SZKOLENIA OTWARTEProfesjonalny sekretariat
Cele szkolenia
Office managerowie i pracownicy recepcji są najbliższymi współpracownikami szefów firm. Najważniejsze zadanie profesjonalnego sekretariatu polega na asystowaniu zarządom firm, w szczególności na organizowaniu grafików i zajmowaniu się wszystkimi kwestiami administracyjnymi. Rola pracowników znajdujących się na froncie biur znacznie wykracza poza te czynności, ponieważ mają oni kluczowy wpływ na wizerunek całej firmy. Office manager jest zwykle pierwszą osobą, z którą kontaktuje się Klient. Siła pierwszego wrażenia często determinuje zdanie o firmie. Dlatego więc na pełen profesjonalizm pracowników sekretariatu składają się nie tylko kompetencje organizacyjne, ale również reprezentatywne: uprzejmość, takt i umiejętność nawiązywania relacji.
Celem szkolenia „Profesjonalny sekretariat” jest przede wszystkim dostarczenie wiedzy oraz wykształcenie/rozwinięcie praktycznych umiejętności w obszarach: skutecznej komunikacji, etykiety biznesowej oraz kontrolowania emocji w stresujących sytuacjach.
Najbliższe terminy
szkoleń:
05-06.12.2024 - online
Cena: 1 590 zł netto
Uzyskaj rabat dla swojej Organizacji:
5%
2 os.
10%
3 os.
15%
4 os.
Program szkolenia
- Informacyjna i reprezentacyjna rola sekretariatu
- Podstawowe zadania, kluczowe umiejętności i zakres odpowiedzialności
- Kompetencje organizacyjne
- Zasady współpracy z pracownikami różnego szczebla
- Rola asystentki/asystenta w przedsiębiorstwie – tworzenie dobrego wizerunku organizacji, zarządzanie korespondencją i kierowanie komunikacją, chronienie czasu pracy przełożonego
- Reguły wzorowej obsługi recepcyjnej - sztuka powitania
- Hierarchia powitania – kto pierwszy i dlaczego
- Sposoby powitania: wstawanie, przedstawianie, podawanie dłoni
- Gdzie i jak należy się witać, a gdzie nie wypada
- Isotne różnice w relacjach biznesowych i towarzyskich
- Wizytówki – rodzaje, wygląd, wręczanie
- Językowa etykieta – zasady stosowania grzecznościowych zwrotów
- Tytułowanie – tytuły naukowe, stanowiska służbowe, formy kurtuazyjne
- Zwroty grzecznościowe
- Kontrahenci zagraniczni – zwroty formalne, tytułowanie itd.
- Konwersacja – nawiązywanie rozmowy, dozwolone tematy w ramach small talku
- Poprawność wypowiedzi i kultura języka
- Komunikacja interpersonalna
- Komunikacyjne bariery
- Czym jest aktywne słuchanie i jak się go nauczyć?
- Jak formułować pytania, by poznać oczekiwania Klienta?
- Postawa asertywna i związane z nią techniki
- Zakazane wyrażenia – zwroty niedozwolone w kontaktcie z Klientami
- Kwestia pierwszeństwa w służbowych sytuacjach - precedencja
- Przepuszczanie w drzwiach, podróż windą
- Służbowe pojazdy – wsiadanie i wysiadanie z klasą, hierarchia miejsc
- Kto gdzie powinien siedzieć podczas spotkań – rozmieszczenie uczestników w sytuacjach takich jak negocjacje, prezentacje, oficjalne kolacje biznesowe itp.
- Reguły profesjonalnego goszczenia kontrahentów
- Zasady anonsowania
- Jak powinno się witać gości w firmie – prowadzenie do gabinetu, odprowadzanie i pożegnanie
- Organizowanie spotkań, konferencji, zebrań itp.
- Poczęstunek biznesowy – w jaki sposób podaje się poszczególne dania/przekąski/napoje
- Firmowa wizyta w restauracji
- Nakrywanie stołu – typy sztućców i szkła, ich ułożenie, korzystanie
- Profesjonalny wizerunek – elegancja w pracy
- Biznesowy ubiór – dominujące kanony
- Zasady elegancji – jak nie popełniać błędów dobierając garderobę
- Typy strojów, dodatków i biżuterii – dostosowanie ubioru do okazji
- Profesjonalny wygląd – fryzury, makijaże, manicure
- Korespondencja elektroniczna i tradycyjna
- Poczta elektroniczna – reguły eleganckiego pisania e-maili
- Poczta tradycyjna – język korespondencji biznesowej, forma i treść, układ graficzny pism, wstępy i zakończenia
- Zasady zapisywania liczb, kwot i dat
- Redakcja użytkowych pism
- Adresowanie i kopertowanie
- Firmowe życzenia, pochwały i gratulacje
- Biznesowe zaproszenia – niezbędne elementy i ich znaczenie
- Sztuka telefonicznej rozmowy
- Reguły prowadzenia telefonicznych rozmów
- Powitalne oraz pożegnalne zwroty przy obsłudze połączeń przychodzących i wychodzących
- Łączenie i przekierowywanie telefonicznych rozmów
- Filtrowanie rozmów przychodzących i polityka prywatności
- Telefoniczna etykieta – taktowne zachowanie po przerwanej rozmowie, eleganckie zakończenie połączenia itp.
- Konfiguracja automatycznej sekretarki
Praktyczne informacje
o szkoleniu
- 2 dni szkoleniowe (2 x 7 h)
- Dostosowujemy technologię transmisji video (Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex, Google Meet)
- Podczas spotkań online korzystamy z takich narzędzi jak: Mentimeter, Miro, Mural, Padlet, Jambord
- Instrukcja logowania i pomoc naszego helpdesku
- W trakcie realizacji spotkania online do dyspozycji uczestników jest konsultant, który dba o jakość szkolenia
- Pigułki wiedzy i inne materiały dodatkowe
- Zadania poszkoleniowe
- E-mentoring z trenerem do 60 dni
po zakończeniu szkolenia - Podczas szkoleń online uczestnicy otrzymują materiały w wersji pdf oraz certyfikat online
