Facylitacja – czym jest? Jak pomaga zwiększyć efektywność grupy?

Czym jest facylitacja? Definicja

Facylitacja (z łac. „facilis” – łatwy) to działanie mające na celu „ułatwienie” procesu grupowego, umożliwiając skuteczniejsze osiąganie zamierzonych rezultatów. Proces facylitacji skupia się na tym, aby umożliwić grupie skuteczną i konstruktywną współpracę. Zamiast ingerować bezpośrednio w treść dyskusji, facylitator dba o to, aby proces dyskusji przebiegał zgodnie z ustalonymi zasadami, wszyscy mieli równą możliwość wyrażenia swoich opinii, a wnioski były wyciągane w sposób spójny i klarowny. W praktyce facylitacja może obejmować moderowanie spotkań, warsztatów, burz mózgów czy procesów decyzyjnych.

Proces ten sprawdza się nie tylko w małych zespołach, ale również w dużych organizacjach, gdzie zarządzanie grupą osób może być wyzwaniem. Dzięki odpowiednio prowadzonemu procesowi facylitacji możliwe jest skuteczne przeprowadzanie sesji strategicznych, zrozumienie i zdefiniowanie problemów, a także wypracowanie kreatywnych rozwiązań.

Kim jest facylitator i jaka jest jego rola?

Facylitator to osoba, której zadaniem jest prowadzenie grupy w taki sposób, aby ta mogła efektywnie współpracować. Jest to neutralny lider procesu, który dba o to, aby dyskusja była produktywna, a grupa miała odpowiednie warunki do wymiany myśli i wspólnego dochodzenia do rozwiązań. Facylitator nie narzuca swoich opinii, nie podejmuje decyzji za grupę, ale prowadzi ją przez proces, dbając o przestrzeganie zasad współpracy oraz wspieranie konstruktywnego dialogu.

Dowiedz się więcej na szkoleniach:

Efektywna komunikacja ułatwiająca współpracę – Extended DISC®

Komunikacja i współpraca w zespole wielopokoleniowym

Rola facylitatora można porównać do roli trenera lub mentora, który nie wytycza drogi, ale wspiera grupę w odkrywaniu najbardziej optymalnych rozwiązań. Facylitator jest odpowiedzialny za utrzymanie dynamiki grupy, zarządzanie czasem spotkania, moderowanie dyskusji i pracy grup, a także za zapewnienie, że każdy ma możliwość wyrażenia swoich myśli i pomysłów. Nadrzędnym celem zawsze powinno być takie prowadzenie spotkania, aby możliwe było optymalne wykorzystanie potencjału każdego uczestnika spotkania (członka grupy) i całej grupy. 

W kluczowych momentach menedżer – facylitator może również pełnić rolę mediatora, np. kiedy w grupie pojawiają się konflikty czy nieporozumienia. Dzięki neutralnemu stanowisku facylitator jest w stanie moderować spory i kierować grupę w stronę konsensusu, zachowując jednocześnie równowagę między różnymi punktami widzenia.

Przeczytaj na blogu:

Zarządzanie przez cele — zalety i wpływ na funkcjonowanie firmy

Model pięciu dysfunkcji pracy zespołowej – jak zbudować efektywny zespół?

Standaryzacja – czym jest? Jakie daje korzyści w procesach biznesowych?

Facylitator – pożądane umiejętności

Facylitator to osoba, która musi posiadać szereg umiejętności interpersonalnych, aby skutecznie wspierać grupę. Oto kluczowe kompetencje, które powinien posiadać:

• Komunikacja interpersonalna – facylitator musi umieć efektywnie się komunikować, nie tylko mówiąc, ale także słuchając. Ważne jest, aby potrafił zadawać trafne pytania, parafrazować i podsumowywać, aby utrzymać jasność dyskusji.
• Neutralność – kluczowym aspektem pracy facylitatora jest utrzymanie neutralności. Nie opowiada się on po żadnej ze stron, nie wyraża własnych opinii, lecz kieruje procesem w taki sposób, aby każdy mógł się swobodnie wypowiedzieć.
• Zarządzanie grupą – facylitator musi potrafić zarządzać grupą osób o różnorodnych poglądach, charakterach i umiejętnościach. Ważne jest, aby potrafił moderować dyskusję, dbając o to, aby wszyscy mieli równe szanse na udział w rozmowie.
• Rozwiązywanie konfliktów – w grupie często pojawiają się różnice zdań, które mogą prowadzić do konfliktów. Facylitator musi umieć rozwiązywać spory w sposób konstruktywny i prowadzić grupę ku porozumieniu.
• Zarządzanie czasem – facylitator odpowiada za to, aby spotkanie przebiegało zgodnie z harmonogramem i było efektywne. Musi być zdolny do kontrolowania tempa dyskusji oraz przerywania nieproduktywnych wątków, które nie wnoszą wartości do procesu.

Przeczytaj na blogu:

Przyczyny konfliktów w pracy – jak sobie z nimi radzić?

Compliance – co to jest? Kim jest compliance officer i jaka jest jego rola w firmie?

Kiedy warto skorzystać z procesu facylitacji?

Proces facylitacji jest szczególnie przydatny w momentach, kiedy grupa musi podjąć kluczowe decyzje, przepracować skomplikowane problemy lub wypracować strategiczne rozwiązania.

Dowiedz się więcej na szkoleniach:

Komunikacja wewnętrzna

Oto przykłady sytuacji, kiedy zastosowanie facylitacji może okazać się wskazane lub niezbędne:

• Podjęcie decyzji strategicznych – gdy organizacja stoi przed ważnymi wyborami dotyczącymi przyszłości, facylitacja może pomóc zespołowi w przeanalizowaniu różnych opcji i wypracowaniu konsensusu, który pozwoli opracować rozwiązania gotowe do wdrażania.
• Rozwiązywanie problemów – kiedy zespół zmaga się z trudnymi problemami, np. organizacyjnymi czy wdrożeniowymi, facylitator ułatwi poznanie przyczyn trudności, a następnie pozwoli usystematyzować proces dochodzenia do rozwiązania i utrzymać zespół na odpowiednim torze.
• Zmiany w organizacji – w momencie wprowadzania zmian, facylitacja może pomóc w przeprowadzeniu procesów transformacyjnych, umożliwiając pracownikom współpracę i lepsze zrozumienie nowych celów.

Odpowiednie zaprojektowanie i przeprowadzenie oddziaływań facylitacyjnych, z wykorzystaniem odpowiednich technik facylitacji, może pozytywnie przełożyć się na pracę w grupie i przyczynić się do sukcesu organizacji.

Przeczytaj na blogu: Zarządzenie zmianą. Co to jest? Jak zaplanować etapy procesu

Facylitacja – od tego zależy skuteczność?

Skuteczność procesu facylitacji zależy od wielu czynników i różnych aspektów. Istotna jest zarówno osoba facylitatora, temat facylitacji oraz metody facylitacyjne, jak i kreatywność, potencjał intelektualny i zaangażowanie uczestników. 

Oto najważniejsze czynniki decydujące o efektywności działań facylitacyjnych:

• Dobrze przygotowany facylitator – osoba odpowiedzialna za proces musi posiadać niezbędne kompetencje, doświadczenie i przygotowanie do moderowania grupy.
• Jasny cel spotkania – aby proces facylitacji zakończył się sukcesem, grupa musi mieć jasno zdefiniowany cel, do którego dąży. Brak sprecyzowanego celu prowadzi do chaosu i nieefektywności.
• Odpowiednie narzędzia – facylitator powinien być wyposażony w narzędzia wspierające proces, takie jak techniki burzy mózgów, analizy SWOT, flipcharty czy tablice interaktywne, które pomagają w zbieraniu i porządkowaniu informacji.
• Zaangażowanie grupy – facylitacja to proces oparty na współpracy. Aby osiągnąć sukces, wszyscy członkowie grupy muszą być aktywnie zaangażowani w proces, dzielić się swoimi opiniami i pomysłami.

Facylitacja to skuteczna metoda wspierania zespołów w procesie pracy, podejmowania decyzji oraz rozwiązywania problemów. Dzięki niej możliwe jest nie tylko osiągnięcie efektywności, ale także stworzenie atmosfery współpracy i zrozumienia w grupie, co przekłada się na długoterminowe sukcesy organizacji.