Kadrowa — kim jest? Obowiązki i kompetencje

Kadrowa — kim jest?

Kadrowa to specjalistka odpowiedzialna za prowadzenie wszelkiej dokumentacji pracowniczej oraz realizację procesów związanych z zatrudnianiem, wynagradzaniem oraz rozliczaniem pracowników. Do jej głównych obowiązków należy obsługa kadrowo-płacowa, która obejmuje m.in. ewidencję czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń oraz przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, takich jak umowy o pracę, świadectwa pracy czy deklaracje ZUS.

Kadrowa może pracować samodzielnie lub w zespole w dziale kadr, gdzie jej zadaniem jest zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów, zarządzanie aktami osobowymi i dbanie o przestrzeganie przepisów prawa pracy. Jest kluczową postacią w administracji personalnej, odpowiadającą za terminowe i prawidłowe wykonanie obowiązków związanych z zatrudnieniem pracowników i ich rozliczeniami.

Zobacz także: Zarządzanie zasobami ludzkimi – czym jest i na czym polega?

Obsługa kadrowo-płacowa — obowiązki

Obowiązki kadrowej obejmują szeroki zakres zadań, które są kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Przede wszystkim kadrowa prowadzi dokumentację kadrową, w tym akt osobowych pracowników, co oznacza zbieranie i przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem – takich jak umowy o pracę, zgłoszenia do ZUS czy rozliczenia urlopów.

Do jej obowiązków należy także naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie czasu pracy oraz naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne. Kadrowa jest odpowiedzialna za poprawność danych w dokumentacji związanej z wynagrodzeniami i podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a także za sporządzanie deklaracji ZUS i rozliczenia roczne.

Ponadto kadrowa zajmuje się rekrutacją nowych pracowników, tworzeniem i archiwizowaniem umów oraz przygotowywaniem dokumentów związanych z zakończeniem stosunku pracy.

Zadbaj o swój rozwój z naszymi szkoleniami:

Rozwój pracowników w oparciu o metodę 70/20/10

Ocena pracowników

Umiejętności i kompetencje kadrowej — jakie powinna mieć?

Kadrowa powinna posiadać szeroką wiedzę z zakresu prawa pracy, podatków oraz ubezpieczeń społecznych, ponieważ jej obowiązki wiążą się z bezpośrednim stosowaniem przepisów w codziennych zadaniach. Umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją, naliczania wynagrodzeń oraz rozliczania czasu pracy są kluczowe na tym stanowisku. Kadrowa musi też znać aktualne przepisy dotyczące świadczeń socjalnych, urlopów oraz rozliczeń podatkowych, aby poprawnie obliczać wynagrodzenia i składki.

Dodatkowo kadrowa powinna być dobrze zorganizowana, ponieważ jej zadania wymagają precyzyjnego prowadzenia dokumentacji i zachowania terminowości. Kompetencje interpersonalne są równie ważne, ponieważ kadrowa często kontaktuje się z pracownikami w sprawach dotyczących zatrudnienia, urlopów czy świadczeń, a także współpracuje z innymi działami firmy, takimi jak dział księgowości czy kierownictwo.

Sprawdź również: HR – co to znaczy? Jakie ma obowiązki i czym się zajmuje Human Resources?

Obsługa kadrowo-płacowa a HR — różnice

Chociaż kadrowa i dział HR (Human Resources) współpracują ze sobą w zakresie zarządzania personelem, ich obowiązki różnią się. Obsługa kadrowo-płacowa koncentruje się głównie na administracji i rozliczaniu wynagrodzeń, prowadzeniu dokumentacji pracowniczej oraz zapewnieniu zgodności z przepisami prawa pracy. Kadrowa zajmuje się także ewidencjonowaniem czasu pracy, naliczaniem składek na ubezpieczenie społeczne oraz przygotowywaniem umów i dokumentów związanych z zatrudnieniem.

Z kolei dział HR ma szerszy zakres obowiązków, który obejmuje nie tylko administrację kadrową, ale również rekrutację, szkolenia, rozwiązywanie konfliktów, ocenę pracowników oraz planowanie rozwoju zawodowego w firmie.

HR koncentruje się na strategii zarządzania personelem, kształtowaniu kultury organizacyjnej oraz dbaniu o satysfakcję pracowników, podczas gdy kadrowa zajmuje się bardziej operacyjną częścią zarządzania zasobami ludzkimi.