Lean management — czym jest? Największe korzyści dla organizacji

Czym jest lean management (szczupłe zarządzanie)?

To koncepcja zarządzania, która maksymalizuje wartość dostarczaną klientowi przy jednoczesnym minimalizowaniu marnotrawstwa. Jej źródła pochodzą z przemysłu motoryzacyjnego, szczególnie z systemu produkcyjnego Toyoty, znanego jako Toyota Production System (TPS). Została rozwinięta, aby optymalizować procesy produkcyjne poprzez eliminację wszelkich zbędnych działań i redukcję zapasów. Tym samym pozwala na zwiększenie produktywności i konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Podstawowym celem koncepcji lean jest doskonalenie przepływu wartości w ramach systemu produkcyjnego tak, aby procesy były jak najbardziej efektywne, a czas produkcji i dostawy jak najkrótszy. Lean skupia się na eliminacji marnotrawstwa (jap. muda, czyli każda czynność, która wykorzystuje zasoby, ale nie przynosi klientowi żadnej wartości). Są to między innymi nadmierna produkcja, zbędny transport, nadmierne zapasy, zbyt długie oczekiwanie. Unikając tego, praca ma lepszy “przepływ”.

Jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w koncepcji lean jest metoda 5S. Umożliwia ona organizację i optymalizację miejsca pracy. Lean promuje również filozofię ciągłego doskonalenia, zwaną Kaizen. To drobne akcje usprawniające nasze procesy. Oznacza to  regularne wprowadzanie małych, stopniowych usprawnień, aby stale się doskonalić i poprawiać wyniki.

Dowiedz się więcej na szkoleniu:

Optymalne zarządzanie procesami logistycznymi wg Lean Management

Optymalne zarządzanie procesami (produkcyjnymi) wg Lean Management

Lean manufacturing, czyli odchudzona produkcja, skupia się głównie na sektorze produkcyjnym. Nie oznacza to jednak, że zasad tych nie można zastosować również w innych branżach. Wdrożenie lean wymaga jednak kompleksowych zmian w systemie zarządzania oraz zaangażowania pracowników na każdym szczeblu organizacyjnym.

Autorami, którzy szeroko przyczynili się do rozwoju filozofii lean, są James P. Womack i Daniel T. Jones. Opisali oni w swoich pracach opisali zasady tej koncepcji i porównali tradycyjne metody zarządzania z podejściem lean. Wykazali wyższość lean w kontekście eliminacji strat i podniesienia efektywności, a system zarządzania oparty na lean jest od tego czasu wdrażany w organizacjach na całym świecie. Przedsiębiorstwom, które wdrożyły go skutecznie, pozwolił on na zwiększenie konkurencyjności na rynku.

Założenia i najważniejsze cele lean management

Wykorzystując narzędzia takie jak Kanban, TPM (Total Productive Maintenance) czy Value Stream Mapping (mapowanie strumienia wartości), przedsiębiorstwa dążą do optymalizacji procesów i zwiększenia efektywności produkcji oraz usług. Ciągłe doskonalenie i eliminacja strat prowadzi do poprawy produktywności i jakości.

Przeczytaj na blogu: Projekt inwestycyjny – czym jest i co powinien zawierać?

Dążenie do perfekcji

Dążenie do perfekcji jest jednym z najważniejszych cech filozofii lean management. Oznacza ona tyle, że organizacja stale doskonali swoje procesy i eliminuje zbędne działania. Lean management kładzie nacisk na identyfikację i unikanie nadprodukcji, przestojów, nadmiernych zapasów, niewykorzystywanie potencjału pracowników oraz innych działań, które punktu widzenia klienta nie przynoszą mu żadnych plusów. Celem jest osiągnięcie maksymalnej efektywności, ale przy minimalnych zasobach.

Zasoby ludzkie

Lean management jako koncepcja dużą wagę przywiązuje do zasobów ludzkich. Pracownicy są w niej postrzegani jako najważniejsi uczestnicy procesu doskonalenia. Ważne jest ich zaangażowanie, kreatywność oraz umiejętność rozwiązywania problemów. Idea więc skupia się na maksymalnym wykorzystaniu potencjału pracowników w procesach i zachęcaniu do udziału w ich poprawie.

Przeczytaj na blogu: Zarządzanie przez cele — zalety i wpływ na funkcjonowanie firmy

Zarządzanie przedsiębiorstwem

Lean management to koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem, która zakłada, że każda decyzja i działanie powinny być oparte na realnych danych oraz jasno określonych celach. Dlatego stosuje się takie narzędzia jak Six Sigma, kierowanie wizualne czy wspomniane już wyżej 5S. Pomagają one w standaryzacji procesów i utrzymaniu porządku w organizacji, zwiększając skuteczność zarządzaniem procesem produkcji.  

Elastyczna struktura organizacji

Dzięki metodom lean, takim jak Just-in-Time (produkowanie dokładnie w takiej ilości i w takim momencie, jak potrzebuje klient), organizacje są w stanie redukować nadprodukcję i zmniejszać zapasy. Lean management to możliwość dostosowania się do zmiennych warunków rynkowych.

Tylko wartościowe działania

W filozofii lean production chodzi o to, aby każdy proces i każda czynność w organizacji przynosiły mierzalną wartość. Pozwala to poprawić efektywność i zwiększyć jakość produktów oraz usług. Koncepcja zarządzania w duchu lean eliminuje marnotrawstwo na każdym etapie produkcji.

Gotowość na błędy

Lean management kładzie duży nacisk na ciągłe uczenie się i otwartość na błędy. Te postrzegane są jako okazje do doskonalenia procesów. Zastosowanie narzędzi, takich jak Kaizen (ciągłe doskonalenie), pozwala pracownikom i menedżerom na regularne wprowadzanie ulepszeń, co ostatecznie prowadzi do wzrostu produktywności i jakości. 

Przeczytaj na blogu: Compliance – co to jest? Kim jest compliance officer i jaka jest jego rola w firmie?

Skuteczność lean management w branżach

Chociaż Lean management zyskał popularność dzięki sukcesom Toyoty, na której bazie opracowano lean manufacturing, to wdrażanie tej koncepcji przynosi rezultaty w różnych branżach. 

• Produkcja przemysłowa

Model oparty na systemie zrealizowanym w Toyota wprowadził narzędzia takie jak Kanban, Just-in-Time oraz exchange of die i przez to zrewolucjonizował proces produkcji. Dzięki zastosowaniu narzędzi takich jak TPM (Total Productive Maintenance) firmy zmniejszyły przestoje i zwiększyły produktywność. 

Przeczytaj na blogu: Metoda 5S w produkcji i biurze – jak wdrożyć?

• Branża usługowa

W usługach koncepcja koncentruje się na eliminowaniu zbędnych procesów. Ma za zadanie poprawić przepływ informacji oraz zwiększyć satysfakcji klienta. W identyfikowaniu i eliminowaniu zbędnych działań pomaga analiza strumienia wartości (Value Stream Mapping). Jej wdrożenie przyspiesza realizację usług i wpływa na poprawę jakości.

• Sektor medyczny

W sektorze medycznym idea ta ma zoptymalizować proces opieki nad pacjentem, poprawić przepływ pacjentów, skrócić czas oczekiwania na leczenie oraz zwiększyć efektywność zarządzania zasobami. Zastosowanie znajduje tutaj 5S, przez co minimalizuje czas potrzebny na znalezienie i przygotowanie niezbędnych narzędzi. Lean management w medycynie wpływa również na redukcję kosztów i poprawę jakości opieki zdrowotnej.

• Branża IT i technologii
  

Branża IT również zaczęła korzystać z koncepcji lean management, adaptując jej zasady do procesów rozwoju oprogramowania. Koncentruje się na eliminacji marnotrawstwa w postaci niepotrzebnych kodów, eliminuje przestoje i nadmierne testowanie, co pozwala na skrócenie cyklu produkcji oprogramowania.

• Logistyka i magazynowanie

Zastosowanie narzędzi lean polepsza koordynowanie zapasami oraz umożliwia eliminowanie marnotrawstwa związanego z nadprodukcją czy nadmiernym magazynowaniem. Dzięki lean organizacje mogą zredukować koszty, zwiększyć efektywność operacyjną oraz poprawić terminowość dostaw.

• Sektor publiczny

Stosowanie zarządzania wizualnego czy Value Stream Mapping pomaga zidentyfikować zbędne procesy administracyjne i skrócić czas realizacji procedur.

Podsumowanie

Lean management, czyli systematyczne eliminowanie marnotrawstwa i doskonalenie procesów, stosowane jest w wielu branżach, ale jego skuteczność zależy od dostosowania zasad do specyfiki danej branży. Niezbędne jest też zaangażowanie kadry zarządzającej i pracowników w proces wdrażania lean. Dzięki różnorodnym narzędziom wypracowanym przez teoretyków i praktyków organizacje mogą zwiększyć efektywność procesów, produktywność i jakość, co sprawia, że firma zwiększa swoją konkurencyjność.