Zarządzanie czasem — metody i porady efektywnej organizacji czasu

Na czym polega zarządzanie czasem?

Definicja zarządzania czasem określa, że jest to planowanie oraz systematyczne wykonywanie zadań, które mają w założonym czasie doprowadzić do realizacji celu. Inaczej mówiąc, jest to konsekwentne stosowanie technik pracy tak, by bez trudu kierować sobą i otoczeniem, optymalnie wykorzystując czas na pracę.

Dowiedz się więcej o szkoleniu: Zarządzanie czasem pracy

Przyjęte metody mają sprawić, że w godzinach pracy, pracownicy są w stanie wykonać powierzone im zadania szybko, bez opóźnień czy konieczności wydłużania dniówki lub przekładania niektórych zadań na następny dzień. Zarządzanie sobą w czasie jest dużym wyzwaniem dla każdej organizacji, ponieważ ma ogromny wpływ na wydajność w wykonywaniu obowiązków.

Jak skutecznie zarządzać czasem i planować zadania?

Jak w wielu przypadkach, tak i w kwestii zarządzania czasem i zadaniami, ważna jest analiza problemów. Warto zastanowić się, co sprzyja wydłużaniu czasu pracy – najlepiej przy pomocy analizy SWOT. Dzięki tej analizie poznasz siebie i sytuacje, które sprzyjają marnowaniu czasu.

Dzięki podkreśleniu zalet, słabości i błędów, łatwiej jest wyeliminować czynniki, które dekoncentrują i wydłużają czas niezbędny do zajęcia się poszczególnymi obowiązkami. Łatwiej też wprowadzać korzystne zmiany.

Wykonaj analizę czynników, które wydłużają czas Twojej pracy

Warto się zastanowić nad przyczynami wydłużania czasu pracy. Czynniki te mogą być różne, w zależności od zajmowanego stanowiska i obowiązków. Niemniej najczęściej są to ludzkie zaniedbania, a także niedoskonałości i wady w planowaniu.

Czynniki, które wpływają na jakość pracy możemy podzielić też na:

Czynniki wewnętrzne: takie, które posiada dana osoba. Są to silne strony – cechy charakteru, umiejętności i zdolności, które korzystnie wpływają na pracę i zarządzanie czasem. Słabe strony to z kolei zachowania, nawyki, przyzwyczajenia, które utrudniają wydajną pracę.

Czynniki zewnętrzne: wydarzenia i zjawiska pochodzące z zewnątrz, które korzystnie wpływają na rozwój. Przeciwieństwem są zagrożenia, które przeszkadzają w rozwoju.

Pracownicy nie mogą szybko wykonać zadań, kiedy trudno znaleźć im niezbędne dokumenty lub w biurze panuje chaos, hałas, a praca przerywana jest przez niezapowiedzianych gości.

Niechęć do pracy i brak motywacji pracownika również nie sprzyjają skupieniu się na obowiązkach. W wielu firmach problemem jest niewłaściwa komunikacja, a nawet jej brak, pomiędzy pracownikami poszczególnych szczebli, a kadrą menadżerską. Zbyt rozbudowana komunikacja także nie wpływa korzystnie na zarządzanie czasem.

Dowiedz się więcej Jak stworzyć zespół, który zapewni efektywną pracę firmy?

Zarzucenie pracownika wieloma zadaniami wcale nie sprawi, że wykona on je szybciej. Pracownicy powinni też wyznaczać priorytety (zgodnie z zasadą Pareto), a osoby odpowiedzialne za zarządzanie, wykazywać się umiejętnością koordynacji pracy zespołu i delegowania zadań. W przeciwnym razie sami nie uporają się z liczbą obowiązków.

Niekorzystnie wpływają też czynniki takie, jak brak samodyscypliny, prywatne rozmowy, odkładanie pracy na później czy przesiadywanie w sieci i angażowanie się w dyskusje w mediach społecznościowych tzw. złodzieje czasu.

Przyjrzenie się uczciwie swojej pracy, zauważenie rozpraszaczy, które wpływają znacząco na marnowanie czasu i problemów, to podstawowe zadanie prowadzące do poprawy jakości wykonywania obowiązków.

Czy dobrze ustalasz cele i priorytety?

Prawidłowe określenie celów i priorytetów to główni wrogowie dekoncentracji i obniżenia wydajności. Warto więc przed przystąpieniem do pracy sporządzić listę zadań do zrobienia, na przykład na kartce albo w planerze online i ustalić czas ich wykonania.

Na początek warto wpisać te cele, które są łatwe do osiągnięcia, by pozytywnie się nastawić i nie zaczynać dnia od trudnych zadań.

Ważne jest, by nie dążyć do perfekcjonizmu, ale wykonać zadanie zgodnie z poleceniem, w stopniu, w którym będzie ono zaakceptowane przez przełożonych. Dążenie do perfekcji demotywuje, pogłębia stres i skłania do pośpiechu.

Określając cel, warto posłużyć się zasadą S.M.A.R.T. Jest to metoda formułowania celów. Jej nazwa powstała z pierwszych liter angielskich słów:

Specific – Sprecyzowany. Ważne jest, by cel był jednoznacznie sformułowany.

Measurable – Mierzalny. Liczbowy sposób określenia stopnia realizacji celu.

Achievable – Atrakcyjny. Cel, który powinien motywować do jego osiągnięcia, będący wyzwaniem, ale nie przesadnie trudny.

Realistic – Realistyczny. Cel powinien być możliwy do osiągnięcia.

Time-bound – Terminowy. Cel powinien mieć dokładnie określony czas.

Istnieją też poszczególne kategorie celów, uwzględniające zasięg czasowy. Są to cele długoterminowe (strategiczne) na 3-5 lat, krótkoterminowe (taktyczne) na 2-3 miesiące oraz bieżące (operacyjne), czyli na najbliższy tydzień.

Określając priorytety można wykorzystać metodę kombinacji ważności i pilności. Tutaj warto polecić stosowanie Macierzy Eisenhowera, w której zadania są uporządkowane w czterech grupach:

• ważne i pilne, czyli do wykonania natychmiast, a nawet „na wczoraj”,
• nieważne, ale pilne, czyli plany dalekosiężne, ale także zapobieganie problemom, zlecanie zadań, organizacja szkoleń, sprawdzanie stopnia realizacji wykonania zadań,
• ważne, ale niepilne, czyli codzienne zadania, spotkania, telefony,
• nieważne i niepilne, a więc pożeracze czasu i działania wynikające z nadmiernego perfekcjonizmu.

Jak faktycznie podchodzić do zarządzania czasem?

Metody i techniki efektywnego zarządzania czasem w firmie, to także umiejętność oszacowania i wyznaczenia konkretnego czasu, który trzeba przeznaczyć na konkretne zadanie. Będzie to czas zarezerwowany, który obejmuje codzienne, regularne czynności, spotkania lub przerwy.

Czas dostępny to ten wymagany do planowania i kontroli swojej pracy. Zwykle obejmuje 20 procent czasu z całego dnia przeznaczonego na pracę. Możemy go podzielić na godziny czerwone i zielone.

Czerwone to te, kiedy praca jest wytężona i nie wolno jej przerywać. Wykonuje się wtedy zadania wymagające koncentracji i największej wydajności. Zielone to z kolei te, w których można odbierać i odpowiadać na maile albo spotykać się z innymi pracownikami.

Istnieje wiele narzędzi i systemów wspomagających optymalizację zarządzania czasem. Poszczególne aplikacje mogą pomóc w planowaniu, porządkowaniu, hierarchizowaniu, filtrowaniu i monitorowaniu zadań. Należy jednak pamiętać, że najlepsze rezultaty można osiągnąć, gdy stosowane rozwiązania dopasowane są do danej osoby, grupy lub organizacji. Pozwoli to wówczas na efektywne wykonywanie zadań i osiągania wyznaczonych celów, a także optymalne wykorzystanie czasu i energii.