Offboarding pracownika – czym jest? Jak go dobrze przeprowadzić?

Offboarding co to jest?

Offboarding to zorganizowany proces wyjścia pracownika z organizacji, który zapewnia płynne i profesjonalne zakończenie współpracy. Jest to zestaw procedur i działań mających na celu zabezpieczenie interesów firmy i uzyskanie wartościowego feedbacku, jak również wsparcie pracownika w powrocie na rynek pracy i przejściu do kolejnego etapu kariery zawodowej.

Profesjonalny offboarding powinien być zorganizowany bez względu na to, czy rozstanie pracownika z firmą jest konsekwencją zwolnienia przez pracodawcę, czy następuje z inicjatywy pracownika.

Dobrze przeprowadzony proces offboardingu ma wartość zarówno dla organizacji, jak i dla pracownika. Z jednej strony zabezpiecza interesy firmy, z drugiej – pomaga pracownikowi zakończyć współpracę w sposób profesjonalny i pozytywny. Dzięki temu organizacje mają szansę na ciągłe doskonalenie i budowanie pozytywnych relacji z pracownikami, co w dłuższej perspektywie przyczynia się do budowy silnej marki pracodawcy (employer branding).

Przeczytaj na blogu: HR – co to znaczy? Jakie ma obowiązki i czym się zajmuje Human Resources?

Jak powinien przebiegać proces offboardingu pracownika?

Proces offboardingu powinien być przygotowany przez specjalistę HR lub zespół specjalistów. Każdy element offboardingu powinien zostać dokładnie przeanalizowany pod kątem kompletności rozwiązań oraz ewentualnych zagrożeń dla płynności przeprowadzania procedur.

Przeczytaj na blogu: Menedżer – kim jest i jaka jest jego rola w firmie?

Wypowiedzenie

Proces offboardingu rozpoczyna się od momentu otrzymania wypowiedzenia od pracownika lub podjęcia decyzji o jego zwolnieniu. Jest to czas, aby zadbać o prawidłowe przyjęcie przez pracownika wypowiedzenia i zrozumienie przyczyn odejścia.

Ważne jest, aby wypowiedzenie było przetworzone zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami prawa pracy, zapewniając zarówno pracownikowi, jak i firmie odpowiednie warunki rozwiązania umowy o pracę. Warunki rozstania powinny uwzględniać między innymi kwestię rozliczenia urlopu pracownika oraz zamknięcie wszelkich kwestii finansowych.

Komunikacja o odejściu pracownika

Poinformowanie zespołu i współpracowników o odejściu pracownika powinno być przeprowadzone w sposób profesjonalny i taktowny. Komunikat powinien być jasny i przejrzysty, z poszanowaniem prywatności odchodzącego pracownika. Właściwa komunikacja pomoże zminimalizować niepewność, złagodzi stres oraz zapewni płynne przejście do nowego układu pracy.

Przekazanie pracy i dokumentów

Przekazanie zadań, projektów i odpowiedzialności nowemu pracownikowi, zastępującemu pracownika odchodzącego jest kluczowe dla całego procesu rozstania z pracownikiem. Możesz również wyznaczyć pracownika z zespołu do wdrożenia do nowych zadań i obowiązków.

Należy upewnić się, że wszystkie niezbędne informacje, dokumenty i materiały są odpowiednio przekazane, aby zapewnić ciągłość pracy i minimalizować zakłócenia.

Exit interview

Rozmowa wyjściowa z pracownikiem daje możliwość uzyskania cennego feedbacku na temat jego doświadczeń, spostrzeżeń i opinii o firmie. Może to pomóc w identyfikacji obszarów, które wymagają poprawy oraz w zrozumieniu przyczyn odejścia pracownika. Informacje te są cenne dla doskonalenia środowiska pracy i zatrzymywania talentów.

Dowiedz się więcej o szkoleniu: Udzielanie informacji zwrotnej/Feedforward

Dopięcie kwestii formalnych

Ostatnim etapem procesu offboardingu jest załatwienie wszystkich formalności związanych z zakończeniem współpracy. Obejmuje to zwrot sprzętu, akcesoriów firmowych i kart dostępu, zamknięcie służbowego dostępu do systemów i aplikacji firmowych oraz upewnienie się, że wszystkie dokumenty pracownicze są kompletne i zaktualizowane.

Dopięcie kwestii formalnych jest niezbędne, aby zakończyć współpracę w sposób zorganizowany i profesjonalny, chroniąc zarówno pracownika, jak i firmę przed potencjalnymi problemami prawnymi lub problemami związanymi z szeroko rozumianym bezpieczeństwem przedsiębiorstwa.

Przeczytaj na blogu: Zarządzenie zmianą. Co to jest? Jak zaplanować etapy procesu

Dobry offboarding powinien być przeprowadzony w oparciu o harmonogram/plan działania i przez osobę posiadającą odpowiednie kompetencje specjalistyczne i interpersonalne. Należy pamiętać, że utrata pracy jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych, dlatego niezwykle istotne jest zadbanie również o emocje zwalnianej osoby oraz całego zespołu.

Przeczytaj na blogu: Employer branding – co to? Jak budować profesjonalny wizerunek pracodawcy?

Jakie błędy można popełnić w procesie offboardingu

Przygotowanie procedury offboardingowej jest wyzwaniem wymagającym wiedzy i doświadczenia oraz znajomości wszelkich przepisów regulujących kwestię rozstawania się z pracownikiem i umiejętności ich zastosowania w praktyce.

Najczęściej popełniane błędy to:

• niewłaściwa komunikacja i niewłaściwe zarządzanie informacją – informacje o odejściu pracownika powinny być przekazane w sposób taktowny i profesjonalny. Brak jasnej, spójnej i odpowiednio zorganizowanej komunikacji może prowadzić do niepewności i frustracji wśród pracowników oraz odchodzącego pracownika;
• brak ustrukturyzowanego procesu – odpowiednio zorganizowany i spójny proces offboardingu jest kluczowy. Brak takiego procesu może prowadzić do chaosu, braku ciągłości pracy i problemów prawnych;
• zaniedbanie rozmowy wyjściowej i brak pożegnania pracownika – pominięcie rozmowy wyjściowej odbiera firmie możliwość zebrania cennego feedbacku, który może być wykorzystany do ulepszania środowiska pracy.

Pamiętaj, że nawet perfekcyjnie przygotowany offboarding wymaga uważnego monitorowania jego kolejnych elementów. Dzięki temu w razie jakichkolwiek zakłóceń procesu, będzie można szybko podjąć niezbędne działania korygujące lub naprawcze.

Dowiedz się więcej na szkoleniu Ocena pracowników

Czy offboarding zdalny jest dobrym rozwiązaniem?

Offboarding zdalny to proces, który może być równie efektywny jak tradycyjny, jeśli zostanie odpowiednio zorganizowany i przeprowadzony.

W dobie cyfryzacji i zdalnej pracy, offboarding zdalny zyskuje na popularności, oferując szereg zalet dla zarówno pracodawców, jak i pracowników. Główną korzyścią jest elastyczność i wygoda, jaką oferuje obu stronom.

Pracownicy mogą przejść przez proces w komfortowym środowisku, unikając potencjalnego stresu związanego z fizyczną obecnością w biurze. Z kolei dla pracodawców, zdalny offboarding otwiera możliwość szybkiego i efektywnego przeprowadzenia procesu, minimalizując koszty i zakłócenia w działalności firmy.

Jakie wyzwania wiążą się ze zdalnym offboardingiem? Jednym z podstawowych problemów jest konieczność zapewnienia bezpiecznego zwrotu sprzętu firmowego. Procedury zwrotu muszą być jasno określone i skutecznie egzekwowane, aby zapewnić ochronę wrażliwych danych i zasobów firmy.

Ponadto zdalny proces offboardingu wiąże się z utratą osobistego kontaktu, który jest często cenny w kontekście gromadzenia szczerego feedbacku i zachowania pozytywnych relacji. Ostatnim wyzwaniem jest potrzeba efektywnej komunikacji online i wsparcia technologicznego. Zdalne narzędzia i platformy muszą być niezawodne i efektywne, aby zapewnić płynność procesu i zadowolenie odchodzącego pracownika.

Outplacement, czyli wsparcie pracownika w procesie odejścia z pracy

Outplacement to usługa oferowana przez organizacje odchodzącym pracownikom, która pomaga im w przejściu do nowego etapu kariery zawodowej. Może obejmować wsparcie w zakresie poszukiwania pracy, przygotowania CV, rozwoju umiejętności i kompetencji czy nawet doradztwo w zakresie kariery.

Korzyści z outplacementu odnoszą zarówno pracownik, jak i firma. Oto one!

Outplacementu – korzyści dla pracownika.

• Profesjonalne wsparcie w trudnym czasie przejściowym.
• Dostęp do narzędzi i zasobów, które pomagają w szybkim znalezieniu nowej roli zawodowej.
• Pomoc w identyfikacji i rozwijaniu umiejętności potrzebnych na nowym stanowisku pracy.

Outplacement – korzyści dla firmy.

• Utrzymanie pozytywnych relacji z odchodzącym pracownikiem.
• Wzmocnienie marki pracodawcy przez dbałość o pracowników, również tych odchodzących.
• Redukcja stresu i negatywnego wpływu na zespół, widząc wsparcie oferowane kolegom.

Właściwie przeprowadzony proces outplacementu może pomóc w łagodzeniu stresu związanego z odejściem z pracy i wspierać zarówno pracownika, jak i firmę w procesie przejściowym. Pomaga również budować pozytywny wizerunek firmy i zachować dobre relacje z byłymi pracownikami.