Compliance – co to jest? Kim jest compliance officer i jaka jest jego rola w firmie?

Compliance – co to?

Kilka lat temu pojęcie compliance zyskało na popularności w szeroko rozumianym biznesie. Najwcześniej zaczęło funkcjonować w branży zajmującej się ubezpieczeniami oraz finansami.

Od lat 90. działało już w amerykańskich bankach. Jego celem jako programu etycznego – tak je wtedy definiowano – było zapobieganie nadużyciom w sektorze publicznym. Samo pojęcie zaczerpnięto z języka angielskiego i dosłownie oznacza zgodność. Można spotkać się także z przekładem tego określenia na język polski jako spełnienie.

W praktyce tłumaczy się to jako zapewnienie zgodności działalności z normami, przepisami prawnymi, stosowanymi praktykami, rozporządzeniami czy zaleceniami. Głównym założeniem compliance jest dostosowanie wewnętrznych procedur i norm postępowania, których dana firma jest zobowiązana przestrzegać.

Jeśli dane przedsiębiorstwo decyduje się na prowadzenie działu compliance, jednoznacznie deklaruje, że firma będzie stosowała określone rozwiązania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W praktyce to działający na wielu płaszczyznach system etyczny, który ma odpowiednio reagować w sytuacjach zagrożenia naruszenia przepisów prawa.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że wprowadzenie compliance w przedsiębiorstwie niesie ze sobą wiele korzyści. Dzięki profesjonalnie opracowanym strukturom zgodności z prawem, jesteśmy w stanie zredukować praktycznie do minimum występowanie nieprawidłowości w firmie. Do tego chronią podmiot przed stratami finansowymi, wizerunkowymi czy karami.

Zastanawiasz się, dlaczego tak ważne jest wprowadzenie compliance w zakres działania firmy? O potrzebie posiadania wykwalifikowanych specjalistów z zakresu zgodności działania z prawem przekonały się różnego typu organizacje, które dotknął kryzys gospodarczy w 2008 roku.

Zobacz szkolenia prawne

Przedsiębiorstwa potrzebują zaawansowanych narzędzi, które pozwolą obniżyć i zminimalizować straty w trakcie prowadzenia działalności biznesowej. Wspomniane narzędzia, systemy, normy i zalecenia są w stanie opracować i kontrolować specjaliści z działu compliance.

Dzięki ich pracy zyskujemy gwarancję porządku i ładu w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Dba on między innymi o właściwy obieg dokumentów prawnych. Do tego taki dział może zatrudniać specjalistów compliance officer oraz planować szkolenia z zakresu zgodności z prawem dla innych pracowników firmy.

Kim jest compliance officer?

Wprowadzenie compliance w zakres działania firmy to jedno. Drugą ważną kwestią jest zatrudnienie pracownika lub pracowników na stanowisko compliance officer, czyli osoby, która zadba o prawidłowe działanie systemu zarządzania zgodnością.

Czasami w polskich firmach czy organizacjach można spotkać się ze spolszczoną nazwą tego stanowiska – manager ds. zgodności lub specjalista ds. zgodności.

Jak wyjaśnić, kim jest compliance officer? To specjalista ds. zapewnienia zgodności, którego podstawowym zadaniem jest podejmowanie działań mających na celu minimalizowanie ryzyka związanego z prowadzeniem firmy niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Do obowiązków compliance managera należy podejmowanie działań z zakresu przestrzegania norm etycznych i społecznych oraz regulacji wewnętrznych danego przedsiębiorstwa.

Zobacz szkolenia zarządzanie organizacją

Nie można również pominąć tego, że compliance officer powinien dbać o edukację pozostałych pracowników firmy z zakresu odpowiedzialności prawnej.

Przeczytaj na blogu:

Facylitacja – czym jest? Jak pomaga zwiększyć efektywność grupy?

Standaryzacja – czym jest? Jakie daje korzyści w procesach biznesowych?

Compliance officer i jego kompetencje

Na stanowisko managera compliance może aplikować osoba, która ma wyższe wykształcenie. Najlepiej, jeśli ukończyła studia z zakresu prawa, finansów lub ekonomii. To ważne, ponieważ tego typu specjalista powinien biegle interpretować przepisy prawa oraz znać systemy informacji prawnej.

Mile widziana jest również znajomość profilu działalności branży, w której będzie zatrudniony. Do tego compliance officer powinien cechować się szeregiem umiejętności miękkich i organizacyjnych. Dzięki nim będzie w stanie efektywnie działać i prowadzić szkolenia, chociażby dla pozostałych pracowników firmy.

Zobacz szkolenia efektowność osobista

Należy jeszcze dodać, że specjalista ds. zgodności z prawem powinien być osobą odpowiedzialną, dynamiczną oraz cechować się dużą odpornością na stres. Niejednokrotnie będzie musiał pracować pod presją czasu. Ponadto będzie musiał bardzo szybko reagować w sytuacji kryzysowej, aby zminimalizować straty firmy.

Przeczytaj na blogu:

Kompetencje miękkie – kluczowe umiejętności dla sukcesu zawodowego i osobistego

Kompetencje miękkie i twarde — co musisz o nich wiedzieć?

Trzeba być też przygotowanym, że praca na tym stanowisku wymaga ciągłej nauki, stałej kontroli nad zmieniającymi się przepisami i regulacjami prawnymi. Swoją wiedzę należy uzupełniać na specjalistycznych szkoleniach.

Zadania i wyzwania compliance officera

W zależności od branży, zadania i wyzwania compliance managera mogą delikatnie się różnić. Wpływ na to ma specyfika profilu prowadzonej działalności. Jesteśmy w stanie określić główny zakres działań osoby zatrudnionej na tym stanowisku.

Do zadań compliance officer należą między innymi:

• prowadzenie działań firmy zgodnie z przepisami prawnymi,
• dbanie o wewnętrzne regulacje przedsiębiorstwa,
• współtworzenie wewnętrznych regulacji,
• identyfikacja i ocena zagrożenia,
• przygotowanie strategii działań mających na celu zapewnienie zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa,
• monitorowanie zmian w przepisach krajowych oraz unijnych,
• minimalizowanie ryzyka strat,
• kontrola wprowadzanych zmian/rozporządzeń/regulacji,
• przeprowadzanie wewnętrznych audytów,
• nadzór nad złożonymi zgłoszeniami naruszenia przepisów prawnych,
• współpraca z innymi działami firmy,
• edukacja innych pracowników,
• przygotowywanie raportów,
• zapobieganie konfliktom interesów,
• opracowanie i zapewnienie standardów ochrony danych osobowych,
• zgłaszanie nadużyć naruszenia prawa do instytucji publicznych,
• współpraca z innym podmiotami, np. kancelariami prawnymi, radcami prawnymi.

Compliance officer – jaka jest jego rola w firmie?

Specjalista ds. zapewnienia zgodności w firmie odgrywa ważną rolę. Odpowiada za minimalizowanie strat finansowych oraz wizerunkowych przedsiębiorstwa. Do tego ma chronić przed utratą reputacji i pozycji na rynku.

Jego głównym zadaniem jest dbanie o prowadzenie działalności zgodnie z przepisami prawa, obowiązującymi normami i rozporządzeniami.

Co więcej, zapobiega możliwości wystąpienia strat finansowych. W zakresie jego kompetencji leży również dbanie o przestrzeganie nie tylko przepisów prawa, ale także norm społecznych oraz etycznych.

Branże, które potrzebują wsparcia compliance officera

Standardem jest, że we współczesnych przedsiębiorstwach z branży finansowej, a przede wszystkim w bankach zatrudniani są pracownicy na stanowisko compliance officer. Zastanawiasz się, jakie branże potrzebują jego wsparcia? To między innymi:

• farmaceutyczna,
• spożywcza,
• telekomunikacyjna,
• IT,
• e-commerce,
• energetyczna,
• ubezpieczeniowa,
• pośrednictwo finansowe.

Ponadto wsparcia specjalisty, który będzie czuwał nad bezpieczeństwem firmy i odpowiadał za minimalizowanie strat, potrzebują wszelkie instytucje, które są poddawane silnym regulacjom prawnym.

W Certes prowadzimy szkolenia i webinaria, które poszerzają wiedzę, pomagają zdobyć kompetencje przydatne podczas pracy na stanowisku compliance officer. Sprawdź naszą ofertę certyfikowanych szkoleń!