Szkolenia obsługa klientaProfesjonalny sekretariat
Cele szkolenia
Profesjonalna asystentka jest jednym z najbliższych współpracowników szefa. Jej najważniejsze zadanie polega na wspomaganiu go w zarządzaniu firmą. Realizuje je organizując jego grafik i zajmując się wszystkimi kwestiami administracyjnymi. Jednak jej rola znacznie wykracza poza te czynności, gdyż asystentka kształtuje również wizerunek firmy. To ona jest zwykle pierwszą osobą, z którą kontaktuje się Klient. To, jakie wyrobi sobie on zdanie o firmie, zależy w wysokim stopniu od pierwszego wrażenia odniesionego na spotkaniu z sekretarką. Dlatego na jej pełen profesjonalizm składa się nie tylko kompetencja, ale także uprzejmość, takt i umiejętność łatwego nawiązywania kontaktów. Celem szkolenia „Profesjonalny sekretariat” jest więc, dostarczenie wiedzy i praktycznych umiejętności w zakresie efektywnej komunikacji, etykiety biznesowej oraz zachowania się w trudnych sytuacjach.
Korzyści dla uczestnika
- Nauczenie się, w jaki sposób budować profesjonalny wizerunek sekretariatu
- Zdobycie wiedzy, czym jest precedencja i jakie są jej zasady
- Prowadzenie profesjonalnej korespondencji pisemnej i elektronicznej
- Profesjonalnie zorganizowanie spotkań i przyjmowanie gości w firmie
- Prowadzenie wysokiej jakości rozmowy telefoniczne
Korzyści dla organizacji
- Zwiększenie przewagi konkurencyjnej
- Zwiększenie świadomości pracownika w istocie budowania marki organizacji
- Wzrost satysfakcji Klientów i partnerów biznesowych z obsługi
Doświadczenie w szkoleniach stacjonarnych
- Zrealizowaliśmy ponad 6 000 Szkoleń stacjonarnych dla pracowników wszystkich szczebli w latach 2007-2021
- Przeszkoliliśmy ponad 72 000 osób w biznesie i administracji publicznej
- W Projektach Rozwojowych, w których mierzyliśmy efektywność szkoleń, poziom kompetencji wzrósł średnio o 27%
- Wpieraliśmy rozwój menedżerów wykorzystując platformę e-learningową Certes
 |
Doświadczenie online |
Doświadczenie online
- Zrealizowaliśmy ponad 1 200 Szkoleń online/Webinarów dla kadry Menedżerskiej w latach 2019-2021
- Przeszkoliliśmy ponad 800 prezesów, dyrektorów, menedżerów i kierowników
- W Projektach Rozwojowych, w których mierzyliśmy efektywność szkoleń, poziom kompetencji wzrósł średnio o 27%
- Wpieraliśmy rozwój menedżerów wykorzystując platformę e-learningową Certes
- W lata 2019-2021 realizowaliśmy ponad 300 indywidualnych sesji rozwojowych online dla Menedżerów i Dyrektorów
 |
Doświadczenie w szkoleniach stacjonarnych |
Program szkolenia
- Funkcja informacyjna i reprezentacyjna sekretariatu
- Główne zadania, umiejętności i zakres odpowiedzialności
- Aspekty organizacyjne
- Ustalenie zasad współpracy w grupie
- Rola asystentki w przedsiębiorstwie – kształtowanie dobrego wizerunku organizacji, etyka zawodowa, sposób zachowania, ochrona czasu pracy przełożonego
- Sztuka powitania – reguły obyczajowe w obsłudze recepcyjnej
- Główne zadania, umiejętności i zakres odpowiedzialności
- Hierarchia – kto pierwszy i dlaczego
- Witanie się, podanie dłoni, powstawanie, przedstawianie
- Gdzie i jak wolno się witać, a gdzie nie wypada – jak uniknąć gafy
- Ważne różnice w relacjach biznesowych a towarzyskich
- Wizytówki – rodzaje, wygląd, wręczanie oraz znaczenie biletów wizytowych
- Etykieta językowa – zasady stosowania zwrotów grzecznościowych
- Główne zadania, umiejętności i zakres odpowiedzialności
- Tytułowanie – tytuły naukowe, służbowe, kurtuazyjne
- Formalne zwroty grzecznościowe
- Kontrahenci z zagranicy – zwroty formalne, tytułowanie
- Rozmowa – nawiązywanie konwersacji, tematy dozwolone
- Kultura języka – poprawność wypowiedzi
- Sztuka komunikacji interpersonalnej
- Bariery komunikacyjne
- Aktywne słuchanie
- Oczekiwania klienta – pytania jako narzędzia ich rozpoznawania
- Postawa i techniki asertywne
- Wyrażenia zakazane – zwroty niedozwolone w kontaktach z kontrahentami
- Precedencja – kwestia pierwszeństwa w sytuacjach biznesowych
- Wspólna podróż windą, przepuszczanie w drzwiach
- Samochód służbowy – hierarchia miejsc, wsiadanie i wysiadanie z klasą
- Hierarchia miejsc na spotkaniu – rozmieszczenie uczestników narad, negocjacji, prezentacji, a także podczas oficjalnych kolacji biznesowych
- Goście w firmie – zasady profesjonalnego przyjmowania kontrahentów
- Anonsowanie
- Powitanie gości biznesowych, wprowadzenie do gabinetu, odprowadzanie i pożegnanie
- Organizacja zebrań, konferencji, spotkań
- Poczęstunek w firmie – jak i co się podaje i w jakiej kolejności
- Wizyta w restauracji
- Nakrycie stołu – rodzaje sztućców i szkła, ich ułożenie oraz korzystanie
- Wizerunek profesjonalistki – kwestia elegancji w pracy
- Ubiór biznesowy – podstawowe kanony
- Złote zasady kobiecej elegancji – jak ustrzec się błędów w doborze garderoby
- Rodzaje strojów i biżuterii dostosowanych do okazji
- Wygląd profesjonalistki – fryzura, makijaż, manicure
- Korespondencja tradycyjna i elektroniczna
- Poczta tradycyjna – język biznesowej korespondencji, treść, forma, układ graficzny pism, nagłówki i zakończenia
- Reguły zapisywania liczb, kwot, dat
- Redagowanie pism użytkowych
- Adresowanie i kopertowanie
- Życzenia firmowe i gratulacje
- Zaproszenia – sposoby zapraszania, niezbędne elementy zaproszenia i ich znaczenie
- Poczta elektroniczna – zasady eleganckiego pisania wiadomości
- Rozmowa telefoniczna
- Zasady prowadzenia rozmów telefonicznych
- Zwroty powitalne oraz pożegnalne przy obsłudze połączeń przychodzących i wychodzących
- Przekierowywanie i łączenie rozmów
- Polityka prywatności – filtrowanie rozmów przychodzących
- Etykieta telefoniczna – przerwana rozmowa, zakończenie połączenia
- Automatyczna sekretarka
Chcesz wiedzieć więcej?
Zostaw numer telefonu,
a skontaktujemy się z Tobą!
Metodyka szkolenia
Szkolenia mają na celu nauczenie praktycznych umiejętności, dlatego główny nacisk kładzie się ćwiczenia indywidualne i grupowe. Na potrzeby treningu przygotowano dodatkowo quizy, scenariusze spotkań do odegrania, filmy, nagrania audio i rekwizyty, a także analizy case studies. Wszystkie informacje i ćwiczenia przedstawione są w formie atrakcyjnej prezentacji multimedialnej. Warsztatowa forma szkoleń jest najbardziej efektywna z trzech powodów. Po pierwsze, każdy Uczestnik praktycznie stosuje wiedzę przekazaną mu przez trenera. Po drugie, każdy może zadać dowolną liczbę pytań i otrzymać odpowiedź na intrygujące go zagadnienia. Po trzecie, trener może elastycznie dostosować się do wymagań wszystkich osób.
Samodzielne szukanie rozwiązań, bezpośrednie wykorzystanie informacji szkoleniowych i otwarta dyskusja dają pewność, że każdy Uczestnik zakończy trening nie tylko z teoretyczną wiedzą, ale i swobodą w jej praktycznym stosowaniu.
Praktyczne informacje o szkoleniu stacjonarnym
- Wspieramy naszych klientów zarówno w opracowaniu ramy narracyjnej i brandingu projektu jak i komunikacji, rekrutacji uczestników i logistyce szkoleń (wysyłanie zaproszeń, potwierdzenia, negocjacje i rezerwacje hoteli)
- Szkolenia stacjonarne realizujemy w grupach od 12-14 osób. Warsztaty organizujemy zarówno w salach w ośrodkach szkoleniowych i hotelach w całej Polsce, także w siedzibie i oddziałach klientów oraz w siedzibie naszej firmy
- Podczas spotkań stacjonarnych wykorzystujemy różnorodne metody i narzędzia rozwojowe tj. gry zespołowe, odgrywanie ról, scenki treningowe, case study, symulacje zjawisk/ zachowań, analizy doświadczeń, burze mózgów, miniwykłady, DT, czy facylitacje
- Pomiędzy szkoleniami realizujemy działania wdrożeniowe/wzmacniające zdobycie wiedzy, treningi umiejętności, zastosowanie poznanych narzędzi w praktyce, zmianę postaw i zachowań w miejscu pracy
- Podczas warsztatów uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe oraz certyfikat ukończenia szkolenia
|
Praktyczne informacje o szkoleniu online/webinarze |
Praktyczne informacje o szkoleniu online/webinarze
- Dostosowujemy technologię transmisji video (Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex, Google Meet) do możliwości naszych Klientów
- Podczas spotkań online korzystamy z takich narzędzi jak: Mentimeter, Miro, Mural, Padlet, Jambord
- Mamy duże doświadczenie w realizacji szkoleń online - pierwsze działania rozpoczęliśmy w 2019 roku
- Podczas szkoleń online uczestnicy otrzymują materiały w wersji pdf, oraz certyfikat online
- W trakcie realizacji spotkania online do dyspozycji uczestników jest konsultant, który dba o jakość szkolenia
- Optymalna liczba Uczestników w interaktywnym szkoleniu online to 12 osób, w webinarze do 300
|
Praktyczne informacje o szkoleniu stacjonarnym |
