oceny, co działa, a co wymaga poprawy. Dzięki regularnym ocenom zespół może lepiej dostosować swoje działania do celów i zidentyfikować obszary, które wymagają dodatkowej uwagi.

Przeczytaj na blogu: Performance management – co to jest? Zarządzanie efektywnością to krok na przód

Jak wdrożyć metodę OKR w firmie?

Wdrożenie OKR wymaga systematycznego podejścia oraz zaangażowania zespołów na różnych szczeblach organizacji. Jak krok po kroku wdrożyć metodę OKR w Twojej firmie? 

1. Przeprowadź szkolenia dla zespołu – przed rozpoczęciem wdrożenia OKR konieczne jest zrozumienie tej metody przez całą organizację. Szkolenia dla liderów i zespołów pozwolą zrozumieć, jak działa OKR, jakie są jego korzyści oraz jak efektywnie formułować cele i mierzalne rezultaty.
2. Zdefiniuj cele na poziomie strategicznym – cele organizacji muszą być zgodne z długoterminową strategią firmy. Zarząd powinien rozpocząć od ustalenia najważniejszych celów, które będą stanowiły fundament dla zespołów w całej firmie.
3. Podziel cele na zespoły – kolejnym krokiem jest przełożenie ogólnych celów organizacji na cele poszczególnych zespołów. Każdy zespół powinien mieć jasno określone OKR, które wpisują się w ogólną strategię firmy.
4. Stwórz narzędzia do monitorowania OKR – wdrożenie OKR wymaga narzędzi do śledzenia postępów. Istnieje wiele rozwiązań technologicznych, które umożliwiają monitorowanie realizacji OKR, takie jak Asana, Jira, czy specjalistyczne platformy OKR. Ważne, aby cały proces był transparentny i łatwy do śledzenia dla wszystkich zainteresowanych stron.
5. Regularne przeglądy i retrospektywy – spotkania zespołów poświęcone OKR są niezbędne dla oceny postępów, efektywności i wprowadzania ewentualnych zmian. Retrospektywy po zakończeniu każdego cyklu pomagają ocenić, co się udało, a co wymaga poprawy.

Przeczytaj na blogu: Zasada Pareto 80/20 – na czym polega, jak stosować?

Kiedy warto stosować metodę Objective Key Results?

OKR jest metodą, która najlepiej sprawdza się w środowiskach, gdzie istnieje potrzeba regularnej ewaluacji celów i adaptacji działań. Jest idealnym narzędziem dla firm, które działają w szybko zmieniających się warunkach rynkowych, a także dla zespołów innowacyjnych i projektowych.

Stosowanie OKR warto rozważyć, gdy:

• Firma chce poprawić współpracę między zespołami – dzięki transparentnym celom zespoły lepiej rozumieją swoje priorytety i pracują w kierunku wspólnego celu.
• Istnieje potrzeba zwiększenia elastyczności – OKR pozwala na regularną adaptację celów w zależności od zmieniających się warunków rynkowych lub wewnętrznych.
• Organizacja chce poprawić efektywność zarządzania – regularna ocena postępów oraz feedback pomagają w szybszym dostosowywaniu działań i eliminowaniu problemów.
• Istnieje potrzeba lepszego monitorowania postępów w realizacji celów – OKR, dzięki swojej strukturze, pozwala na dokładne mierzenie, jak blisko firma jest realizacji swoich celów.

Metoda OKR (Objectives and Key Results) to potężne narzędzie do zarządzania celami w organizacjach, które umożliwia efektywną realizację strategii, monitorowanie postępów i regularną adaptację działań.

OKR wyróżnia się elastycznością, transparentnością i zorientowaniem na kluczowe wyniki, dzięki czemu staje się coraz bardziej popularnym wyborem wśród firm dążących do wzrostu i innowacyjności, chcących osiągać ambitne cele.