Agile Project Management - czym jest? Wszystko, co powinieneś wiedzieć o Agile PM

 Czym jest Agile Project Management?

Agile Project Management to sformułowanie, które można przetłumaczyć jako zwinny system zarządzania projektami w oparciu o zasady Agile. Najważniejsze zasady to:

• ludzie i współdziałanie są ważniejsze niż procesy i narzędzia,
• działająca usługa jest ważniejsza niż rozbudowana dokumentacja,
• współpraca z klientem jest ważniejsza niż formalne ustalenia,
• reagowanie na zmiany daje lepsze efekty niż podążanie za ustalonym planem.

W praktyce oznacza to, że metody Agile pozwalają zespołowi stawiać czoła nieprzewidzianym zmianom i zdarzeniom związanym z projektem, uwzględniać te zmiany, a co za tym idzie, płynnie zmieniać priorytety, terminy wykonania zadań czy charakterystykę projektu.

Przeczytaj na blogu: Czym jest Agile? Poznaj metodykę zarządzania projektami

Podejście Agile wspiera działania zespołowe, dobrą komunikację, samoorganizację i koncentrację na kliencie. Wykorzystuje umiejętności miękkie w komunikacji i eliminuje wewnętrzne bariery komunikacyjne. Kluczową cechą Agile PM jest zdolność do dostarczania wartości na każdym etapie projektu, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności i otwartości na zmiany.

Dowiedz się więcej na szkoleniu Agile– zwinne zarządzanie projektami

Jakie są etapy Agile Project Management?

Proces zarządzania projektem zgodnie z metodologią Agile oparty jest na kilku głównych etapach.

Planowanie

Planowanie obejmuje zebranie wymagań, czyli określenie, co jest celem projektu i jakie rozwiązanie będzie spełniać potrzeby użytkownika. Skrupulatne określenie tych wymagań sprawia, że dalsze etapy pracy są efektywniejsze. Obejmują one następujące kwestie:

• zdefiniowanie wymagań produktu,
• określenie zakresu prac jako listy elementów funkcjonalnych,
• opracowanie etapów dostarczania – harmonogram i przydzielenie niezbędnych zasobów, które posłużą do wytworzenia poszczególnych elementów funkcjonalnych,
• uwzględnienie i określenie potencjalnego ryzyka,
• ocena kosztów projektu i stworzenie pozostałych informacji finansowych i administracyjnych.

Nie chodzi tu jednak o stworzenie skomplikowanej i rozbudowanej dokumentacji projektowej, ale na dostrzeżenie rzeczywistych potrzeb odbiorców oraz postawienie na bezpośredni kontakt klienta z zespołem projektowym. Wymaga to umiejętności słuchania, empatii i otwartości.

Projektowanie

Projektowanie, czyli design, obejmuje wykonanie planów poszczególnych elementów mających być częścią projektu. Może chodzić o wykonanie makiet czy projektu graficznego czy przydzielenie konkretnego zakresu prac do poszczególnych członków zespołu. Na tym etapie istotne więc jest:

• dostarczenie elementów funkcjonalności poprzez zarządzanie dostępnymi zasobami, przy użyciu odpowiednich technik i strategii minimalizujących ryzyko,
• zorganizowanie zespołu projektowego, w którym każdy będzie ze sobą współpracował,
• zarządzanie powiązaniami między wszystkimi osobami zajmującymi się realizacją projektu.

Programowanie

To właściwy etap prac, nazywany też adaptacją, gdzie zadanie zaczyna być wdrażane w życie zgodnie z przygotowanym wcześniej projektem. Robi się to w warunkach kontrolowanych, aby móc ocenić wyniki i w razie wystąpienia odchyleń czy nieprawidłowości móc wprowadzić poprawki do projektu.

Celem tego etapu jest dostosowywanie produktu, poprawianie go i uzyskanie akceptacji klienta w stosunku do wprowadzonych modyfikacji. Bierze się pod uwagę różne aspekty, między innymi odbiorcę produktu, technologię, stan projektu, stopień wydajności procesu czy pracy zespołu projektowego. Rezultaty tej fazy w naturalny sposób przenoszą do fazy ponownego planowania, projektowania i ponownie adaptacji, tworząc pętlę działań. Każda kolejna pętla niesie za sobą doskonalenie procesów i w efekcie ulepszenia w produkcie.

Testowanie

Na etapie testów wytworzony element funkcjonalności poddany jest sprawdzeniu od strony technicznej, jak i od strony końcowych użytkowników produktu czy usługi (User Acceptance Test). Wyniki takiego testu to ważna informacja mówiąca o tym, czy oczekiwania użytkownika końcowego zostały spełnione w danym obszarze.

Implementacja

Po zrealizowaniu projektu i pozytywnym przejściu przez niego testów, wytworzony element trafia do produkcji i jest w pełni oddany użytkownikom końcowym do używania.

Otrzymanie informacji zwrotnej

Na tym etapie zespół projektowy, w tym użytkownicy końcowi, starają się przekazać informację zwrotną w odniesieniu do wytworzonego produktu czy usługi, jak i przebiegu całego procesu projektowania. To kluczowy etap prowadzący do skutecznego zarządzania, lepszej organizacji pracy oraz lepszego korzystania z wiedzy i umiejętności, by poprawić wytworzony element lub lepiej realizować kolejne projekty.

Poznaj wszystkie szkolenia zarządzanie projektami

Zalety stosowania Agile Management

Zwinne podejście do obszaru zarządzania ma wiele zalet. Oto najważniejsze z nich:

1. Obniżenie kosztów. Procesy Agile mogą znacznie obniżać koszty, gdyż koncentrują się tylko na spełnianiu potrzeb klientów, a nie na realizowaniu niepotrzebnych części projektu.
2. Zmniejszenie ryzyka. Elastyczne podejście tej metody zarządzania projektami sprawia, że członkowie zespołów lepiej się ze sobą komunikują na każdym etapie realizacji projektu i szybciej rozwiązują problemy lub dostosowują się do zmian w otoczeniu. A to zmniejsza ryzyko niepowodzenia.
3. Rozwój innowacji i elastyczności. Tradycyjne podejście do projektów jest przeciwieństwem innowacji i kreatywnego działania, gdyż skupia się przede wszystkim na realizacji planu. W Agile PM istnieje możliwość dostosowania się do zmian rynkowych, wdrożenia do projektu nowości technologicznych, jeżeli może to przynieść lepsze efekty.
4. Zwiększenie produktywności.  Współpraca podczas projektów zwinnych zachęca każdego do zaangażowania się w prace o najwyższej wartości i największym priorytecie. Samoorganizujące się zespoły mają wspólną odpowiedzialność za wypełnianie swoich obowiązków. Tego typu podejście pomaga przyspieszać podejmowanie decyzji i zwiększa produktywność, a także podnosi morale pracowników.
5. Szybsze wyniki. W metodyce Agile eliminuje się nieistotne i nieefektywne zadania, przez co realizacja istotnych celów przebiega szybko, zwinnie i efektywnie. To sprawia, że cały projekt realizowany jest szybciej, przez co dany produkt czy usługa pojawia się na rynku szybciej niż w przypadku konkurencji pracującej na tradycyjnych metodach zarządzania, a to z kolei przyciąga klientów. Są wyniki, są zyski.

Przeczytaj na blogu: Scrum a Agile — czym się różnią?

Waterfall a Agile Project Management

Waterfall, czyli kaskadowa metoda zarządzania projektami opiera się od początku na dokładnie opracowanym planie. Projekt musi posiadać wyczerpującą i szczegółową dokumentację, która pozwala podzielić pracę na kolejne etapy. Etapy następują kolejno po sobie, a każdy z nich ma ustalony z góry termin wykonania, przez co wszelkie możliwości zmian są mocno ograniczone.

Dowiedz się więcej na szkoleniu Mix metodyk w zarządzaniu projektami

Zupełnie inaczej jest w przypadku Agile Project Management. Tu również są pewne ramy, w jakich projekt musi się zamknąć, niemniej ważniejsze od realizacji pierwotnego planu czy dotrzymania terminów i ustaleń jest wrażliwość na potrzeby klienta i podjęcie działań mających służyć spełnieniu jego oczekiwań, nawet jeśli oznacza to zmiany w projekcie. Takie podejście pozwala szybko adaptować się do zmian mogących powodować, że początkowe założenia trzeba płynnie zmienić w trakcie prac.