Czym jest kierowanie zespołem? Jakie są metody kierowania zespołem?

Zarządzanie zespołem oznacza kierowanie wyznaczoną grupą osób, której zadaniem jest osiągnięcie z góry zaplanowanego celu.

W przypadku firmy zespół składa się z pracowników oraz menedżera – lidera, który zarządza całą grupą. Jego zadaniem jest zmotywowanie pracowników do osiągnięcia jak największej efektywności pracy.

Nie jest to łatwe zadanie. Trzeba mieć na uwadze różnorodność charakterów i wykonywanych zadań, różnice w umiejętnościach i stażu pracy, różne style pracy poszczególnych członków zespołu.

Co to jest zarządzanie?

Zarządzanie to porządkowanie chaosu, panowanie nad różnorodnością, umiejętność przekształcenia potencjalnych konfliktów we współpracę. Ogólne mówiąc są to działania, których stosowanie ma zapewnić warunki do efektywnego funkcjonowania oraz osiągnięcia wyznaczonych celów.

W przypadku zarządzania firmą działania te obejmują planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, kierowanie ludźmi oraz kontrolowanie.

Przeczytaj na blogu: Czym jest przywództwo? Rodzaje i typy przywództwa. Różnica między przywództwem a zarządzaniem

W każdej większej firmie kluczową postacią w kwestii zarządzania jest szef, manager czy kierownik. Decyduje on o wzajemnych relacjach pracowników, wpływa na poziom ich zaangażowania. Jest więc przywódcą, odpowiedzialnym za kształtowanie zespołu i zarządzanie nim.

Czym można zarządzać?

Zarządzanie to pojęcie odnoszące się do bardzo wielu kategorii. Obok zarządzania czasem możemy wyróżnić zarządzanie emocjami, kulturą, konfliktami, ryzykiem, finansami czy zasobami ludzkimi.

Zarządzanie relacjami zyskało znaczenie zwłaszcza w kontekście sprzedaży i kontaktów z klientem. W każdej firmie produkcyjnej istotną rolę odgrywa zarządzanie jakością – dbanie o zachowanie odpowiednich standardów produkcji, doskonalenie efektywności w celu spełnienia wymagań, potrzeb i oczekiwań klienta.

W tym artykule skupimy się na stylach zarządzania zespołem, a więc modelach zarządzania, które są stosowane w firmach lub organizacjach.

Dowiedz się więcej na szkoleniach o zarządzaniu zespołem

Są to powtarzalne metody wykorzystywane przez kierownika, szefa czy menedżera mające na celu utrzymanie motywacji pracowników w dążeniu do osiągnięcia jak najwyższej efektywności pracy.

Jakie są style zarządzania zespołem?

Wyróżniamy trzy podstawowe style kierowania zespołem: autokratyczny, liberalny oraz demokratyczny.

Wybór określonego stylu zależy od charakteru kierownika, ale także umiejętności oraz cech osobowości pracowników. Często jest zależny od kultury panującej w organizacji, obranych wcześniej metod wykonywania zadań czy wielkości firmy.

Autokratyczny styl zarządzania zespołem

Styl autokratyczny jest zorientowany na władzę, której źródłem jest szef czy kierownik uznawany za autorytet. W tym modelu zarządzania to lider tworzy wizję, do której zespół ma dążyć. Pracownicy są więc całkowicie uzależnieni od jego opinii i decyzji.

Możemy nazwać tę sytuację scentralizowaniem władzy. Zarządzanie przede wszystkim polega na wydawaniu poleceń. Ostateczne decyzje podejmuje sam przełożony. Kierownik jest skupiony na zadaniach, a nie na ludziach. Tworzy się dystans pomiędzy pracownikami a szefem.

Styl kierowania autokratyczny opiera się na ścisłej kontroli podwładnych.

Szef wydaje – według własnego uznania – konkretne polecenia i wymaga ich realizacji zgodnie z wydanymi instrukcjami. Pracownik nie ma możliwości formułowania własnych uwag, wykazywania inicjatywy czy przedstawiania swoich pomysłów. Musi podporządkować sposób pracy decyzjom wydanym przez przełożonego i okazywać względem niego posłuszeństwo.

Przeczytaj na blogu: Cechy dobrego lidera i przywódcy – jakie ma zadania i czym się wyróżnia?

W celu zmotywowania pracowników często wykorzystuje się system kar. Ostra krytyka, reprymendy, nagany czy obniżenie wynagrodzenia to częste zjawiska. Natomiast nagrody należą do rzadkości.

Potrzeby i emocje pracowników są podporządkowywane celom przedsiębiorstwa.  Kierownicy wykorzystujący styl autokratyczny to zwykle osoby dominujące, wymagające, nieraz również agresywne. Zachowują dystans w relacjach z pracownikami. W żaden sposób nie wyjaśniają swoich decyzji i przyczyny postępowania.

Zalety i wady stylu autokratycznego

Do zalet tego stylu zarządzania można niewątpliwie zaliczyć szybkość podejmowania decyzji. Nie są one konsultowane z zespołem. Ten styl w krótkiej perspektywie czasowej pozwala osiągnąć wysoki poziom dyscypliny oraz dużą efektywność pracy.

Ponadto w firmie zarządzanej autokratycznie rzadko dochodzi do nieporozumień. Każdy pracownik ma precyzyjnie określony plan, metody pracy oraz termin wykonania zadań. Dzięki temu szef jest w stanie łatwo zidentyfikować osoby niesumiennie wykonujące swoje zadania.

Zasady stylu autokratycznego mogą odpowiadać pracownikom, którzy obawiają się brania na siebie odpowiedzialności. Ta metoda jest stosowana przejściowo w niektórych zespołach lub w przypadku nowo zatrudnionych osób, które nie znają jeszcze dobrze swoich obowiązków ani celów firmy.

Autokratyczne zarządzanie często sprawdza się w przypadku prostych, powtarzalnych prac, które nie wymagają kreatywności czy szczególnych kwalifikacji. Ten styl może być efektywny w przypadku nowo zatrudnionych pracowników oraz podczas wykonywania zadań pod dużą presją czasową.

Niestety ten styl ma też wiele wad. Przede wszystkim wpływa negatywnie na atmosferę w pracy. Zatrudnieni są traktowani w sposób przedmiotowy. Wykonują pracę mechanicznie, zgodnie z procedurami, nie przejmują żadnej inicjatywy.

Są pozbawieni możliwości rozwoju, nie mogą wykazywać własnej kreatywności oraz wyrażać swojego zdania. Często skutkuje to spadkiem motywacji, zaangażowania i satysfakcji.

W dłuższym przedziale czasowym znacznie obniża się efektywność, a zarazem jakość pracy. Po pewnym czasie pracownicy mogą przestać identyfikować się z firmą, gdyż praca staje się dla nich męcząca.

Bywa, że wzrastająca frustracja prowadzi do wypalenia zawodowego oraz pojawiania się zachowań agresywnych. To wszystko może spowodować  wysoki poziom rotacji zatrudnionych pracowników.

Przeczytaj na blogu: Model pięciu dysfunkcji pracy zespołowej

Do wad autokratycznego stylu można również zaliczyć złą komunikację w zespole oraz niski poziom jego integracji.

Liberalny styl kierowania

Styl liberalny, nazywany też integrującym, daje pracownikom niemal całkowitą swobodę w kwestii podejmowania decyzji związanych z obowiązkami oraz ich podziałem w zespole.

Kierownik czy manager nie ingeruje w sposób wykonywania zadań, nie kontroluje, raczej unika oceniania podwładnych. Jego rolą jest zapewnienie odpowiednich narzędzi pracy.

Liberalny kierownik nie prowadzi rozmów na temat planów zespołu, błędów czy niedociągnięć. Nie dąży też do stwarzania sytuacji konfliktowych. Udziela swoim podwładnym wskazówek, ale jedynie gdy zostanie o to poproszony.

Zalety i wady stylu liberalnego

Liberalny styl kierownictwa ma swoje zalety. Pracownicy czują się niezależni i docenieni. Atmosfera w pracy sprzyja dobrym relacjom. Jeśli członkowie zespołu wykazują wysoką motywację do pracy, posiadają również dużą wiedzę i umiejętności, są w stanie samodzielnie planować swoje zadania i efektywnie je wykonywać.

Liberalny styl zarządzania dobrze sprawdza się w małych, odpowiednio dopasowanych zespołach, których członkowie są skoncentrowani na celach firmy oraz zorientowani na ich realizację.

Ten styl zarządzania wydaje się być bardzo przyjazny dla pracowników, jednak ma również wady. Zazwyczaj skutkuje niską efektywnością pracy. W firmie zarządzanej tą metodą może zapanować chaos spowodowany brakiem kontroli nad pracownikami.

Dowiedz się o szkoleniu Zarządzanie zespołem wielopokoleniowym

Często zdarza się, że członkowie zespołu skupiają się głownie na własnych celach, dążą do uzyskania niezależności i samodzielności w kwestii organizacji swojej pracy. Niechętnie angażują się w pracę zespołową. Istnieje też duże ryzyko, że pracownicy nie będą należycie przykładać się do wykonywanych zadań. I tak nikt nie sprawdza ich działań.

Kierownictwo nie przekazuje informacji zwrotnych. Zatrudnieni często mogą nie wiedzieć o swoich błędach. Nie rozwijają się, nie wprowadzają zmian w metodach pracy. Często powtarzają błędy, których mogliby uniknąć.

Niestety brak kontroli może również spowodować bezpośrednie działania na szkodę firmy – zatajanie prawdy, ukrywanie informacji lub przekazywanie danych firmowych w niepowołane ręce.

Demokratyczny styl kierowania

Zasady stylu demokratycznego są połączeniem dwóch wcześniej opisanych stylów. Jest on uznawany za najbardziej zrównoważony, uniwersalny i najbezpieczniejszy. Kierownik traktuje swoich pracowników w sposób partnerski i życzliwy. Bierze pod uwagę ich pomysły i uwagi oraz potrzeby.

Demokratyczny menedżer wydaje pracownikom konkretne polecenia, przedstawia cele działania i ogólne procedury, lecz pozostawia dosyć dużą swobodę w kwestii metod wykonywania zadań.

Dba o dobrą atmosferę w zespole, stara się budować klimat wzajemnego zaufania, akceptacji i szacunku. Wspiera i rozwija potencjał zatrudnionych, umożliwiając im kreatywne działania. Przy tym wszystkim przenosi na pracowników część odpowiedzialności.

Dowiedz się o szkoleniu WESPÓŁ W ZESPÓŁ – współpraca w zespole

W odróżnieniu do poprzednich stylów zarządzania, demokratyczny kierownik znacznie częściej motywuje pracowników za pomocą nagród niż kar. Jeżeli konieczna jest krytyka, musi być konstruktywna, motywująca i poparta konkretnymi argumentami.

Zalety i wady stylu demokratycznego

Demokratyczny styl kierowania jako złoty środek ma wiele zalet. Przynosi firmie wysoką efektywność i dobrą jakość pracy. Ten styl sprawdza się zwłaszcza w firmach, które preferują grupowe działanie.

Będzie odpowiadał wysoko wykwalifikowanym pracownikom, którzy chcą mieć wpływ na podejmowanie decyzji, chcą się rozwijać, mają potrzebę niezależności i kreatywnego działania. Tacy pracownicy będą dobrze zmotywowani. Będą czuć się zintegrowani z grupą i będą identyfikować się z celami oraz wartościami firmy.

W firmie zarządzanej w stylu demokratycznym panuje dobra atmosfera. Zespół nie dąży do konfliktów, ale do skutecznego rozwiązywania problemów.

Wadą tego stylu jest stosunkowo długi  czas podejmowania decyzji. Poprzedzają je wspólne ustalenia oraz niekiedy długie dyskusje. Ten styl może spowodować spadek dyscypliny u mniej zaangażowanych pracowników. Może być nieodpowiedni w przypadku osób o niedużych kompetencjach czy osób, które nie lubią samodzielności w pracy.

Co charakteryzuje współczesne zarządzanie zespołem?

Podstawowym zadaniem menadżera jest motywowanie pracowników. Konieczna jest tu znajomość potrzeb pracowników oraz dopasowanie metod działania do ich oczekiwań i umiejętności.

Dodatkowo odpowiednio rozdzielone zadania pozwalają pracownikom na samorealizację, a liderowi ułatwiają ocenę wykonanych zadań.

Dowiedz się o szkoleniu Zarządzanie zespołem rozproszonym/zdalnym

Dobry lider potrafi wytworzyć w swoim zespole efekt synergii. Umiejętności poszczególnych pracowników wzajemnie się potęgują, pozwalając grupie uzyskać maksymalnie wysokie wyniki.

To z kolei umożliwia nie tylko osiągniecie  dobrych wyników finansowych. W zespole panuje przyjazna atmosfera, pracownicy czują się docenieni oraz współodpowiedzialni za osiągnięcia firmy.